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アドセック株式会社 様

入力業務の負荷軽減 同業他社との差別化 問合せ業務の負荷軽減 営業の業務負荷軽減 販売促進の向上
アドセック株式会社様の導入事例

二重運用していたシステムを一元化し、分断されていた業務フローを統一
手入力の負荷が解消され、業務管理の正確性と作業スピードが向上

ABOUT アドセック株式会社は、「セキュリティー」「デザイン」「プロモーション」「マーケティング」に関連するサービスを手掛ける企業だ。
各分野のプロフェッショナルが融合させた「プロモーショナルセキュリティー」という独自のコンセプトで事業を展開。国内は東京を含む6拠点、海外は東南アジアを中心に4拠点を設け、内装ソリューションや販促用備品など店舗づくり全般を支援している。さらに省エネルギーや環境保護にも積極的に取り組んでいる。

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システムの二重運用による煩雑さから脱却すべく、一元化へ

多角的に事業展開する同社では、基幹業務システムの二重管理が深刻な課題となっていた。当時は販売管理システムとデータベースシステムを併用しており、業務がシステムごとに分断されていた。この二重管理により、業務管理が煩雑になり、国内外への発注業務などでは重複入力や伝達ミスが発生しやすい状況だったという。

また受注業務ではECサイトに加え、オーダーフォームやFAXなど、複数の注文経路が存在していた。各チャネルから届く注文を手作業で処理する必要があったため、注文内容の転記ミスやピッキングミスによる誤発送のリスクがあった。　

この現状を変えようと尽力したのが、同社の管理本部で本部長を務める松下氏だ。

「データの二重入力や手作業により担当者にも大きな負担がかかっていました。会社が成長・拡大していくなかで、非効率な業務管理から脱却したいと考え、新たなシステムの導入を検討し始めました」（松下氏）

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そんな同社に入社し、基幹業務システムの整備を一気に進めたのが橋本氏。ITの知見を活かして二重運用にメスを入れ、一元管理を可能にする新システムへの移行計画を加速させた。

「システムを実際に利用する担当者が運用しやすい仕組みに整えられればと考えました。そこで、これまで2つのシステムで管理していたことを網羅できるようなシステムを探しました」（橋本氏）

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スピード感ある対応と、業務を深く理解した提案が信頼感に

システム刷新にあたっては、約10社のシステムベンダーを比較検討したという。そこで同社が最も重視したのは、導入支援を担う企業への信頼感だった。松下氏はこう振り返る。

「弊社では、何をやるかより誰とやるかを大切にしています。システム機能ももちろん重要ですが、それ以上に私たちと同じ価値観を共有でき、一緒に解決策を考えてくれるパートナーであるかどうかを見極めたかったんです」（松下氏）

その点で圧倒的に評価が高かったのが、販売・在庫管理システム「アラジンオフィス」を提供するアイルだった。特に大きかったのは、営業担当者が迅速かつ業務を深く理解したソリューションを提示した点だと橋本氏は強調する。

松下氏も

「問合せた複数社のうち、アイルさんが1番にレスポンスをくれ、1番に訪問してくれました。アイルさんは営業担当の方が1人で、システムの詳細な仕組みの部分まで説明してくれたのが衝撃的でした。マンツーマンで相談できるので、やり取りがブレずに非常に進めやすかったです。案件全体を把握してくれている方がまとめて動いてくれるありがたさを感じました」

と振り返る。

「外貨対応や施工管理といった要件も含めて包括的に提案してもらえました。漠然とした要望に対しても、それを言語化し的確な解決策を提示してくれるなど対応力が素晴らしかったです」（橋本氏）

同社は、2つのシステムで分断されていた業務を「アラジンオフィス」へ集約し、業務の一元管理を進める運びとなった。

さらに受注業務の効率化を目指し、「アラジンオフィス」と連携可能なアイルのWeb受発注システム「アラジンEC」導入も決定した。

業務フローの一元化を実現。二重入力の手間が解消され、受注業務を省力化

「アラジンオフィス」の導入で、見積作成から受注・発注、在庫引当、出荷、請求にいたるまでの業務フローの一元化を実現。2つのシステムで管理していたデータが「アラジンオフィス」で統合されたことにより、各担当者が同じシステム上の最新情報を参照しながら業務を進められるようになった。

橋本氏は、

「『アラジンオフィス』に業務フローが集約されたことで、人の動きもそれに合わせる形で統一されました。見積作成など、これまで各担当者がそれぞれのやり方で進めていたところも共通化され、組織の一体感が高まった感覚があります」

と手応えを語る。

それぞれのシステムへ受発注データを二重入力する手間がなくなり、作業負荷の削減にも寄与しているという。

「繁忙期には毎日200件以上入る注文を4～5人で1日かけて処理していましたが、現在は2人で5時間もあれば処理が終わるようになりました。ヒューマンエラーも激減し、とても助かっています」（橋本氏）

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シームレスなシステム連携で、正確でスピーディーな商品提供が可能に

さらに「アラジンEC」で受け付けた注文情報が自動的に「アラジンオフィス」へ連携されるようになった。受注処理の抜け漏れや誤発送といった課題が解消され、正確でスピーディーな商品提供が可能になったという。

松下氏はこう語る。

「社内では『お客さまからの信頼度が向上し、社内の安心感も高まった』と評価されています。また以前は、お客さまから『自分たちがどれくらい注文していたか確認したい』といった問合せが入ることがありました。今ではお客さま側ですぐにアラジンECから注文履歴を確認できるようになり、双方の利便性向上につながっています」

と続けた。

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効率化で生まれたリソースをサービスの開発・向上に充て、さらなる事業拡大へ

「アラジンオフィス」「アラジンEC」の導入で、二重管理による煩雑さとヒューマンエラーが大幅に減り、業務が最適化されたアドセック株式会社。同社は、そこから生まれた時間と余力を、さらに“攻めの業務”へ振り向けていきたい考えだ。

「蓄積された業務データを、販売動向や顧客ニーズの把握に生かしていきたいです。加えて、効率化によって生まれたリソースを活用して、新商品の企画・立案やサービス品質の向上に注力していきます」（松下氏）

今後、新しい商材や業務形態が生まれた際も「アラジンオフィス」の柔軟性を生かして業務フローを見直していけるかがカギを握る。橋本氏は「新たなシステムを別途立てるのではなく、あくまで既存の基幹業務システムで一気通貫できるほうが社内にとっても負担が少なく、効率的」と語る。

「ビジネス環境の変化に合わせて、現在のシステムをベースに新たな機能拡張が可能であることは心強いポイントです。将来の事業拡大にも十分耐えうると見込んでいます。今後もより良い業務体制の整備に向けてご提案・サポートをいただきながら、システムをフル活用していきたいです」（橋本氏）

グローバルに広がる拠点や多彩な事業領域を生かし成長を続ける同社を、柔軟なシステム基盤と綿密なサポートで支援していく。

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※記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。

会社概要
  • 会社名

    アドセック株式会社

  • 代表者

    小泉 久也

  • 所在地

    東京都渋谷区初台1-46-3 シモモトビル3F

  • 設　立

    2008年

  • ＵＲＬ

    https://www.adsec.jp/

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