株式会社アマタケ様：鴨肉や鶏肉の製造加工販売 |
BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」

受注方法は電話、FAXなどバラバラで関東拠点の営業部と関西拠点の業務部が日々対応しています。朝9時に始業するとFAXの注文書が束になっていたり、得意先からのオーダー変更などの電話が同じ時間帯に集中してかかってくることで、事務員の業務負荷が高い状態でした。

FAXや電話受注の削減が導入の大きな動機だとうかがっています。それに加えて、アマタケ様の場合は、日々発生していた注文数の変更対応の負荷も課題でしたね。

そうですね。弊社では毎月営業担当が作成した1ヵ月分の日割オーダー表を作成し得意先へ郵送・共有、変更がなければ書かれた数字の数量を得意先へ納品となります。ですが、「雨で店舗の在庫が残っているので注文数を減らしたい」「特売で売れ行きが良かったので注文数を増やしたい」など、ほぼ毎日何かしら変更があり、その都度事務員がFAXや電話を受けながらオーダー表に手書きで修正を入れていました。この作業を得意先ごとに、大規模なスーパーであれば店舗や精肉、日配、惣菜などの部門ごとに個別対応をしていたことで業務の負担になっていました。

そうなると、ヒューマンエラーも起こりそうですね。

どうしても電話で聞き取りにくかったり、数字を書き間違えたりすることがあり、得意先からの「注文の品が来ていないから、今すぐ持ってきてほしい」などの急ぎの対応も発生していました。

そこで改善策を探されていたときに、弊社がブース出展をした2020年の展示会でご挨拶させていただいたことが始まりでしたね。

当時は、営業担当や事務員の負担を減らせるいい手立てはないかと情報収集をしておりました。そこで「アラジンEC」のブースへ飛び込みでお話をうかがって、我々の抱えている課題が解決できると感じ、その後もお話を進めました。

BtoB専用のECであること、従来から使用している基幹システムとの連携なども含め、弊社に合わせたカスタマイズができる機能面や、富士さんより特殊な業務形態を踏まえた具体的なご提案をいただいたことが決め手となりました。

導入後も基幹システムと並走して利用できると聞いて導入を決めました。フレキシブルに対応をしてくださって、小回りがきくと感じたのもポイントでしたね。

以前は、得意先から変更の連絡がある度に20年以上利用している基幹システムへ手入力で直接修正している状況でした。現在は得意先が「アラジンEC」にログインし数量変更することで、変更データが基幹システムに自動で取り込まれるようになり、手入力が不要となりました。

アマタケ様の既存の基幹システムと連携する際、特に「アラジンEC」と基幹システム間のデータの整合性が合うように注意しました。

普段ECから注文をしている得意先も急ぎであれば電話で変更のご連絡など、イレギュラーな注文があると思います。基幹システムへ直接変更の入力をしてしまうと、その後に「アラジンEC」の更新データを取り込んだ際に上書きされてしまい、対応前の情報に戻ってしまいます。

そうならないように、アマタケ様側にて得意先からの変更情報を「アラジンEC」に代理入力していただいております。

アナログ業務をどこまでデジタル化し、どのようにシステムを構築すればスムーズな稼働・運用ができるのか設計することがとても重要になりますので、さまざまな食品業界の企業様にご導入いただいた知見が活きたと思います。

そうですね。食品業界あるあるかもしれませんが、一次産業、生産からスーパーへの配送までおこなっていますので、卸先の業種や規模が違えば納品の単位も異なります。出荷前までの注文変更の対応や、卸先を限定している商品、1kg単位の細かなロットの調整などの仕組みを理解いただき、特殊なカスタマイズができるように開発してもらえたのはありがたかったです。

さらに実際に使ってみるとどうしても課題は出てくるので、導入した後も打ち合わせをしながら、こうした課題を解決していった形ですね。

どのような点を意識して弊社へご相談いただきましたでしょうか。

「注文者の使いやすさ」を意識しました。得意先から「アラジンEC」を通してご注文をいただけないと稼働しても意味がありません。あまりパソコン操作に慣れていない得意先にもご利用いただけるように、簡潔な操作で注文できるようにしました。ですが、移行に抵抗がある得意先に対しての工夫は他にも必要でした。

具体的にどのようなことをしたか教えていただけますか？

まずはマニュアルを作成して、自社内でのシステムの理解を深めました。そこから営業が得意先を訪ねて、一緒に画面を見ながらご説明しました。「クリックするのが3つくらいしかない」「これをクリックするだけなんです」と使いやすさをアピールしながら説明を進めると、従来の電話やFAXで注文を続けたいとおっしゃっていた得意先からも「これならできそう」と好意的な反応をいただきました。

他にも、営業日ではない土日も注文数の変更ができることや、電話やFAXよりもリードタイムが短いこともメリットだと感じていただけました。

発注方法のマニュアルを作成され、実際に画面を見せながら得意先に説明をされる取り組みに感銘を受けました。実際にマニュアルを拝見しましたが、わかりやすく、システム提供側ではございますが、稼働して終わりではなく得意先へのフォローが大事であることを改めて教えていただきました。

導入してみて御社内でも得意先からも好評だとお聞きしましたが、実際どのような成果がありましたか？

社内での一番の効果は、FAXと電話による注文が激減したことですね。以前は関西事業所の複合機でみるとFAXの印刷やコピー、ReFAXなど含め月平均1万6000枚ほど印刷していました。それが、現在は月平均9,000枚まで削減されました。他にも朝の電話対応が削減され、余裕が生まれた事務員が営業担当に「何か手伝えることありますか？」と声かけできるまでになりました。

またFAXや電話に縛られないことで、PC、タブレット、スマホでも作業ができ、リモートワークも可能になりました。通勤時間のロスも減り、家族との時間が持てたという声も聞かれます。リモートワーク自体はコロナ禍前から推進していましたが、きちんと環境を整えられたと思っています。

労働基準法が改正され、年間5日の有給休暇取得が義務付けられましたが、「アラジンEC」導入後は確実に社内の有休消化率も上がっています。年度末になり慌てて有休取得するなども無くなり、作業負担の軽減効果が表れたことは人事総務部としても嬉しく思っています。

得意先からも好評で、これまでは火曜日の納品分は前週金曜日の注文締め切りにしていましたが、「アラジンEC」により日曜日まで受け付けられるようになり、リードタイムが短縮できるようになりました。他にもPC、タブレット、スマホから場所を選ばず発注できるようになり、実際に「注文しやすい」「ほかの店舗にも勧めたい」といった嬉しいお声をいただきました。

営業サイドからは、「セールスの役割も一部果たしてくれるから便利だ」という反応もありました。得意先がシステムにログインした時にポップアップで出せるような設定ができ、特売商品などのお知らせが送れます。今はコロナ禍もあり、電話やFAXだと得意先の担当者が現場におらずお知らせできないこともあるので、非常に便利です。もっと有効に利用できるように色々と試行錯誤していきたい部分でもありますね。

既存の得意先だけではなく、「アラジンEC」はクレジット決済機能がついていますので、新規のお客さまの口座開設や与信審査の手間もなくなり、問合せからスムーズに取引がスタートできるのもいいですね。商談中や営業先でもタブレットでオーダー履歴の確認や、発注できたりするのも便利です。

アマタケ様の事務員や営業、得意先の担当者の3つのポジションで、どこかにシワ寄せがいくのではなく全員の負担軽減につながっていますね。嬉しい限りです。

今後もさらなるシステム活用を検討中でして、アイルさんにご協力をいただく予定です。仕入先にも利用してもらうことで、自社の発注業務までEC化が可能な点も導入の決め手でしたので、いずれは目指していきたいです。

最後になりますが、なかなか良いソリューションに出合っても新しく導入するのに足踏みをする企業も多いかと思います。システム導入を成功させるコツを教えてください。

取り組むチームメンバーに若手を入れることですかね。今回のシステム導入に際しては課長クラスの他に、現場で働いている若手2人に入ってもらいました。業務フローを変更するにはトップダウンよりも、社内でのリアルな課題がわかっている現場の若手メンバーからはたらきかける方が効果的なんです。

プロジェクトメンバーの選定も成功のカギとなりますね。この度は貴重なお話しをありがとうございました！