フランスベッド株式会社様 |
Web受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」

受注業務を“自動化する仕組み”で販売子会社のFAX注文を80%EC化

ABOUT 家具インテリア業界のトップメーカーとして知られるフランスベッド。同社の事業は、インテリア事業とメディカル事業のニつに大きく分かれており、一般家庭やホテル・宿泊施設向けにベッドや家具類、寝装品の製造・卸売りを行うだけでなく、医療・福祉施設向けに医療・介護用ベッド、福祉用具の製造・卸売り、レンタルなども手掛けている。

幅広い業界でDX（デジタルトランスフォーメーション）の必要性が叫ばれる一方で、企業間取引においては、いまだに電話・FAXによる非効率な受発注業務が残っている。人手によるアナログ作業が必要であれば、オフィスに出社しなければならないし、人為的なミスも避けられない。業務の改善と効率化には、自動化の仕組みが不可欠だ。アイルのBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」を導入したフランスベッド インテリア事業本部の事例から、課題解決の方法を解き明かす。

FAXで受け取った注文を手作業で入力

今回、インテリア事業本部（以下、本文中ではインテリア事業）において、アイルが提供する「アラジンEC」を導入し、2020年2月に本稼働させた。

「当社の受注業務自体が完全なアナログの状態で、取引先さまからFAXで頂戴するのがメインとなっていました。FAXを受け取った後は、当社の担当者が手作業で入力していたことから、業務負担が大きく人手による入力ミスの発生も問題となっていました」

こう話すのは、フランスベッド執行役員、インテリア事業本部インテリア商品企画推進部長の上山直樹氏。

業務量を減らし、人為的なミスによって発生するコストを抑えるには、受注業務における“自動化の仕組み”が不可欠であると考えたことが、『アラジンEC』導入のきっかけになったと上山氏は語る。

インテリア事業が取り扱う製品は多品種・少ロットだ。製品数は寝装品の小さなものも含めると十数万点にも上る。また、見た目が同じでも、例えばベッドフレームに引き出しが付いている商品もあれば、通気性や清掃性が高い脚付き仕様の商品、ベッド下全体が収納スペースになるガス圧式の跳ね上げ収納タイプなどもある。小売り・流通の発注担当者は、それらに加えて、色やサイズなども指定しながら注文する必要がある。

「取引先さまにとっては、商品の検索や絞り込みが簡単で、カタログだけでは分かりづらい商品スペックを画面の中で確認しながら発注できることが重要なポイントであり、ネットショッピングのような感覚で操作できることも、アラジンECを採用した理由の一つです」（上山氏）

実はインテリア事業よりも先行して、メディカル事業がWeb受注システムとして同じくアラジンECを導入しており、彼らの評価とパッケージレベルとしての高さもインテリア事業の採用を後押ししたという。

業務時間の短縮だけでなく、納期回答の自動化にも成功

本稼働させた20年2月といえばコロナ禍直前であり、まさに逆風下での船出となったようで、アラジンECの活用が本格化するまでには約1年の時間を要した。自社のシステム部門とアイルの間に立ち、アラジンECの導入をリードした、インテリア商品企画推進課の垣内純氏は、次のように話す。

「最初に全国各地からパイロット店を選定してスタートしたのですが、適度な頻度で適度な受注がないと、使う側もなかなかシステムに慣れることができません。加えて、業界的にDXの進展が遅れている部分もあり、家族経営で高齢化しているような店舗も多く、思うように利用が広がっていきませんでした」

コロナ禍の影響も大きかった。全国の取引先にシステムの導入を説明するには、社内の各営業部に周知を徹底し、営業部から各取引先に案内を行う予定だったが、コロナ禍によって社内の全体会議が中止になり、出張禁止も含めて、社内周知のタイミングを失ってしまった。

活用促進に向けた次の一手を模索する中で、ターニングポイントになったのが、グループ子会社・フランスベッド販売の基幹システムの入れ替えだ。これを契機にアラジンECとの連携を進めていった。

フランスベッド販売からの注文は毎月1500～2000件あり、これまでFAXで受注し、担当者が基幹システムに手入力していた。段階的な導入により、現在、注文の約80%に当たる1200～1600件をアラジンEC経由で自動化することに成功。業務時間に換算すると、月間2700分（45時間）の削減、1受注当たり約2分の時短が可能になった。

「FAXで届いた注文票には間違いもあり、そのまま入力できる情報とは限らないので、お客さまの記入ミスを確認し、訂正することもありました。アラジンEC経由の情報は、正しい情報しか入ってこないので、表面的な入力工数だけでなく、付随する工数を減らすことにもつながりました」

と上山氏。

「アラジンECにより受注業務を自動化し、24時間365日、就業時間以外にも注文を受けられるようになったことで、“入力待ち”がなくなり、受注生産注文における生産のリードタイムの短縮という副次的な効果も生まれました。注文に対して在庫を持っている商品については、納期回答メールの自動返信が可能になり、対応時間の削減に加え、顧客満足度の向上にもつながったと思います」

と垣内氏も補足する。

ネットショッピング感覚で操作できるユーザーインターフェースも好評で、利用者から取り扱い方法などについて疑問や不安の声が上がることもなく、スムーズに活用が進んでいるそうだ。

専門人材がいなくても、アイルの支援で成果につなげる

グループ子会社であるフランスベッド販売の注文の約80％を自動化できたとはいえ、インテリア事業の注文全体のアラジンEC経由の注文比率は10％程度にとどまる。顧客メリットを訴えながら、この比率をいかに引き上げていくかが今後の大きな課題だと両氏は話す。

一方、アラジンECに取引先がエンドユーザー情報まで入力可能になったことで、寝装品などの小物を、取引先から配送業務委託を受けて、フランスベッドから直接、エンドユーザーに配送するサービスも新たにスタートさせた。今後は、社内のEC事業部門とも連携を強化し、EC事業の取引先を拡大していく方針だ。

本稼働から1年半に及ぶアラジンECの導入プロジェクトを振り返って、上山氏は次のように総括する。

「現時点では大きな結果を残すことができたと評価しています。私自身も、実務を担当した垣内も、システムに関する知識はあまり持ち合わせていませんでしたが、専門人材がいなくても、アイルさんの伴走があったからこそ、ここまで来られました。感謝いたします」。

垣内氏も

「社内の基幹システムとアラジンECの連携理解に苦労しました。自社独自の運用がどうしても存在するため、カスタマイズが必要な部分も出てきましたが、運用方法に合わせた機能改修などについてアイルさんが提案してくれて、解決に向けて進めることができました。メールでの問い合わせも当日中に返事があるなど、迅速な対応も個人的にはありがたかったです」

と続ける。

先行するメディカル事業と今回のインテリア事業のアラジンEC導入を強力にバックアップしたのが、アイル首都圏WEB推進課の富士和彦だ。

「それぞれの部門で、異なる基幹システムを使用されていたのですが、アラジンECはどちらのシステムにも連携可能な柔軟性を備えており、アラジンECの強みを生かすことができて良かった」

と振り返る。

富士も注文全体のEC化率の向上が今後の課題であることを共通認識として持ちながら、EC事業の拡大についても、システムの機能、運用などのあらゆる観点からフランスベッドに対して提案していきたいと意気込みを語る。

2022年1月13日　ダイヤモンド・オンラインタイアップ広告にて掲載

※記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。