有限会社GMコーポレーション様：美容機器、スキンケア製品の企画・開発・販売 |
Web受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」

美容サロンからの直受注体制を実現し、FAX注文の約75％をEC化
シリアルナンバー管理など、Excel業務も不要に

ABOUT ブラシ型の低周波モバイル美容機器「デンキバリブラシ®」をはじめ、活性電子水™をベースに独自の加工を施した、新感覚のスキンケア製品を展開するGMコーポレーション。エステサロンからヘアサロン、ヘッドスパ専門店まで幅広い業態の美容サロンに提供するほか、消費者向けにもECサイトや全国の量販店などで販売している。

FAX注文で週に1,000枚の紙を使用。
不安定な受注体制と手作業の販売管理が限界に

同社は2020年まで、業務管理に市販の販売管理システムを利用していたものの、売上計上と請求書を発行するのみの利用だったという。約20万円の単価で販売する美容機器は、転売防止のため顧客ごとにシリアルナンバーを付与しているが、その管理にはExcelを使用。外部倉庫への出荷指示も煩雑になっていた。

さらに、代理店からの注文をFAXで受けており、商品の人気と比例して手書きの注文内容を処理する負荷も増大。週に1,000枚ほどの紙を使用していたという。

経営戦略部の福本氏は、

「ありがたいことに商品の知名度が高まり、注文が殺到していたのですが、個人の事務処理能力に左右される不安定な受注体制でした。すぐにお届けしたくても、どうしても3営業日は掛かってしまうのが心苦しかったです」

と振り返る。

今後も売上拡大が見込まれるなか、代理店を経由する従来の注文フローから、サロンから直接注文を受け、決済はこれまで通り同社と代理店で行う形式にすることで、自社・取引先ともに取引を効率化すべく模索。販売管理業務のシステム化と受注業務の効率化が叶うシステム刷新を検討した。

アイルは理美容の商習慣を理解。
費用で判断しなかったことに満足

2020年8月、販売管理システムをアイルの「アラジンオフィス」に入れ替え、同時にアイルのBtoB専用ECパッケージ「アラジンEC」の導入も決定。 福本氏は、

「何社か話を聞きましたが、自社の業務を理解してくれるベンダーは少なかったなかで、アイルさんは理美容業界の複雑な商流を理解してくれていて、他社とは全く違うと感じました。商談が終わるたび、自分たちも整理できていないところまで、業務フローを綺麗にまとめてくれたのには驚きましたね。他に安価なシステムもありましたが、費用で判断せずにアイルさんに決めて良かったと思います」

と話す。アイル1社で受注から販売・在庫・出荷管理までのシステム化に踏み切り、2021年10月から両システムを連携しての稼働がスタートした。

FAX注文の75％がEC化し、月480時間の業務削減に

「アラジンEC」の導入から8か月が経過した時点で、FAX注文の約75％がEC化された。サロンからの直受注体制を実現し、決済はこれまで通り代理店と行うことで、3者それぞれの取引業務が効率化した。

同社にとっては、手書きの住所を読み取り、システムに手入力する労力が削減され、発送までのリードタイムは3営業日から翌営業日に短縮。EC画面から納期が確認できるため、取引先からの納期の問い合わせも減少し、ReFAXによる納期回答も不要になった。福本氏は、

「受注担当人員は6名から3名になりました。時間にすると、月約480時間の業務削減になっています」

と話す。さらに、クレジットカード決済にも対応しているため、代引き決済よりも自社・取引先ともに効率化し、未回収のリスクヘッジにもつながっている。

取引先向けの注文画面では、入力時に規定の注文数量を超えるとアラートが出る。FAX注文では難しい自動制御が可能なのも、EC利用の利点だ。

商品管理部の木原氏は、

「これまでは2か月に1度、キャンペーン情報などのダイレクトメールを700件ほど送付していました。現在は、ECサイトのトップ画面にお知らせを掲載できるので、送付の必要がなくなったのはとても助かります」

と話す。取引先が注文時に必ずログインするプラットフォームを用意したことで、キャンペーン周知も効率化し、販売促進につながっている。

Excel管理だったシリアルナンバー管理をシステム化し、
正確性も向上

販売管理システム「アラジンオフィス」の利用では、商品のシリアルナンバー管理をカスタマイズによりシステム化し、Excelでの管理が不要になった。

以前は、出荷前に顧客ごとのシリアルナンバーを決めたうえでExcelに入力し、外部倉庫にもExcel内容通りのピッキングを指示し、出荷後にサイボウズ社提供のクラウド業務アプリ「kintone（キントーン）」に出荷実績を取り込む、という煩雑な流れだった。

現在は、本部でシリアルナンバーを決めずに外部倉庫に出荷指示し、倉庫からシリアルナンバーごとの出荷実績情報が「アラジンオフィス」に取り込まれるように。そのデータを「アラジンオフィス」からCSVデータで吐き出し、「kintone」に取り込むだけで済むため、ほぼ人の手が入ることなく正確性も向上した。福本氏は、

「お客さまにどのシリアルナンバーを付与したかの報告書をメール添付するのですが、以前はExcelデータを一から作成していました。現在は、ワンクリックで報告書作成が可能になるようカスタマイズしたことで、業務時間が削減されています」

と話す。

セット販売品における受注入力の負荷が削減し、
請求書の枚数も減少

同社はキャンペーン時に、注文商品に対し特典として化粧品などもセットにして提供している。特典商品は代金には含まれないものの、ピッキングリストには内容物も載せる必要があるため、受注入力時に特典商品の内容物まで手入力していた。

現在は、“セット品マスタ”として内容物まで登録可能になり、受注入力時は“セット品マスタ”を選択すれば、ピッキングリストに内容物まで自動で反映される。さらに、以前は受注入力した特典商品の内容物まで請求書に印字されていたが、現在は請求書への印字有無を制御できる。

「入力工数が削減されたうえ、明細が複数行から1行に短縮され、請求書の枚数も減りました。お客さまにとっても見やすくなりましたし、当社としてもペーパーレス化できたのは嬉しいです」

と福本氏は話す。

複数EC管理サービス「CROSS MALL」も利用し、販路を拡大。商品価値を実感できる体験イベントや、オンライン接客にも注力

「アラジンオフィス」と「アラジンEC」をアイル1社から導入しているため、導入後の問い合わせ窓口が一本化されているのもメリットだ。

「業務で何かしら不明点が出ても、アイルさんに聞けばすぐに答えてもらえるのは心強いですね。担当のエンジニアの方々が丁寧にサポートしてくれるお陰で、スムーズに利用できています」

と福本氏は話す。

さらに同社は、アイル提供の複数ECサイト一元管理サービス「CROSS MALL（クロスモール）」も利用。以前まで、ECモールは「Yahoo!ショッピング」「Amazon」に出店していたが、「CROSS MALL」導入後に「楽天市場」にも出店。消費者との接点を増やし、売上拡大につなげている。

同社の今後の展望について、代表取締役の岡村祐子氏は、

「これまでは業務用の卸販売をメインに展開しており、クリニックの先生やエステティシャンなどプロの方々から、『1回でも結果が出る』と高い評価をいただいてきました。この強みを一般の方々にも分かりやすくお伝えできるよう、今後は実際に手に取って体験していただけるポップアップショップを軸に、体験できる場を増やしていく方針です。体験イベントの開催が難しい地域の方向けに、オンライン接客も注力していきます」

と語る。

性別関係なく“美容”が注目される昨今、サロンや自宅で手軽に効果を実感できるプロダクトを展開する同社。今後もアイルのソリューションをフル活用し、市場のニーズに応えられる盤石な業務体制を整えていく。

2022年9月5日　週刊粧業にて掲載

※記事中の固有名詞・肩書などは、記事作成当時のものです。