Web発注・購買・調達システムとは | Web受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」

01仕入先(サプライヤー)への発注伝達・確認業務を大幅に削減

システム導入前

自社（導入企業側）

• 基幹システムで発注処理をした後、発注書を印刷してFAXで送ったり、メールに添付して送付したりすることが必要
• 相手に発注書が届いているか、内容を確認し受領されたかを電話で確認する作業が必要

仕入先・調達先・外注先（取引先側）

• 取引先もFAXで受け取った注文書を再度手入力する必要があり、双方に無駄な作業が発生
• 見積や単価、納期情報を電話やメールで共有する作業が発生

自社基幹システム・アラジンEC連携後

自社（導入企業側）

• 基幹業務システムに発注情報を登録すると自動的にWeb発注システム「アラジンEC」に
  発注データが連携され、取引先へ発注通知メールが届く
• 相手に発注書が届いたかどうかの電話フォローが不要

仕入先・調達先・外注先（取引先側）

• 通知メールによって迅速に受注情報が把握できるようになり、Web上でいつでも受注内容を確認できる
• 受注情報をCSV形式でダウンロードできるため、自社の基幹システムへデータを簡単に取り込み可能

• 発注書の印刷やPDF対応
• 仕入先・調達先・外注先への
  FAX・メールでの発注連絡
• FAX受送信
• 発注後の電話やメール確認

このようないつものアナログ業務がなくなることで、

• 基幹システムとの発注データ連携にて発注通知が自動化し業務効率化。
• 発注情報をいつでもWeb上で確認。発注後の電話やメール確認作業が不要
• Web上でいつでも納期や出荷情報を確認。入荷予定を正しく管理できるようになる。

02購買管理システムとWeb発注システムの併用により、コストを大幅に削減

従来の購買業務は、見積りの依頼や比較、価格交渉に多くの時間と労力を要しますが、基幹業務システムを導入することで、これらのプロセスをデジタル化し、コスト削減につなげることができます。
さらにWeb発注システム「アラジンEC」を導入することで、発注・購買管理業務をまるごと効率化することができます。

• 見積依頼の工数削減

  迅速な価格比較が可能となり、最適な調達判断のスピードが向上します。空いた時間で仕入先（サプライヤー）との価格交渉や納期調整といった本来の基幹業務に注力できるほか、デジタル化で転記ミスや連絡漏れを防ぎ、精度の高い発注管理とコスト削減を同時に実現できます。

• 労務コストの削減

  基幹業務システムとWeb発注システム「アラジンEC」の連携により、調達業務にかかる労務コストを大幅に削減できます。自社の購買担当者が仕入先へ電話、FAX、メールで行っていた発注連絡、納期確認といった一連の作業を自動化・一元化されます。これにより「アナログな発注連絡」や「確認作業」が不要となり、発注業務にかかる時間を大幅に短縮できます。

• 在庫管理コストの削減

  弊社の購買管理システム「アラジンオフィス」でリアルタイムで正確な入荷予定日を把握できるため、過剰な在庫を持つ必要がなくなります。これにより、保管スペースや管理にかかるコストを削減できるだけでなく、商品が古くなって価値が下がったり、無駄になったりするリスクを抑えられます。 必要なものを、必要な時に、必要な量だけ発注できるようになるため、会社の資金繰りを改善することにもつながります。

• 通信コストと消耗品コストの削減

  FAXや電話でのやり取りから「アラジンEC」でのやりとりに置き換わることで、通信費や、FAX用紙、インク、印刷用紙といった消耗品の使用量を大幅に減らすことができます。ペーパーレス化で、これらのコストは継続的に削減され、環境負荷の低減にもつながります。

03購買・調達業務の標準化により、業務効率化・状況の可視化・属人化の解消

基幹業務システムと「アラジンEC」を連携することで、
これまで電話やFAXに頼っていた発注連絡、納期回答などの確認といった一連の業務をデジタル化し、大幅な効率化を実現します。

• 業務効率化とミスの削減

  システム上で全ての情報が管理されるため、手作業による入力作業が不要になります。発注から納品までの進捗状況もシステム上で迅速に共有・確認できるため、電話やメールでの確認作業が激減します。 これにより、従業員の作業時間が大幅に短縮されるだけでなく、「言った」「言わない」といった人為的なミスも解消されます。

• 属人化の解消

  これまで特定の担当者しか把握していなかった取引先の情報や発注履歴、承認フローなどがシステムに集約され、誰でもシステム上で確認ができるようになります。これにより、業務が特定の担当者に集中する「属人化」が解消され、担当者の異動や休暇時でも業務が滞ることなく、スムーズに引き継ぎや代行が可能になります。

04正確かつ効率的な入荷予定日管理、計画通りの生産活動を実現

基幹システムと「アラジンEC」を連携させることで、精度の高い生産計画とトラブルへの迅速な対応が可能となり、
生産プロセス全体の安定化につながります。

• サプライチェーン全体の可視化

  従来の生産管理では、発注から入荷までの状況が不透明になりがちでした。しかし、Web発注システムを導入すると、発注状況や入荷予定日が迅速に仕入先(サプライヤー）から共有されます。この情報を生産・在庫管理システムと連携させることで、部品や資材のサプライチェーン全体を正確に把握でき、計画的な生産が可能となります。

• 遅延リスクの低減と迅速な対応

  資材の入荷遅延や数量変更といったトラブルが発生しても、Web発注システム「アラジンEC」を通じて迅速に発注情報が連携され、納期回答があれば、すぐに生産・在庫管理システムへ反映されます。これにより、担当者は生産計画を迅速に調整でき、生産ラインの停止や納期遅延といった大きなリスクを未然に防ぐことができます。

• 過剰な在庫や欠品を防ぎ、在庫を適正化

  正確な入荷予定日が把握できることで、過剰在庫や在庫切れを防ぎ、適切な在庫水準を維持できます。必要な資材を必要な時に必要な量だけ手配できるため、無駄のない生産管理が実現します。保管コストや管理コストが削減され、会社の資金繰りもスムーズになります。

A社：発注通知と発注後の確認作業を効率化

A社（自社・発注側）

従来の電話やFAX、メールを使ったアナログな発注対応は、効率が悪いうえに特定の担当者しか分からないブラックボックス化や属人化の要因にもなっていました。

Web発注システム「アラジンEC」とシステム連携することで、基幹システムで処理した発注情報を仕入先やサプライヤー側に自動で通知メールが送信されるようになりました。発注通知そのものの作業をWebを使ってシステム化されたことでアナログな発注対応から解放され、大幅に作業効率がアップしました。 また、仕入先やサプライヤー側が発注情報を確認したかどうかの受領確認が可能になったことで、発注後の確認作業が不要になり、担当者の負担が大幅に軽減。資材の発注・調達業務全般がスムーズになり、生産計画の遅延リスクを減らすことに成功しました。

仕入先・サプライヤー（受注側）

受注側である仕入先（サプライヤー）にとっても、「アラジンEC」導入のメリットは大きく、 これまでのアナログなFAXや電話で注文を受付ける業務から、メールでの受信およびWeb画面で注文情報の確認が可能になったことで、特定の個人ではなく組織全体で受注情報が確認可能となり、内部統制の強化やコンプライアンス強化にも繋がりました。
また、注文情報の受領状況をＡ社と共有されることで、Ａ社からの問合せ対応が減り、本来の業務に集中できるようになりました。

B社：納期確認と納期回答を効率化

B社（自社・発注側）

基幹システムと「アラジンEC」を連携することで、必要な資材や部品の発注連絡に伴い希望納期も併せて伝えることが可能となり、電話やメールでの伝え漏れや、誤った情報伝達のリスクがなくなりました。
また、複数の仕入先（サプライヤー）への指示も一括で行えるため、発注業務にかかる時間を大幅に削減できました。

仕入先・サプライヤー（受注側）

B社からの希望納期を「アラジンEC」の画面上で確認し、速やかに回答できるようになりました。
電話やFAXでの確認作業が不要になるため、迅速な対応が可能となり、業務負担が軽減、また納期情報や出荷情報を迅速に共有することで、B社からの問合せ対応が減り、本来の業務に集中できるようになりました。

C社：見積依頼と回答作業を効率化

C社（自社・発注側）

従来の電話やFAX、メールでのやり取りは、依頼内容の伝え漏れや、複数のサプライヤーへの連絡に多くの時間を要していました。

基幹業務システムとアラジンECを連携し、同一商品を複数の仕入先へ見積依頼（相見積）をすることが可能になり、依頼状況も一元管理できるようになりました。

そして、見積りを横並びで比較することが可能になったことで、価格交渉やサプライヤー選定にかかる時間が大幅に短縮されました。

仕入先・サプライヤー（受注側）

仕入先（サプライヤー）はWeb画面上で簡単に回答を入力できるようになり、見積回答の対応スピード向上に繋がりました。また、「回答済み」「未回答」のステータス管理もWebシステム上で行えるため、対応漏れがなくなり、これまで以上に取引全体が円滑になりました。