BtoB EC・Web受発注システムについての食品業向けお悩み解決事例
食材輸入卸業様の事例をご紹介

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食品業向けお悩み解決事例

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多忙のなか早朝出社や残業をなくした食材輸入卸会社の工夫とは

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どれだけの食品企業が「働き方改革」を実現できているでしょうか。品質やサービスに関わる業務時間の短縮は難しいと思います。なかでも無駄が一番発生しやすいのが事務作業でしょう。

我々アイル食品プロジェクトチームでは、食品企業に販売管理システムやウェブ受注システムなどを提供し、業務管理の効率化を支援しています。今回から6回にわたり、システム活用のさまざまな成功事例を紹介します。

今回は、食材の輸入卸を行う社員数50人以下のA社の事例を取り上げます。事務作業が効率化したうえ、正確な利益を可視化できるようになりました。

A社は以前まで、在庫の賞味期限や、関税・運賃などの輸入諸経費をエクセルファイルで管理していました。そのため、受注時やピッキングリスト作成時に賞味期限を何度も入力する必要があり、入力ミスや残業が発生していました。
また、商品ごとに異なる「先入れ・先出し」「後入れ・先出し」などの出荷ルールはチェックが煩雑になり、取引先から「以前の納品分よりも賞味期限が早い」とクレームを受けることもあったようです。関税・運賃については、商品原価に按分して実際の利益を把握するため面倒な計算が必要となり、業績が急上昇するなか対応が困難となっていました。

そこで、「事務作業全般をシステム化したい」との相談を受け、当社の食品業界向け販売管理パッケージシステムをご提案し、導入していただきました。導入後はシステム上で賞味期限チェックが可能になり、ミスが激減しました。仕入時に一度、賞味期限を入力すれば、商品と賞味期限情報が出荷時まで紐づき、併せてピッキングリストも出力できるため、入力の手間が大幅に減ります。
以前の納品時より期限の早い商品を出荷しようとすると、システム上にアラートが出て、適切な賞味期限の商品を出荷できる仕組みです。さらに、仕入商品に按分した原価の設定が可能になり、利益を正確に把握できるようになりました。

しかし、受注業務には依然として課題がありました。得意先には飲食店も多く、注文書は閉店後の真夜中にファクスで届きます。出荷までにはファクスを仕分けしてシステムに手入力する必要がありますが、翌日のランチまでという短納期は当たり前で、A社は受注担当者がシフト制で朝7時に出勤せざるを得ない状況でした。
そこで我々から提案したのは、得意先からウェブ上で受注できる仕組みの構築です。現在はウェブからの注文情報が販売管理システムに自動で取り込まれるため、注文書の仕分けや手入力作業が不要になり、早朝出社もなくなりました。今後は、受注担当者を6人から1人に減らすことを目指すそうです。

賞味期限や輸入経費管理のシステム化、飲食店からのファクス注文のウェブ化、これらは我々が最も多く受ける相談です。これらを実現するだけでも、現場スタッフの負荷は格段に下がります。「早く帰る」には管理体制の整備が欠かせません。無駄な手作業がないか、現状のルーチンを見直してみてください。

次回は、牛乳販売会社が、卸先の地場スーパーと補充発注をデータ化した事例を紹介します。

2017.11 食品産業新聞掲載

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