取引先との
受注業務

取引先との受注業務についてよくある課題

「FAX・電話で受けている注文の処理業務の負荷削減」「基幹システムへの手入力ミス」「受付完了通知の手間削減」
などのお悩みを解決いたします。

    FAX・電話で受けている注文の処理業務を軽減したい

  • 課題

    電話での聞き取りミスやFAXによる不鮮明・不明確な文字の解読などの人的ミスが発生し、それに伴う業務負荷も問題視されていました。また、休み明けの出社はFAXが溜まっており、受注業務だけで午前中が終わってしまい、出荷締め時間に追われる状況でした。

  • 解決

    FAX・電話で受けている注文をWebを通しての注文に変更することで、「聞き間違え」「読み間違え」といった人為的ミスが削減できました。また、取引先に注文確認の連絡をする手間も削減でき、他の業務を行う時間ができました。

    基幹システム(販売管理システム)への入力のミスを削減したい

  • 課題

    取引先からの注文がFAXや電話のため、一件一件の注文を販売管理システムに入力しており、ミスが発生していました。

  • 解決

    Webからの注文に変更することで、システムに溜まったデータをCSVで落とし販売管理システムにそのまま取り込むだけとなり、ミスがなくなりました。

    得意先ごとに単価・商品の表示を分けたい

  • 課題

    得意先ごとに単価・商品が異なるため毎各得意先に発注リストを送ってました。 そのため、紛失のリスクや毎回商品が変わる度に発注リストの内容を変える手間が発生してました。

  • 解決

    ログインIDごとに単価・商品の制御が可能なため、システム管理画面上で設定するだけとなりました。

    締め時間・リードタイムの設定がしたい

  • 課題

    注文締め切り時間、出荷リードタイム決めている商品の注文がFAXで入った際、毎回出荷可能日を連絡する手間が発生していました。

  • 解決

    サイト全体に締め時間を設けることが可能です。締め時間を過ぎた際には、翌日以降のお届け希望日しか選択できないなどのルール設定をすることができるため、取引先への連絡の手間が削減できました。

    注文受付完了の連絡や配送問合せ番号等をFAXで通知している

  • 課題

    FAXなどで受けた注文を基幹システムに受注入力するのも手間でしたが、その受けた注文に対して、受付完了の旨をReFAXをしており、出荷後には配送会社の配送問合せ番号などを更に通知していました。一つの注文に対しての作業がいくつもあり、業務負担やそれによるミスが問題となっていました。

  • 解決

    注文受付時に注文受付メール(サンクスメール)を自動送信し、出荷完了時も出荷完了メールを自動で送ることが可能です。また、ヤマト運輸のB2や佐川急便のe飛伝などと連携し、メール本文に問合せ番号を記載(※)しました。この情報はサイト上に開示させることも可能なため、顧客満足度アップやWeb注文比率向上にも繋がりました。 ※ヤマト運輸のB2や佐川急便のe飛伝などに対しての出荷指示CSVデータ出力のご提案も可能です。