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受注管理とは?業務内容と正しい受注管理システムの選び方

受注管理とは?

販売管理には様々な業務作業が発生します。その中の一つが「受注管理」です。受注管理とはどのような業務のことなのか、業務を行う流れについて解説します。

また、話題の受注管理のシステム化が進む背景やシステムの選び方までご紹介します。

受注管理とは?

受発注システム導入前

受注管理とは、顧客から注文を受けた後に注文内容や在庫の確認をするなど、受注に関わる一連の業務作業のことです。

ならびに、受注管理は販売管理のうちの一つでもあります。受注管理における顧客は様々で、発注者と受注者の関係性もBtoBやBtoCなど多岐にわたります。

受注管理の業務内容

商品やサービスの注文を受けることで発生する受注管理業務。業務内容は複数の作業から成り立っています。受注管理のおもな作業は次の5点です。

  • 注文書の確認や入力
  • 在庫の確認
  • 納期の確認や連絡
  • 受注伝票の作成
  • 注文請書の作成

注文書の確認や入力

顧客からの注文があると、まず注文内容の確認をします。注文の受け方は企業により異なるため、確認方法もメールや電話、FAXなど様々です。

在庫の確認

注文を受けた商品やサービスの在庫を確認します。在庫がない場合、仕入れ先に新たに商品やサービスの発注を行います。受注生産の場合、生産に必要な部品や原材料の確認を行い、生産可能かどうかの判断をします。

納期の確認や連絡

在庫確認を行い、いつまでに納入可能かを顧客に連絡します。在庫がない場合、納期が遅くなるため、顧客と納入時期のすり合わせが必要です。

受注伝票の作成

在庫、納期の確認が取れたら、注文を受けた記録として受注伝票を作成します。受注伝票の記入は会社での管理方法により異なります。データ入力の場合や紙面に残して保管することもあります。

注文請書の作成

受注伝票をもとに、顧客向けに注文請書を作成します。この時点で注文が確定したことになります。必ずしも発行する必要はありませんが、取引上のミスを防止する観点からも注文請書を発行したほうがよいでしょう。

受注管理のシステム化が必要とされる背景

今まで人手をかけて行ってきた受注管理をシステム化して自動で行う企業が増えてきました。その背景には人的ミスの防止と人件費の抑制を目的とした業務効率化があります。

ITインフラが整備され、各種デバイスが普及してきたにも関わらず、受注管理を紙の台帳やエクセルなどの手入力に頼っている企業も少なくありませんでした。

これらの作業は煩雑で、転記ミスなどの人的なミスと常に隣り合わせです。人による手入力なので、繁忙期には大勢の人員配置も必要です。当然、その分、人件費がかさみます。

受注管理をシステム化することで受けられる恩恵

受注管理業務を効率化するために注目を集めているのが受注管理の自動化であり、「販売管理システム」です。受注管理をシステム化することで、次の業務が自動化できます。

  • 注文内容の確認と入力
  • 在庫の確認
  • 受注生産や特注品の発注手続き
  • 納期の設定
  • 出荷指示

受注管理をシステム化することで、正確なデータ入力と確認が可能です。転記ミスなどの人的ミスがなくなるばかりか、大勢の人手も必要ないので人件費の抑制にもつながります。

また、他業務への連携もスムーズに自動で行えるので、納品までのリードタイムを大幅に短縮できます。結果、顧客満足度の向上につながることでしょう。

受注管理のシステム化を成功させるポイント

販売管理システムには様々な機能や製品があります。受注管理のシステム化をする際に、自社に適した販売管理システムを導入するために気をつけたいポイントが3つあります。

  • 自社の業務フローの見直し
  • 担当者目線になる
  • 他の業務システムとの連携

自社の業務フローの見直し

販売管理システムは自社の業務フローに合ったものであることが大切です。そのために、まず自社の業務フローを見直しましょう。

現状の業務課題を洗い出し、「何のために導入をするのか」「どんな課題を解決するためなのか」などのシステム導入の目的を明確にします。

導入の目的が不明瞭なシステムを入れてしまうと、必要のない機能を追加したり、業務スケジュールがズレたりするなど、様々なトラブルの原因になります。

不要なトラブルを引き起こさないためにも、システム導入前に自社の受注管理業務を見直し、自社に必要な機能や導入目的を明確にしましょう。

担当者目線になる

販売管理システムを導入すると業務効率化が進みます。裏を返せば、人手がいらなくなるということ。すると、今までプロジェクトに関わっていた社員や対象となるプロセスの担当者は、将来に対する不安を感じます。

システム導入部署の社員に対する不安の解消や、人材再配置に必要な動機付けを丁寧に行うなど、担当者への配慮が大切です。

他の業務システムとの連携

販売管理システムを既存の業務システムと連携することで、さらなる業務負荷の削減が可能です。ただし、システムの連携には慎重を要します。

もしシステム構築後の連携テストで問題が発生した場合、両システムの手直しが必要となり、大幅な時間とコストを失う結果になってしまいます。システムを連携する際は、連携するシステム会社との入念な打ち合わせを行うことが大切です。

Web受発注システム(BtoB EC)の導入でさらに受注業務の効率化が可能

受注管理のシステム化の必要性について解説しました。

販売管理システムで受注管理を行っている企業でも、取引先からの受注は電話やFAXなどアナログな方法で行っている企業が多いです。

しかしWeb受発注システムを導入することでより受注業務の効率化が図れます。下の図はWeb受発注システム導入を導入した場合のフローチャートです。

Web受発注システム導入後

Web受発注システムを導入することでいつも電話やFAXで受けていた受注業務の効率化が可能。

また、見積管理も効率化できます。24時間受注が可能で、業務が中断されることもありません。人手が必要ないので人件費も抑制できます。

さらに、リードタイムを短縮できるため、顧客満足度の向上にもつながることでしょう。

現在では業界を問わず様々な事業がWeb受発注システムを導入し、さらなる受注管理の効率化を進めています。Web受発注システムは、柔軟に自社の業務に沿うことができ、既存の販売管理システムとの連携も可能です。

これから販売管理システムの導入を検討する際は、将来的に既存システムとの連携についても視野に入れておくと良いでしょう。

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