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一元管理のメリット・デメリットとは?BtoB ECでできる一元管理を徹底解説!

業務改善に大きな効果が期待できる一元管理。今回は、BtoB ECにおける一元管理のメリットとデメリットを解説します。さらに、BtoB ECで一元管理できる情報の種類についてもご紹介。ぜひこの記事を参考にBtoB EC導入での一元管理を検討してみてください。

一元管理とは?

一元管理とは経営資源(ヒト・モノ・金・情報)を一括で管理することを指します。一元管理を行うことで経営資源を横断的に活用することが可能になり、結果として業務効率化につながります。

卸売業における一元管理とは

例として企業間取引、いわゆる卸売業での一元管理をみてみましょう。卸売業はメーカーと小売業の中間的な役割を担っており、取引先や扱う商品によって販路を管理する方法が様々です。そのため、事業が成長していくにしたがって、卸売業の管理は複雑になっていく傾向があります。

また、多くの卸売業企業は、受発注業務をFAXや電話・メールといったアナログな手段を用いていますが、一元管理を導入すれば業務改善を実感しやすいと言えます。

卸売業における一元管理であれば、BtoB ECの利用が有用です。BtoB ECはFAXや電話・メールといった、それぞれの販路で受けている注文を、Webにまとめられる受発注システムです。主に「注文者(取引先)」「注文商品」「注文金額」を一元で管理でき、業務負荷を格段に削減します。

BtoB ECでできる卸売業の一元管理

卸売業では取引先ごとに販売できる商品、単価が異なるため、1社1社取引先に合わせた対応をする必要があります。こうした柔軟な対応をシステムでできるのか不安を抱え、今でも業務フローを変えない企業が多いのが現状です。しかし、FAXや電話での注文方法をBtoB ECに切り替えることで、注文データを集約でき業務改善に貢献します。

BtoB ECで一元管理することができるデータは、主に以下の3つです。それぞれについて、詳しく解説します。

  • 注文者(取引先)の一元管理
  • 注文商品の一元管理
  • 注文金額の一元管理

注文者(取引先)の一元管理

どの企業に何の商品を販売するかをBtoB EC上で出し分けすることが可能です。また企業ごとにIDを付与できるだけでなく、担当者ごとにもIDを振り分けられるため、いつ・誰が・何を発注したのかを把握することもできます。

注文商品の一元管理

商品が購入されると自動で在庫が減るため、商品の状況をリアルタイムで把握することが可能です。また、BtoB ECの管理画面上で商品の納期や、出荷状況の確認ができ、問い合わせ対応の負荷削減が見込めます。

注文金額一元管理

取引先によって販売価格が異なる場合でも、一元管理によって簡単に処理することが可能です。注文金額は掛け率やセール価格など、時と場合によって変化するものです。

一元管理ならこうした注文金額の変化をシステム化し、効率的に管理できます。

一元管理することで得られる4つのメリット

BtoB ECによる一元管理は業務効率を上げるために行われます。では業務改善において具体的にどのような恩恵が受けられるかご存知でしょうか。

ここでは業務効率における具体的なメリットを4つご紹介します。

  • 作業コストが軽減される
  • 人件費が軽減される
  • データ処理が迅速化される
  • 情報の正確性が上がる

メリット1:作業コストが軽減される

BtoB ECは発注を受けながら、その情報も一元管理することができます。通常、それぞれの販路から受けた注文データを別々の方法で管理・運営するのは手間がかかります。しかしBtoB ECではこれらのムダが省け、作業コストを軽減できるのです。

メリット2:人件費が軽減される

BtoB ECによる一元管理は管理・運営方法を一括で行うため、人件費削減にもつながります。具体的にはアナログな業務から引き起こされる、人的ミスの削減やクレーム対応の減少といった効果が期待できます。

メリット3:データ処理が迅速化される

受発注担当者が、それぞれ独自のやり方で管理していたデータを統一し、システム化できるため、求めた情報にアクセスしやすくなります。このように誰でも情報を素早く活用できるのも一元管理の強みです。

メリット4:情報の正確性が上がる

販路が入り乱れている中で受発注担当者が各々情報を管理していると、情報伝達ミスの発生が避けられません。BtoB ECの一元管理を活用することで、こうした業務人為的ミス削減が見込めます。

一元管理する前に知るべき2つのデメリット(注意点)

ここまでBtoB ECにおける一元管理のメリットをご紹介してきました。業務効率化に一役買う一元管理ですが、運用を誤ると悪影響が出てしまうことも。

次にBtoB ECで一元管理をする際の注意点をみていきましょう。注意点は以下の2つです。

  • 今までの業務フローを変えることの大変さ
  • 導入・運用のコストがかかる

デメリット1:今までの業務フローを変えることの大変さ

BtoB ECの導入でネックになるのは業務フローの変更です。システムを一元化するということは管理・運営体勢を改革するということです。そのため、今までの業務方式も変更していかなければなりません。

BtoB EC導入後、新システムに慣れることができず、むしろ現場が混乱してしまうことも考えられます。事前に操作方法をレクチャーするだけでなく、実際に運用したあとのフォローが欠かせません。

デメリット2:導入・運用のコストがかかる

一元管理化をするためにBtoB ECを導入する場合、イニシャルコスト・ランニングコストがかかります。自社にあわせてどの程度、システム構築をするのかにもよりますが、一定の出費は覚悟する必要があります。

とは言え、業務改善によるコスト削減や時間短縮が見込まれるため、長期的にはプラスになる場合が多いです。事前にプラスとマイナスを天秤にかけ、一元管理の運用を検討してみましょう。

一元管理のメリットを最大化させるための3項目

BtoB ECを導入して一元管理を行う場合にデメリットを最小限に抑え、メリットを最大化するポイントをご紹介します。

うまく導入を行い、メリットを最大化できるようにしましょう。抑えるべきポイントとして以下の3つを解説します。

  • データを種類別になるべく細分化する
  • 導入後に管理システムを周知する
  • システム化する範囲を決める

データを種類別になるべく細分化する

BtoB ECを導入するなら、自社で扱っているデータをなるべく細かく種類分けしましょう。整理をせずにシステムを導入・一元管理を実行してしまうと、現場や管理者がシステムをうまく扱えず、結果として効率を落としてしまうこともあります。

またデータを細分化、整理するだけでなく、担当者別の業務時間を測定しておくことも重要です。そうすることで運用後の改善効果も可視化できます。

導入後に管理システムを周知する

BtoB ECを導入しただけで満足してはなりません。導入したシステムを定着させる対応を行う必要があります。受発注担当者が扱いに慣れなければ工数は増え、一元管理のメリットが損なわれてしまいます。

事前に使用方法をしっかりレクチャーするだけでなく、導入後のフォローもこころがけましょう。

システム化する範囲を決める

BtoB ECを導入する下準備として、システム化の範囲を入念に設定しておきましょう。取引先ごとに決められた柔軟な対応など、どうしてもシステム化しづらい箇所もあるはずです。

一元化をする場合には取引先へのサービスレベルを損なわずに、どこまでシステム化をしていくかが重要なポイントです。自社の利益や相手の利便性を考え、一元管理の範囲を確定させましょう。

より一元管理の恩恵を受けるならBtoB EC とBtoC ECの統合がおすすめ

実はBtoB ECとBtoC ECも一元管理が可能なのはご存知でしょうか。

BtoCとBtoBでは取引方法が異なる点も多く、別々で管理している企業が多いのが現状です。しかし「商品を企業向けだけではなく、一般消費者向けにも販売している」もしくは、「今までは企業向けのみだったがニーズの拡大に伴い、一般消費者にも展開していきたい」と考える企業も増えています。

そこで、複数のECシステムを一元で管理でき、それぞれのECシステムに蓄積された在庫・顧客データを統合できるシステムが役立ちます。BtoB ECとBtoC ECを一元で管理することでより有意義な業務改善が期待できます。

BtoB ECの活用で一元管理!卸売業の効率化をはかりましょう

BtoB ECにおける一元管理は、コストの削減や情報の正確性・迅速性などメリットが多く、うまく導入することができれば、大幅な業務改善が見込めます。

しかしBtoB ECによって一元管理を実施する際には、注意点やメリットを最大化させるポイントも理解することが重要です。意識すべき点があることから、これまでの管理体制からのBtoB ECへの切替えに抵抗を感じることもあるでしょう。

そこでアラジンECでは、ご紹介したBtoB ECシステムにおける一元管理のメリットを始め、カスタマイズ機能で貴社のニーズに合わせたシステムご提供。業務フローに沿って、可能な限り無理のない移行をお手伝いいたします。

BtoB ECでの一元管理は、電話・FAXなどのアナログ部分を改善するだけでも、大幅な業務改善が期待できます。ご興味のある方はぜひお気軽にご相談ください。

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