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【業務改善の方法と5つのフロー】業務改善の事例もあわせて解説

仕事を効率的に進めるために欠かせないのが、業務改善です。しかし業務改善の方法がわからず、実施に踏み切れないという場合も多いのではないでしょうか?

そこで、業務改善の方法と5つのフローを解説。具体例として、卸売業における改善事例もご紹介します。

業務改善とは?

業務改善とは、企業の利益、従業員の働きやすさの向上を図る施策を指します。業務が停滞してしまう代表的な原因は、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つに大別することができ、これらの排除を目的にすることで、結果として業務改善に繋がります。

3つの目的

作業量の軽減(ムリ)

業務改善における目的の1つは、作業量の軽減(ムリ)です。「人数に対して業務量が多すぎる」「適切な人選を行えていない」といった場合、業務に支障をきたしてしまいます。

このような現場に無理を強いる状況は、改善すべきポイントです。

無駄を省く(ムダ)

無駄を省く(ムダ)ことも業務改善の目的です。業務改善においては「無くす・減らす・変える」という3つの方法で無駄を削減していきます。

例えば、「二重作業を無くす」「情報確認の工数を軽減する」「業務フローを変える」といった対処で、無駄を省くことができます。

仕事によるムラを減らす(ムラ)

仕事のムラを無くすことも、業務改善に繋がります。仕事のムラとは、ムダやムリが混在している状態です。

作業の仕方が人によって異なっていたり、タスク処理にかかる時間がバラバラであったりした場合、その業務にはムリやムダがあると考えられます。こうした仕事のムラを平準化することも、業務改善の目的です。

業務改善の方法3つ

業務改善の目的をふまえ、次に業務改善を実施する方法をご紹介します。業務改善を行う方法は主に以下の3つです。

  • 情報共有の徹底
  • 改善ポイントの想定
  • 目的を明確化する

情報共有の徹底

「情報が伝わっていない」「誰に聞けばいいかわからない」といった状況は非効率な業務を生んでしまいます。共有をしっかりと行い、情報の滞りを無くすだけでも、大幅な業務改善が期待できます。

改善ポイントの想定

業務改善を行う場合は改善ポイントを想定しましょう。問題点を洗い出し、何が業務を非効率にしているかを、おおよそでも構わないので想定しておきます。しっかりとした改善ポイントの想定を行っていれば、スムーズに業務改善のスタートを切ることができるでしょう。

目的を明確化する

会社内で業務改善を行う目的を設定しておくと、問題点の洗い出しをしたあとに改善する優先順位を考えることができます。逆に目的が明確化されていないと、行き当たりばったりの業務改善が行われ、結果として業務改善が意味のないものになってしまう可能性もあります。

業務改善する5つの手順

1.現状把握

まずは現状を把握しましょう。現場へのヒアリングやBPMN*(ビジネスプロセスモデリング)を活用することで、業務内容を可視化。現状整理だけでなく、現場の声も拾い上げ、現状を把握していきます。

2.問題点の列挙

整理した現状から問題点を見つけ、列挙していきましょう。また問題点を把握したら、それを深めていくことも重要です。「なぜ問題か?」と何度も問いかけることで、より深い問題提起が行えます。

3.改善ポイント洗い出し

改善ポイントを洗い出す際には「無くす・減らす・変える・聞きこみ」という4つの観点で行うのがコツです。この4つの観点から「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出していきます。最も難しく労力がかかる方法は「変える」ですが、システムなどを導入することで労力を減らせるケースもあります。

4.改善計画作成

洗い出した改善ポイントを基に、計画書を作成しましょう。ここで重要なのは、目標に沿った改善ポイントを計画に盛り込んでいくことです。目標に沿った改善案を計画に盛り込むことで、業務改善の方向性がブレないようにします。

5.改善計画実施

改善計画が整ったら、実施しましょう。実施の際にはKPI*の設定も忘れずに。進捗状況を評価し、現状にそぐわないと感じたらKPI、もしくは計画目標自体を適宜変更していきます。

*BPMN…国際基準の業務プロセス図の規格

*KPI…最終目標に向けて設定された中間目標のこと

上図に挙げた5つのステップを意識することで、効率的に業務改善を行うことが可能です。しかし、自社で業務改善計画を実施していくと「効果的な業務改善を行えず、結果として業務が停滞するのではないか」という不安がつきまといます。

また、そもそもこうした業務改善を行うリソースが社内にないという場合においては、対応を後回しにすることも少なくないでしょう。

そこでおすすめしたいのがシステム導入による業務改善です。

システム導入による業務改善は労力を減らすだけでなく、失敗のリスクも緩和することができます。リソースの問題、もしくは業務改善計画遂行に不安を抱えているのなら、システム導入による業務改善も検討してみましょう。

システム導入による業務改善はどう行う?導入前に確認するべきこと

システム導入によって業務改善を行うのであれば、現状を明確に把握する必要があります。ではシステム導入による業務改善において、事前に確認すべき項目をみていきましょう。

ヒト

まずは、誰がどの業務を行っているのかを確認しておきましょう。また、誰が何に課題を持っているのかといった「考え方」や「価値観」も把握する必要があります。

モノ

モノは資材だけでなく、パソコンやソフトといった業務ツールも含まれます。システム導入をする際には、業務ツールの見直しも重要です。ツールを変えるだけでも業務改善の効果が期待できます。

設備

業務改善で「設備」というと、サービス提供を保護する仕組みを指します。そのためサービス提供にあたって必要な業務体制・企画なども設備に含まれます。設備を見直す場合には、どこまでの範囲で業務改善に着手するかを明確にすることが重要です。

「社内の誰を巻き込むのか」「またがる部署はあるのか」といった観点で設備について考えてみましょう。

業務フロー

システムを導入する際には、業務フロー把握のために、業務の棚卸しをしていきましょう。現状、自社の業務フローがどうなっているか、どのような業務があるのかを明確にしていきます。

卸売業がシステム導入で業務改善した事例をご紹介

システム導入によって業務改善を行うことで、実際にどのような効果が現れるのでしょうか。卸売業の業務改善をBtoB ECシステムの導入によって行った実例をご紹介します。

BtoB ECシステムのアラジンECによって実現した業務改善事例をぜひ参考にしてみてください。

アナログな方法を無くして年間3,000時間の業務効率化を達成

アナログな方法を無くすことで業務改善に成功した例をご紹介します。プレコフーズ株式会社では、FAXや電話でのやり取りをweb上で行うことで効率化を図りました。

プレコフーズ社はアラジンECを導入したことで、約50%の業務削減を達成。年間3000時間の効率化を実現しました。加えてこの事例では、手入力がなくなったことでミスが減少、正確性も向上しています。

見積もり書作成を効率化して残業ゼロを実現

シーマン株式会社ではアラジンECを導入、さらに独自のカスタマイズを加えることで見積書作成の業務改善に成功しています。取引先ごとに異なる商品が複数あり、見積もり書の作成やチェックが悩みのタネだった同社。それによって、納品までの時間もかかっていました。

アラジンECの導入によって、ネットショッピング感覚で簡単に、いつでもどこでも見積書を作成することが可能に。加えて確認工程の削減も行いました。結果として、現在では業務時間が3分の1にまで短縮。月70時間の業務削減に成功しています。

今までのやり方を「変える」業務改善がおすすめ

業務改善は、的確な方法で行うことによって実現することができます。つまり、方法をしっかり把握しておくことこそが、業務改善を成功に導く鍵といっても過言ではありません。もし業務改善を検討しているのなら、ご紹介した方法と5つのフローを参考にしてみてください。

また、社内での業務改善の実施に不安がある場合や、既存の業務フローを変える手間がかけられない、という場合はシステム導入を考えてみるのもおすすめです。

弊社が提供しているアラジンECなら、取り上げた事例のようにアナログな方法の廃止や見積もり書作成の効率化などから「ムダ・ムリ・ムラ」を削減し、業務改善を狙えます。また、カスタマイズ機能で企業に合わせたシステムをご提供し、スムーズな業務改善実施をお手伝い。もし卸売の業務改善に興味があるようでしたら、ぜひ導入を検討してみてください。

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