業務改善の進め方とは？ポイントや事例をご紹介 |
BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」

仕事を効率的に進めるために欠かせないのが、業務改善です。しかし業務改善の進め方や具体的な方法がわからず、実施に踏み切れないという場合も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、業務改善の方法や、卸売業における受発注業務の改善事例をご紹介します。社員の残業や休日出勤、顧客からの商品に対するクレームなどでお悩みの方はぜひご参考にしてください。

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受発注業務の効率化で働きやすい職場づくりを！課題と改善策を解説

受発注業務の現状や課題に触れながら、受発注業務を効率化するメリットと改善方法について解説します。

目次

業務改善とは？

業務改善とは、企業の利益、社員の働きやすさの向上などを目的として、業務内容やフローを改善することです。

業務改善と業務削減・経費削減との違い

業務改善と似た言葉として、業務削減や経費削減などがあります。業務削減や経費削減は業務改善を行う手段の1つで、これらを実施することで業務改善を図っていきます。

業務改善の考え方のポイント

業務改善を進めていくにあたっては、まず、業務がスムーズに進まなくなっている原因を考えていく必要があります。
業務が停滞してしまう代表的な原因は、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つに大別することができ、これらの排除を目的にする行うことで、結果として業務改善に繋がります。

ムリをなくす・やめる

業務停滞の原因の1つは、「人数に対して業務量が多すぎる」「適切な人選や人員配置を行えていない」といった『ムリ』が生じている状態です。このような状態が続いていると、設定した目標の達成や期間内の業務遂行ができないといった影響のほか、無理をし過ぎた社員が体調を崩し、休職や退職に至るといったことも起こりえます。元々無理が生じている状況でさらに人員が減れば、業務に支障をきたしてしまいます。

このような現場に無理を強いる状況は、速やかに改善すべきです。

ムダを省く

『ムダ』を省くことも業務改善の重要なポイントです。品質を保持するためのダブルチェックなどは必要な作業ですが、本来不要な作業がルーティーン化していることは、意外とよく見られます。

業務改善においては「無くす・減らす・変える」という3つの方法で無駄を削減していきます。例えば、「二重作業を無くす」「情報確認の工数を軽減する」「業務フローを変える」といった対処で、無駄を省くことができます。

ムラを減らす

仕事の『ムラ』を無くすことも、業務改善に繋がります。仕事のムラとは、ムリとムダが混在しているために、人によって業務の進め方や品質が異なる状態のことを指します。

作業の仕方が人によって異なっていたり、タスク処理にかかる時間がバラバラであったりした場合、その業務にはムリやムダがあると考えられます。こうした仕事のムラを標準化・平準化することも、業務改善のポイントです。

活用パターン

BtoB EC・Web受発注システムの活用パターンについてのご紹介。取引先からの注文サイト、自社営業ツール、本部と店舗間の受発注サイト、仕入先への発注サイトとしてご活用いただけます。

業務改善を成功に導くためには

業務改善を成功に導くためには、以下の3つを意識して進めていくことが大切です。

• ・情報共有の徹底
• ・改善ポイントの想定
• ・目的を明確化する

情報共有の徹底

「情報が伝わっていない」「誰に聞けばいいかわからない」といった状況は、非効率な業務を生んでしまいます。共有をしっかりと行い、情報の滞りをなくすことが、業務改善の第一歩です。

気軽に情報共有をしやすいチャットツールを使用する、業務担当を明確にするなどして、情報共有の徹底を図りましょう。

改善ポイントの絞り込み

業務改善を行う場合は改善ポイントを明確にしましょう。問題点を洗い出し、何が業務を非効率にしているかを、おおよそでも構わないので想定しておきます。しっかりとした改善ポイントの想定を行っていれば、スムーズに業務改善のスタートを切ることができるでしょう。

目的を明確化する

会社内で業務改善を行う目的を設定しておくと、問題点の洗い出しをしたあとに改善する優先順位を考えることができます。逆に目的が明確化されていないと、行き当たりばったりの業務改善が行われ、結果として業務改善が意味のないものになってしまう可能性もあります。

業務改善の目的

上述の通り、作業の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、業務改善を効率的に進めていくためには目的を明確にした上で進めていくことが大切です。ここでは、業務改善を行う目的（メリット）を解説します。

品質の向上

業務の停滞が起きていると、製品やサービスの品質の低下やムラが発生します。業務改善を行うことで、顧客へ提供する製品やサービスの品質向上や安定を図ります。

コストの削減

業務改善を行い、業務内容やフローを変更することによって社員の残業や休日出勤を減らすことができれば、人件費の削減につながります。

また、ルーティーン化していたものの実際には不要となっていた作業のために使用していた機器やツールの使用をやめることができれば、固定費の削減を図ることも可能です。業務の標準化ができれば、新人教育にかかるコストや時間も圧縮することができます。

社員満足度の向上

業務の効率化により社員の労働時間を削減し、労働環境を向上させることで、社員満足度の向上も期待できます。これにより社員のモチベーションがアップし、さらなる効率化や離職率の低下も期待できるでしょう。

業務改善の方法

1.現状把握

まずは現状を把握しましょう。現場へのヒアリングを通じて、業務内容を可視化します。通常業務についてだけではなく、イレギュラーな業務についても発生頻度や所要時間などの現状を把握していきます。

2.優先順位付け

整理した現状から問題点を見つけ、列挙していきましょう。問題点を把握したら、その優先順位を考えます。速やかな改善が必要な問題かどうか、改善により得られる効果がどれほどか、問題解決に必要なコストや難易度はどの程度になるか、などの視点から優先順位付けをしていきましょう。

3.改善方法の検討

問題点の改善方法を検討する際には「無くす・減らす・まとめる・変える」という4つの観点で行うのがコツです。この4つの方法で「ムリ・ムダ・ムラ」を改善できるかどうかを考えていきます。

4.改善計画作成

ここまで検討してきた内容を基に、計画書を作成しましょう。ここで重要なのは、目標に沿った改善ポイントを計画に盛り込んでいくことです。目標に沿った改善案を計画に盛り込むことで、業務改善の方向性がブレないようにします。

5.改善計画実施

改善計画が整ったら、計画に沿って実施をしていきます。定期的に進捗状況を評価し、現状にそぐわないと感じたら計画目標を適宜変更していきます。

上記の5つのステップに沿って進めることで、効率的に業務改善を行うことが可能です。

社内での業務改善に不安・懸念がある場合は

しかし、自社で業務改善計画を実施していくと「効果的な業務改善を行えず、結果として業務がさらに停滞するのではないか」という不安がつきまといます。

また、そもそもこうした業務改善を行うリソースが社内にないという場合においては、対応を後回しにすることも少なくないでしょう。

そこでおすすめしたいのがシステム導入による業務改善です。

システム導入による業務改善は労力を減らすだけでなく、失敗のリスクも緩和することができます。リソースの問題、もしくは業務改善計画遂行に不安を抱えているのなら、システム導入による業務改善も検討してみましょう。

システム導入による業務改善はどう行う？
導入前に確認するべきこと

システム導入によって業務改善を行うのであれば、現状を明確に把握する必要があります。ではシステム導入による業務改善において、事前に確認すべき項目をみていきましょう。

ヒト

まずは、誰がどの業務を行っているのかを確認しておきましょう。また、誰が何に課題を持っているのかといった「考え方」や「価値観」も把握する必要があります。

モノ

モノは資材だけでなく、パソコンやソフトといった業務ツールも含まれます。システム導入をする際には、業務ツールの見直しも重要です。ツールを変えるだけでも業務改善の効果が期待できます。

設備

業務改善で「設備」というと、サービス提供を保護する仕組みを指します。そのためサービス提供にあたって必要な業務体制・企画なども設備に含まれます。設備を見直す場合には、どこまでの範囲で業務改善に着手するかを明確にすることが重要です。

「社内の誰を巻き込むのか」「またがる部署はあるのか」といった観点で設備について考えてみましょう。

業務フロー

システムを導入する際には、業務フロー把握のために、業務の棚卸しをしていきましょう。現状、自社の業務フローがどうなっているか、どのような業務があるのかを明確にしていきます。

卸売業がシステム導入で業務改善した事例

システム導入によって業務改善を行うことで、実際にどのような効果が現れるのでしょうか。卸売業が受発注業務の業務改善をBtoB ECシステムの導入によって行った実例をご紹介します。

BtoB ECシステムのアラジンEC導入によって実現した業務改善事例をぜひ参考にしてみてください

【業務改善事例1】アナログな方法を無くして年間3,000時間の業務効率化を達成

アナログな方法で行っていた業務をデジタル化することで業務改善に成功した例をご紹介します。飲食店向けに食材の販売を行っている株式会社プレコフーズでは、FAXや電話で行っていた受発注のやり取りをWeb上で行うことで効率化を図りました。

株式会社プレコフーズはアラジンECを導入したことで、約50％の業務削減を達成。年間3000時間の効率化を実現しました。加えてこの事例では、手入力がなくなったことでミスが減少、正確性も向上しています。

株式会社プレコフーズ様：総合食品商社

株式会社プレコフーズ様（総合食品商社）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例｜業務の約50％が削減され、年間3,000時間の効率化に成功。仕入先と合意を重ねる仕組みで、取引が正確に。

【業務改善事例2】見積書関連業務を効率化して残業ゼロを実現

医療用のシステムや消耗品などを病院向けに販売しているシーマン株式会社では、アラジンECを導入し、さらに独自のカスタマイズを加えることで見積依頼作成の業務改善に成功しています。複数社の製品をセットにして取引先の病院へ納品することが多いために、仕入先への見積依頼や届いた見積書のチェックが悩みのタネだった同社。それによって、納品までの時間も長くかかってしまっていました。

そこで、アラジンECを導入し、ネットショッピング感覚で簡単に、いつでもどこでも見積依頼できる仕組みを構築。加えて確認工程の削減も行いました。

結果として、現在では見積依頼の対応時間が3分の1にまで短縮。人によっては月70時間にまで及んでいた残業時間がゼロになるなど、大幅な業務削減に成功しています。

シーマン株式会社様：医療機器販売

シーマン株式会社様（医療機器販売）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例。ECサイトを活用した見積依頼作成で、月70時間の業務削減。残業ゼロと、病院への迅速対応を実現。

今までのやり方を「変える」業務改善がおすすめ

業務改善は、的確な方法で行うことによって実現することができます。つまり、方法をしっかり把握しておくことこそが、業務改善を成功に導く鍵といっても過言ではありません。もし業務改善を検討しているのなら、ご紹介した業務改善を成功に導くためのポイントと5つのフローを参考にしてみてください。

また、社内での業務改善の実施に不安がある場合や、既存の業務フローを変える手間がかけられない、という場合はシステム導入を考えてみるのもおすすめです。

アイルが提供するアラジンECを導入することで、ご紹介した事例のようにアナログ業務の廃止や業務フローの改善などから「ムダ・ムリ・ムラ」を削減し、業務改善を図ることができます。

また、カスタマイズ機能で企業に合わせたシステムをご提供し、スムーズな業務改善実施をお手伝いすることが可能です。業務改善を行いたいとお考えの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。