お役立ち
情報

価格入りの発注書を競合に見られた?! 得意先に負担をかけず、安心して取引をする方法-食品業向けお悩み解決事例2-

乳製品卸業様B社

乳製品卸業B社の事例

これだけネット社会になっても、ビジネスでは未だに紙での取引が根強く残っています。紙として手元に残るのが重要なシーンもありますが、それがデメリットになることもあります。

地場スーパーとの取引はFAXで対応

例えば、乳製品をスーパーに卸しているB社の話です。B社は受発注を紙でやり取りしています。

チェーン展開しているスーパーとはスーパー指定の受発注システムでのやり取りですが、地場スーパーとの取引はFAXが多いのです。

それでも、少しでもスーパーが発注業務をしやすいよう、B社は発注書にスーパーごとの陳列順で商品名と価格を印字し、そこに発注数を記入してもらっていました。

スーパーの発注担当者は、陳列棚を見たまま発注数を記入できるので発注書で商品名を探す手間が省け、価格も調べずに済むので時間短縮になります。

変更のたびに発注書の作り直しが発生

しかし、B社側の手間はどうでしょう。FAXで届いた、スーパーごとに商品の並び順が異なる発注書をもとに自社のシステムに受注入力するのは、時間が掛かります。

商品の入れ替わりや陳列順の変更のたびに、発注書も作り直しです。

別の飲料業者も注文書を見られる環境だった

そして何よりも懸念だったのは、紙だと誰でも見ることができてしまう点です。

以前、B社が得意先のスーパーに訪問した際、別の飲料業者も出入りしているバックヤードに、B社の発注書が無造作に置かれているのを見たそうです。

価格も載せている発注書がどれだけの重要資料か、スーパーに考慮してもらうのは難しいでしょう。こういう状態が今までも続いていたのかと、B社は青ざめたといいます。

発注書をデータにし、Web上で見られる仕組みに変更

現在、B社はこの発注書をデータにし、Web上で見られる仕組みにしました。

スーパーの発注担当者は、発注書が紙からタブレット端末に変わったのみで手間は増えませんし、発注書を汚したり紛失したりする恐れもなく、FAX返送の手間も不要になりました。

そしてB社は以前と同様、スーパーごとに商品順を変えた発注画面を作成していますが、Web画面上で順番を簡単に変更できるため、エクセルデータで作成するよりも効率的になりました。

何より、発注画面はスーパーごとのパスワードを入力しなければ表示できないため、部外者に価格が漏れる心配もありません

Web上で受信したデータは、連携している基幹システムにそのまま受注データとして取り込まれるため、FAXごとに手入力する必要もなくなりました

自社の効率化だけでなく、得意先にとってもメリットある業務の形を実現

B社は得意先のためにスーパーごとの発注書を作成していましたが、これが自社の首を絞めることにもつながっていました。

しかし、そのサービスは変えたくないという思いから、そのまま紙をウェブに変える仕組みを構築しました。既存のパッケージシステムをカスタマイズしたので、費用も抑えられています。

このように、自社の効率化だけでなく、得意先にとってもメリットある業務の形を実現できれば、業界全体の発展につながるのではないでしょうか。

関連記事一覧