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ワンクリックで通信費と手間を大幅減 システム導入により自社専用の受注体制に-食品業向けお悩み解決事例3-

寿司のケータリング業C社

寿司のケータリング業C社の事例

今回ご紹介するC社は、社員食堂や大学生協などの法人向けに寿司のケータリングを行っているため、年末年始は注文が殺到し、これまで毎年、目まぐるしい業務への対応に追われていました。

FAXで受注し、電話で確認

同社は、得意先からの注文をほぼFAXで受けており、その他の数割を当時利用していたWebシステムから受けていました。

FAXに関しては、字が読めないときや配達指定日の日付と曜日が合わない場合などがあり、その度に電話で確認をとっていたそうです。

さらに、C社では対応漏れを防ぐため、FAX注文の際は受領確認の旨を返送しており、通信費がかさんでいました。

Webシステム経由の注文についても、以前のWebシステムには配達指定日時を入力する欄がなく、注文時に備考欄へ手入力してもらっていましたが、文字の半角・全角のルールが守られていないと連携している販売管理システムに取り込めず、その都度、入力し直す手間がかかっていたといいます。

通信費と手間をかけてFAX返送していた対応がワンクリックに

しかし、現在ではカスタマイズが可能なWebシステムに切り替えたことで、業務に合う自社専用の受注体制を実現しました。

配達指定日時をシステム上で選択可能にしたこと、注文の「承認機能」や「制御機能」を追加したことが、業務負担の軽減につながっています。

この「承認機能」とは、C社が注文を確認後、システム上の確認ボタンを押して受注確定とすると、発注先に注文を承認した旨の通知メールが自動で届く仕組みです。

同機能の導入により、以前は通信費と手間をかけてFAX返送していた対応が、ワンクリックになりました

注文締切日を過ぎてもFAXから注文がくる状況

また「制御機能」とは、納期までの一定期間を過ぎると注文が不可能になる仕組みのことです。

例えば、同社では注文締切日を配達希望日の原則3日前に設けていますが、FAXではいつでも自由に注文が入ってしまいます

年末年始は注文数が特に多いため締切日を早めていましたが、通常通りの3日前に注文が入ることも多く、心苦しいながら1件ずつ電話でお断りしていたそうです。

ただでさえ注文処理に慌ただしい時期に、断りの電話連絡に時間をとられるのは見過ごせない課題でした。

火の車だった業務も余裕を持って対応できた

そこで、受注システム上で注文締切日を過ぎた配達指定日を選択できないよう設定したところ、この年末年始は、例年火の車だった業務も余裕を持って対応できたといいます。

「メインの担当者が産休中だったが、人を補充せずに乗り切れた。システムがなければとてもじゃないけれどまわらなかった」と、安堵の声をいただきました。「やりたかったことは全部実現できた」と満足されています。

C社は以前まで、システムに業務を合わせていました。しかし、結局手作業が残るのなら、システムを使う意味は薄れます

まずは、現場で困っていることをシステムで解決できないか、我々のような専門家に相談してみてください。

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