お役立ち
情報

3,000時間分の作業を削減。合意重ねる仕組みで取引先との関係強化も-食品業向けお悩み解決事例4-

生鮮食品を飲食店に届ける商社C社

生鮮食品を飲食店に届ける商社D社の事例

今回は、システムを仕入先と自社のハブとして活用することで、作業時間が年間3,000時間も削減されたうえ、取引先との関係強化にもつながった事例を紹介します。

D社は生鮮食品を飲食店に届ける商社です。以前までの課題は、複数の仕入先へのFAXやメールによる大量の発注業務と、納品された商品と請求書の金額誤差チェックを、購買部で一手に担っていたことでした。

月に3万枚以上の伝票確認で体力的にも精神的にも限界

急成長中の同社に届く伝票は、月に3万枚にも及びます。さらに重量検品が必要な商品が多く、請求金額との誤差はどうしても生じてしまいます。

しかし、金額に誤りがあれば会社として何十億円にも上る損害が出る可能性があり、「確認する伝票量の多さと責任の重さに、体力的にも精神的にも限界でした」と購買部の方は振り返ります。

発注・請求のやり取りをシステム上で完結

そこで当社にご相談をいただき、現在は自社と仕入先をWeb受発注システムでつなぎ、発注・請求のやり取りをシステム上で完結させました。

具体的には、発注情報をシステムに入力すると各仕入先に通知され、仕入先は納期と在庫を加味した出荷予定一覧を入力します。

その一覧をもとに検品した結果もシステムで仕入先と共有し、請求前に承認をもらった上で、D社から支払通知を出すという流れにしました。

年間3,000時間削減・17時退社が可能に

検品データと請求書の地道なチェックが不要になった上、仕入先との何往復ものやり取りがWeb上でスマートに済むようになり、作業時間は年間3,000時間削減することができました。

以前は仕入先から一方的に届く請求額を自社で確認していましたが、仕入先と確認し合い”両社で合意を積み重ねる”流れに変えたことで正確性も向上しました。

D社は、「仕入先からは、ここまでシステム化を図り、正確な取引をしようとする姿勢がありがたいと、積極的に協力してもらえています」と言います。

そして、購買部の方は17時に退社できるようになり、「ライフスタイルまで変わりました」とよろこんでいます。

また、仕入データを分析してバイヤーと共有するなど、ルーチン業務に終始することなく新たな業務にも取り組めるようになったそうです。

スタッフの心の余裕や取引先との関係強化に繋がる活用方法を

今回お伝えしたかったのは、システムの活用方法はさまざまであり、業務改善はスタッフの心の余裕や取引先との関係強化につながるということです。

Web受発注システムは受注業務に活用するケースが多いものの、今回のように発注や請求にも活用できます。少なくとも当社では、型にはまらず最も効果的な方法を一緒に考えていきます。

そして、業務が整理されると単に負荷が下がるだけでなく、スタッフの方が生き生きと自発的に仕事に取り組める余裕を生み出します。

また、業務の正確性が上がれば、たとえ取引先へのお願いが増えたとしても、結果的には双方にとってプラスに働くことの方が多いはずです。

D社の方のお言葉で印象的だったのは、「過去は変えられない。でも過去の価値は未来の結果でのみ変えられる」。プロボクサー村田諒太選手の言葉だそうです。これを実感できたと言っていただけたとき、思わず胸が熱くなりました。

関連記事一覧