受発注業務の効率化で働きやすい職場づくりを！課題と改善策を解説 |
BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」

業務内容が幅広い受発注業務は、効率化を進めないと大きな業務負荷がかかり、残業時間がかさんだりテレワークができなかったりと働きにくい環境を生み出す原因になってしまいます。働き方改革や新型コロナウイルス感染症によって在宅勤務を実施するケースが増加している今だからこそ、受発注業務を効率化する必要があります。

今回は受発注業務の現状や課題に触れながら、受発注業務を効率化するメリットと改善方法について解説します。

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業務改善の進め方とは？ポイントや事例をご紹介

業務改善の方法や、卸売業における受発注業務の改善事例をご紹介します。社員の残業や休日出勤、顧客からの商品に対するクレームなどでお悩みの方はぜひご参考にしてください。

目次

受発注業務とは

受発注業務とは、注文をしたり受けたりする業務のことです。発注・受注前後の見積対応や問合せ対応、納品業務や請求業務も受発注業務に含まれます。

注文をする「発注業務」は、注文前の見積依頼や商品情報・単価・納期・在庫などの問合せから始まります。FAXやメールなどで注文書を作成・送付するか、電話で商品名や数量などを伝えるなどして発注を行います。必要に応じて出荷状況を問合せし、商品の受け取り後、請求書の通りに入金を行うといった流れが一般的です。

注文を受ける「受注業務」は、発注側からの見積依頼や問合せへの回答から始まり、注文書の受領後は注文内容確認、受注伝票の作成などを行います。注文内容に問題がなければ、商品の出荷処理や通知などを行い、請求書や伝票を作成して発注側へ送付します。支払い確認後に、領収書の発行も行います。

受発注業務の現状

年商10億未満～100億以上の中堅・中小企業を対象に調査した「受注業務の実態調査アンケート」によると、約4割が受発注業務にFAXや電話を利用していることが分かりました。メールや対面営業、展示会などを含めたアナログ受注が85.8％を占め、ECやEDIなどのデジタル受注はわずか14.2％となっています。

企業間取引での受注方法と割合のグラフ

このように、まだまだFAXや電話といったアナログな受発注方法を継続している会社は多いものの、ITツールの普及に伴ってデジタル化を検討している企業も増えています。EC導入率は14％に留まっているものの「前向きに検討中」と回答した企業が約28％で、4割以上がデジタルシフトの傾向にあります。

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アナログな受発注業務の課題

デジタル受注への興味関心が高まっている背景には、受発注業務の課題がコロナ禍や働き方改革などにより顕在化してきたことがあります。ここでは、FAXや電話などのアナログな方法による受発注業務の代表的な課題を6つ解説します。

電話やFAXによる受注業務にお悩みの方は、ぜひこちらの記事もあわせてご覧ください。

FAX受注はテレワークに不向き？FAX受注業務を効率化するメリットと方法

テレワークがニューノーマルな働き方として浸透・定着する時代は、ビジネスのオンライン化が必要不可欠になるでしょう。テレワークの妨げになるアナログなFAX受注業務は改善すべきです。

人為的ミスの頻発

FAXや電話などのアナログツールで受注している場合は、読み間違いや聞き間違いが頻発します。その度に客先へ確認をしたり、誤発注の対応に追われたりして無駄な時間とコストが掛かることが大きな課題となっています。

このような人為的ミス（ヒューマンエラー）は業務フローの見直しやダブルチェックの徹底などのミス対策を行うことで、ある程度は改善できますが、ミスの発生をゼロにすることは困難です。繁忙期などで忙しくなればなるほどミスは起こりやすくなるため、抜本的な改善が必要です。

課題「FAXや電話注文をやめたい」における活用例

FAXや電話・メールでの受注・発注といったアナログ業務で発生する課題についてBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介。

基幹業務システムに入力する手間がかかる

「FAX」「電話」「メール」「対面での口頭伝達」などのチャネルで受注する場合は、受注情報を基幹システムに手入力する必要があります。受注入力は想像以上に手間が掛かり大変な上、ミスが起きる恐れもあります。

このような入力作業が毎日のように続くことを「きつい」「つらい」と感じ、退職を考える従業員もいることでしょう。

こうした課題を解決するには、受注情報をデジタルデータにしてそのまま基幹システムに取り込むシステムが必要です。

基幹システムへの注文入力ミスが発生している

基幹システムへの入力業務で発生する課題についてBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

テレワーク・時差出勤できない

働き方改革が推進され、コロナ禍によりテレワークが普及し、在宅勤務や時差出勤など自由度が高い勤務スタイルが広まりつつありますが、アナログ受注の場合、担当者は出勤せざるを得ません。

電話対応やFAX注文の処理などクライアントの都合に合わせる必要性の高い受発注業務は、決まった時間に社内で対応せざるを得ない状況に陥りやすく、テレワークや時差出勤実現の弊害になります。

在宅勤務などのテレワークが出来る環境を構築したい

在宅勤務などのテレワークが出来る環境を構築についてBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

業務が属人化する

馴染みの深い得意先から「いつもの商品ちょうだい」「この前と同じ内容でよろしく」といった注文を受けるケースも、ままあります。このような注文には担当者やベテラン社員でなければ対応できないことが多く、自然と属人化してしまうのです。

属人化した体制の改善

属人化している組織体制の課題についてBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

営業の負担が大きく、営業活動の妨げになる

中小企業の受発注業務は、事務担当者だけでなく営業担当者が行うケースが少なくありません。営業担当者はふだんの営業活動に加えて受発注業務の事務作業をしなければならず、業務負荷が大きくなります。余裕がなくなり、新商品の案内などの販促活動が後回しになりがちです。

受発注業務は注文のやり取り、納期・在庫・金額確認など多くのプロセスが発生するため、効率化が欠かせません。業務改善を行い、事務作業や問合せ対応の負担を減らして、本来の営業活動に注力できる環境を整える必要があります。

営業担当の業務負荷の削減

営業が行う事務処理などの業務負荷についてBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

関係部門とうまく連携できない

受発注業務には販売管理、出荷、経理など複数の部門が関わり、他部署との連携が欠かせませんが、FAXや電話などアナログでの受発注だとうまく連携できず、生産性を下げる要因になります。

できるだけデジタル化してデータ連携しやすい仕組みづくりをすることが求められます。

受発注業務を改善する方法

「アナログな受発注業務に課題が多いことは認識しているが、どうやって受発注業務を改善すれば良いのか分からない」という方に向けて、受発注業務を改善する方法について具体的に解説します。

業務フローの見直し

まず「どこを改善するべきか」を判断するために、業務フローを見直して改善すべきポイントを洗い出す必要があります。見直しだけで大幅な改善をすることは難しいため、あくまで最初のステップとして行いましょう。どれだけの人数がどれだけの時間を要しているのかを把握して、数値化すると分析しやすいです。

受発注業務のアウトソーシング

受発注業務の負荷が大きい場合は、アウトソーシングするのもひとつの方法です。それによって社員の時間を確保し、本業に集中することができます。

ただし、アウトソーシングは社内にノウハウが蓄積できない、進捗把握が難しい、コストがかかるといったデメリットもあります。リアルタイムで受注状況を確認できないため、できれば自社管理できる受発注方法のほうが望ましいでしょう。

FAX-OCRの導入

FAX-OCRとは、送られてきたFAX伝票に書かれた文字を自動認識するシステムのことです。受注入力を自動化できるため、受発注業務の負担を軽減が期待できます。

しかし、読み込みの精度には多少の問題があり、乱暴に書かれた文字や見分けがつきにくい文字は正確に読み込めない可能性があります。最終的に人の目によるチェックが必要なため、完全に自動化はできず、あくまで部分的な業務改善に留まります。

受発注システムの導入・リプレイス

受発注システムとは、受発注業務を効率化するシステムのことです。Web受発注システムやBtoB ECなどと呼ばれます。

ASPやフルスクラッチなどシステムの構築方法によって開発に掛かる期間やコストなどが大きく異なるため、新しくシステム導入を検討している企業の場合、まずは複数社に相談するのがおすすめです。

すでに受発注システムを導入しているものの運用面で課題があり、リプレイスを検討している企業は、何が問題となっているのかを明確にしてから検討しましょう。金額・操作面・サポート体制など、重視するポイントを踏まえてから検討すると選びやすいです。

EC化で受発注業務を効率化するメリット

受発注業務を効率化する方法は、上記でご紹介した通り複数の手段がありますが、抜本的な改善を望むのならWeb受発注システムの導入＝EC化がおすすめです。

EC化により受発注業務を効率化するメリットは数多くありますが、その一部をここでご紹介します。

残業時間の削減

受発注業務をアナログで行っていると人が対応しなければならず、自動化できないため多くの時間がかかります。食材など短納期の商品を扱っている場合は、前日夜の注文に翌朝対応しなければならないケースもあり、注文が集中すると対応に追われて残業時間がかさんでいきます。

BtoB ECでWeb注文できるようにすれば自動で処理できるようになり、業務効率化が見込めます。

毎月80時間近くあった残業の大幅削減に成功した導入事例はこちら！

株式会社ピー・エス・インターナショナル様：スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売

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人為的ミスの削減

受発注業務をBtoB ECなどのシステム上で処理することにより、入力ミスや読み取り間違いなどの人為的ミスを削減できます。ミスにより発生する確認作業やクレーム対応などの手間や労力も削減できるため、業務効率化の面でも顧客満足度向上の面でも大きなメリットがあります。

問合せ対応の削減

扱っている商品の種類が多かったり、複雑な使用方法だったりすると問合せの数も増えがちです。在庫や商品の詳細に関する問合せに逐一対応していると、それだけで大きな業務負荷になります。

受発注システムを導入すれば、システム上で在庫確認をしてもらうことができます。商品画像やスペックなどを詳細に掲載することで、商品に関する問合せも減らすことが見込めます。

EC導入で電話問合せの件数が年間8,000件も減少した導入事例はこちら！

サントリーマーケティング＆コマース株式会社様：酒類関連備品販売

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業務に集中できる

人為的ミスや問合せ対応の削減によって、注力すべき本来業務へ集中でき、新たな業務や施策などに回せる時間が増えます。業務改善にあてる時間を増やし、さらなる効率化を目指すことも可能です。

従業員満足度が上がる

受発注業務に多くの時間を割かれ、深夜まで及ぶ残業が恒常化していると、社内にストレスフルな空気が蔓延したり、離職率が高くなったりといった状態に陥りがちです。受発注業務を効率化することで「プライベートに時間を割けるようになった」「社員のストレスがなくなった」「社内の雰囲気が良くなった」といった変化が生まれます。従業員満足度が上がり、離職率の低下につながります。

「部内の雰囲気が変わった」という声があがった導入事例はこちら！

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テレワークが可能になる

受発注業務をEC化すれば出社せずともシステム上で対応できるようになり、テレワークが可能になります。受発注業務に限らず、アナログ作業は人の手で対応しなければならないのでテレワークには不向きです。コロナ禍の在宅勤務など、多様な働き方に対応するには業務のデジタル化が欠かせません。

IT導入補助金やものづくり補助金を活用して、自社のテレワーク環境を整備

IT導入補助金とは、 中小企業・小規模事業者がITツールを導入する際の経費の一部を国が補助し、業務効率化・売上アップをサポートする目的の制度です。

業務の標準化ができる

長く取引をしていると、人によって手続きの手順が違っていたり、対応方法が違ったりと属人化しやすくなります。組織としては業務を標準化し、誰が対応しても同じように処理する体制を整えることが望ましいといえます。ECを導入することで属人化を防ぎ、業務効率を高めましょう。

教育の効率化ができる

得意先ごとに商品の呼称や契約内容、取引条件が異なるなどしてシステム化が難しく、ECへの移行をあきらめる企業は少なくありません。しかし、企業間取引で必要な機能を標準実装しているシステムを選べば無理なくEC化ができます。

経験年数や知識レベルに関わらずあらゆる社員が対応できるようになり、新人をスムーズに教育できるでしょう。

社員教育の時間を削減できた事例はこちら！

有限会社山栄フーズ様：麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸

有限会社山栄フーズ様（麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例。FAX注文の伝票入力時間が、最大約10時間短縮。受注対応における、社員教育・確認時間・ミスが削減

営業の業務も効率化できる

BtoB ECを活用することで、営業の業務も改善できます。

受発注をクラウド化することで、営業が取引先や出先でタブレットやスマホを利用して在庫や単価の確認をしたり、取引先での商談中にその場で見積もりを作成したりといったことが可能です。社内の社員に問合せたり、社内に戻ったりして確認をする必要がないため、よりスピーディーな対応ができるようになります。

また、ECを通じて商品案内やキャンペーン情報を発信して、非対面営業を行うことも可能です。コロナ禍によって変化した営業スタイルに対応できる点も大きなメリットといえるでしょう。

営業担当の業務負荷の削減

営業が行う事務処理などの業務負荷についてBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

販促活動がしやすくなる

ECサイト上では、いつでもどこでも商品情報を伝えることができます。お得なキャンペーン情報を発信して集客をしたり、まとめ買いによる売り上げアップを図ったりといった販促活動がしやすくなります。これまでの対面営業に頼らずとも、効率的に販促活動を行うことで売り上げアップを目指せるのです。

試飲会への集客やキャンペーン告知にWeb受発注システムを活用した事例はこちら！

受発注業務の効率化で働きやすい職場づくりを！課題と改善策を解説

受発注業務の現状や課題に触れながら、受発注業務を効率化するメリットと改善方法について解説します。

まとめ買いの促進で、売上が昨年対比10％以上アップした事例はこちら！

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株式会社トータス様（ウェットスーツ製造部材の専門卸売業・販売）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例。特注生地の注文受付を、BtoB ECにより効率化。売上10％増と、人件費約1/3・残業カットを実現。

新規顧客の開拓

BtoB ECサイトは、URLを知っている得意先のみがアクセスできるクローズドサイトと、誰でもアクセスが可能なオープンサイトの2つの構築方法があります。オープンサイトで構築すれば、「〇〇（業種・商品名） 法人向け通販」「業務用 〇〇 通販」などのキーワードで検索した法人ユーザーの流入が見込めます。足を使った営業活動をせずとも、新規顧客が獲得できるチャンスが生まれるわけです。

全国各地に商圏拡大ができるだけでなく、想定外の業界からの問合せや発注を受ける可能性もあり、新たな需要の掘り起こしにもつながるかもしれません。

新規顧客の獲得

新規顧客獲得といった経営課題についてBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

顧客満足度が上がる

BtoB ECはいつでもどこでも商品の情報を確認したり発注したり問合せしたりできるので、顧客の利便性が大幅に向上します。それによって既存顧客の囲い込みができ、他社へ流れるのを防ぐことが可能です。「得意先がECサイト上で商品を検索しやすくなったため、毎日のように届いていたクレームがなくなった」という事例もあります。

得意先からのクレームが激減した導入事例はこちら！

受発注業務の効率化で働きやすい職場づくりを！課題と改善策を解説

受発注業務の現状や課題に触れながら、受発注業務を効率化するメリットと改善方法について解説します。

コストを削減できる

受発注業務の電子化によって効率化ができれば、得意先や取扱商品の数が増えたり、繁忙期で一時的に業務量が増えたりしても、人員を増やす必要がなくなります。近年はどの業界でも人材不足が叫ばれ人員採用が難航しがちなことからも、採用コストを削減できることは大きなメリットです。

また、Webカタログ機能を兼ねたECシステムであれば、紙のカタログの印刷や送付、保管、破棄などにかかる費用も低減できます。

受発注業務の効率化は5,000社以上のノウハウを持つアラジンECにご相談を

BtoB ECカスタマイズ型パッケージ「アラジンEC」は、基幹業務システムでの5,000社以上の開発・導入実績と豊富なノウハウを有しています。ここでは、アラジンECのどのような点が支持されているのかをご紹介します。

業界の専門知識がある

業務系基幹ベンダーであり豊富な実績を持つアラジンECは、美容業界や建築資材紹介などさまざまな業界に特化したチームがあり、各業界の慣習や専門知識を踏まえての業務分析が可能です。専門用語を交えて相談し、要件定義を洗い出した上で的確な提案ができる点が支持されています。

BtoB専門のシステムである

多くのBtoB ECが一般消費者向けのBtoC ECを元に作られているのに対し、アラジンECはBtoB専用に作られたシステムです。そのため、カスタマイズせずともBtoBに適した機能が標準搭載されていて、細かい部分まで設定できるのが大きな特徴です。

販売管理システムによくある単価機能と同様の単価設定や、得意先ごとの商品表示制御など個人消費者向けのECシステムには実装されていないBtoB特有の機能が標準実装されていることで、効率よくシステム構築が可能です。

BtoB専用システムならではの特長はこちら！

BtoB専用ECでできること

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は企業間取引に必要な機能をパッケージ化しています。豊富な標準機能だけでなく、必要な分だけのカスタマイズで、コストを抑えたBtoB ECのシステム構築が可能です。

基幹システムとの連携実績が豊富

販売管理システムやERPなどの基幹システムを利用している場合、EC上のデータを連携させて入力の手間を省くことができます。倉庫管理システムや決済システムとの連携も可能で、さまざまな業務の効率化を図ることが可能です。

Web受発注システム・BtoB ECと外部システムの連携メリット

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は、現在貴社が利用している基幹システム、送り状発行システム、物流システム、決済システムなどの外部システムと柔軟な連携が可能です。

サポートが手厚い

導入後のサポートも手厚く、電話サポートは平日と土曜日に21時まで対応しています。システム導入支援を行ったり、EC化率向上研修プログラムによって取引先の利用を促したりする教育システムもあり、スピーディーかつきめ細やかなサポートで高い顧客満足度を誇ります。

万全のサポート体制

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」はシステム開発から提案・分析、運用、メンテナンスなどのアフターサポートまで一貫して行っております。運用時における困ったを解決する万全のサポート体制を整えています。

受発注業務の見直しは業務効率化に大きく貢献します。EC化によって無駄な工数を減らして利便性を高めることで、従業員満足度はもちろん顧客満足度も向上し、ビジネスの成長を促すでしょう。

受発注業務に課題を抱えているなら、ぜひ豊富な実績を持つアラジンECの導入をご検討ください。

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