企業がペーパーレス化を進める方法、メリット・デメリットと成功事例を解説 |
BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」

働き方改革やIT化の推進により、あらゆる企業でペーパーレス化が進んでいます。特にBtoBの取引では膨大な量の書類のやり取りが発生することもあり、紙で対応していると業務負担が深刻化しがちです。アナログ業務は出社の必要性があり業務時間もかさみがちなことなどから働きにくい環境に陥りやすく、早急なペーパーレス化が求められます。

そこで今回は、ペーパーレス化のメリットとデメリットや推進する際のポイント、BtoB ECシステムでペーパーレス化する方法、さらに成功事例まで解説します。

これからペーパーレス化を進めたいとお考えの企業様は、ぜひご参考にしてください。

ペーパーレスとは？

ペーパーレスとは、書類などの資料を紙ではなくデータで共有し、使用する紙の量を削減することを意味します。「ペーパーレス化＝紙をスキャンして保存する」という手順を取るイメージもありますが、最初から資料をPDFで作成するなどしてデジタル化するケースも増えてきました。

パソコンやスマホの普及に伴ってデジタル化が進み、ペーパーレス化が進んでいます。日本政府もさらなる促進のために電子帳簿保存法やe-文書法などの法整備を進めており、ペーパーレス化しやすい環境も整いつつあります。

近年では働き方改革の重要施策としても取り上げられており、今後ますますペーパーレスの重要性が上がっていくでしょう。

ペーパーレス化のメリット

実際に企業がペーパーレス化した場合、どんなメリットがあるかを解説します。

印刷コストの削減

まず、紙に印刷する必要がなくなるため印刷コストが削減できます。ランニングコストとなる用紙代やインク・トナー代のほか、電気代や書類の送付費用なども減らすことができるので、多くの資料を作成していたり、取引で複数企業と書類のやり取りをしていたりする場合は大きなコストカットにつながるでしょう。

保管スペースの削減

書類や資料を紙ベースで管理していると、年月を重ねるにつれ膨大な保管スペースが必要になり、作業スペースを圧迫します。データ化すればアナログで保管する必要がなくなり、書類の棚を一気にすっきりさせられます。

業務効率の向上

必要な書類が紙で保管されていると探すのに手間がかかり、引き継ぎも面倒になるため業務効率も下がります。ペーパーレス化して資料をデータ化することにより、パソコンなどで簡単に検索・共有でき、情報を発信するのも受け取るのも楽になります。

セキュリティー対策の強化

書類や資料を紙で保管する場合、紛失や盗難のリスクが高くなり、セキュリティー面が脆弱になります。データ化すればパスワードをかけたり社内メンバーしか閲覧できない設定にしたりすることで、セキュリティー対策の強化が可能です。

システム障害や災害などのトラブルに見舞われた時も、オンライン上でデータ保管しておけば自宅からでも確認でき、BCP対策にもなります。

テレワークの実現

働き方改革やコロナ渦により、テレワークの導入率は大幅に上がりました。テレワークが新たなスタンダードになりつつある今、紙などアナログでの作業は大きな弊害になります。ペーパーレス化により、場所や時間に縛られないテレワークを実現しやすくなり、働きやすくなるでしょう。

環境保全への貢献

ペーパーレス化は紙資源の浪費を防ぐため、環境保全にも適しています。近年、SDGsやサステナビリティといったキーワードが注目されているため、企業の日常的な環境対策も重視されるようになりました。率先してペーパーレス化に取り組む姿勢は、企業ブランディングにも貢献します。

SDGsへの取り組み方や実例、中小企業が取り組むメリットをご紹介

これからSDGsに取り組みたい企業に向けて、SDGsに取り組むメリットやスムーズな取り組み方、取り組みを成功させるポイントや具体例をご紹介します。

ペーパーレス化のデメリット

一方で、計画的にペーパーレス化をしないとかえって逆効果になるケースもあります。ペーパーレス化のデメリットとして、注意点をご紹介します。

導入時にコストやリソースが必要

ペーパーレス化を推進するにあたり、これまでの企業体制を変える必要が出てくる場合もあります。ITツールなどに投資するコストや、ツール選定・導入・運用などを担当する人員が欠かせませんが、その後はペーパーレス化によるコストカットができるため、最終的にはプラスになります。

手間が増えて不便になるリスクがある

とはいえ、無計画にペーパーレス化を進めると自社に合ったやり方を取り入れられず、かえって手間が増えたり不便になったりするリスクもあります。業務フローを洗い出し、予算に合った方法でペーパーレス化していくのが望ましいでしょう。

ITリテラシーが求められる場合もある

ITツール選定時に注意すれば回避できることではありますが、高度なITツールを導入した場合は利用者にITリテラシーが求められる可能性があります。できれば誰でも使いやすいようにカスタマイズできるツールを選び、自社に合わせて最適化してから導入したほうがいいでしょう。

データ管理ゆえのリスクもある

ペーパーレス化により電子化された書類はサーバーなどで管理されるので、紙とは違ってシステムエラーなどで閲覧できなくなるリスクがあります。クラウドで共有している場合は、オンライン上でなければ確認できません。

また、手違いで消去されてしまうと深刻なトラブルになります。定期的にバックアップを行う、重要書類はオフラインでも閲覧できるようにするなどの対策をしておくと安心です。

ペーパーレス化をスムーズに推進するには

これからペーパーレス化を実施する場合に、スムーズに進めるためのポイントを解説します。

ペーパーレス化の必要性を周知する

ペーパーレス化は特定の担当者だけが行うものではなく、企業や部署全体で取り組むものです。そのため、該当業務に関わるすべての従業員にペーパーレス化の周知・徹底をしなければなりません。

先ほどご紹介したペーパーレス化のメリットを中心に「ペーパーレス化すればどんないいことがあるか」を説明し、従業員に「ペーパーレス化したほうが働きやすくなる」という意識を持てるよう、理解を促すのがポイントです。

ペーパーレス化する書類を選定する

すべての書類がペーパーレスに適しているわけではありません。無理なく効率的にペーパーレス化を推進できるよう、対象とする書類を選定しましょう。ペーパーレス化が可能な書類は、各種契約書類、社内申請書類、会議資料、受発注関連書類などで、ビジネス文書はほぼペーパーレス化でき、業務効率を高められます。

ただし、e-文書法で対象外とされている書類はペーパーレス化できません。緊急時にすぐ目で確認する必要がある船舶に備える手引書や、現物性が高い免許証や許可証などは対象外となっています。

ペーパーレス化するツール・システムを選定する

ペーパーレス化のメリットを通じて必要性を周知しても、実際にペーパーレス化する作業がうまくいかなければ軌道に乗りません。ITリテラシーが低い従業員でもスムーズにペーパーレス化できるよう、使い勝手がよく、自社の業務フローにマッチしたツールやシステムを選ぶのも重要です。

先ほども解説した通り一般的なビジネス文書はペーパーレス化できるので、特に書類のやり取りが煩雑になりやすい受発注業務におけるペーパーレス化はコストカットや業務効率化に大きく貢献します。書類管理のシステムのみならず、BtoB ECシステムでのペーパーレス化も可能なので、受発注業務の見直しとともに導入を検討するのもおすすめです。

BtoB ECについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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BtoB EC導入でペーパーレス化できる書類

実は、BtoB ECシステムの導入でペーパーレス化できるのは、発注書などの帳票類だけではありません。だからこそBtoB ECシステムでペーパーレス化するメリットがあります。

ここでは、どんな書類をどのようにペーパーレス化できるかを解説します。

発注書・領収書などの帳票類

BtoB ECシステムを導入すれば、Web上で受発注ができるようになり、見積書、注文書・発注書、請求書などがデータでやり取りできます。何度も書類を郵送して手作業で入力したり確認したりする手間が省け、スピーディーに取引できるようになります。

特に紙や電話などアナログのやり取りだと業務負担が大きい注文書の電子化については、以下の記事で詳しく解説しています。

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注文書を電子化するメリット・デメリットとは何か、スムーズかつ安全に電子化ができるおすすめの方法は何かまで、詳しく解説します。

パンフレットやカタログ

定期的に発行するパンフレットやカタログも、毎回取引先へ届けるとなると郵送費や手間がかかりますが、ECサイトがあればWebカタログとしてリアルタイムで発信できるようになります。取引先にとってもWebカタログは利便性が高いことから、売上アップも期待できます。

チラシやDMなどの販促物

BtoB ECシステムを導入すれば、ECサイト上でキャンペーンや限定販売などさまざまな販促活動が展開可能です。顧客のランク別に違ったキャンペーンを訴求するなどのカスタマイズを行えるほか、商品ごとにおすすめの商品を表示して、追加購入による売上アップも図れます。

Web展示会機能があるBtoB ECシステムなら、展示会用オーダーシートもペーパーレス化でき、これまで展示会で準備が必要だったペンやカメラも不要となります。

BtoB EC導入によるペーパーレス化の成功事例

BtoB ECシステムの導入により、どんな書類・冊子をどれくらい削減できたかなど、導入前の課題と導入後の効果をご紹介します。

山栄フーズ様

以前は約1,000店もの取引先からFAXの注文伝票で受注していたため、大量のFAX用紙と膨大な作業時間が必要で、用紙のコストと業務時間が膨大になっていました。

そこでBtoB ECサイト構築・Web受発注システム「アラジンEC」を導入した結果、わずか4カ月で約半分の500店がFAX注文からEC注文に移行してペーパーレス化が進み、FAX用紙のコストと作業時間が大幅に削減されたのです。作業時間は最大10時間減り、ミスも一気に減りました。

有限会社山栄フーズ様：麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸

有限会社山栄フーズ様（麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例。FAX注文の伝票入力時間が、最大約10時間短縮。受注対応における、社員教育・確認時間・ミスが削減

ピー・エス・インターナショナル様

EDIを利用していない中小規模の取引先から大量のFAX注文を受け、手動で受注処理をしていましたが、同じくアラジンECを導入してクローズドなECサイトで受注できる仕組みを作り、受注処理が約1年で半分にまで削減されました。FAX用紙の消費が減り、業務全体のペーパーレス化による効率化に成功しています。

株式会社ピー・エス・インターナショナル様：スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売

株式会社ピー・エス・インターナショナル様（スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例。BtoB ECとEDIを、基幹システムと連携 受注処理を約1/2自動化し、残業削減

サントリーマーケティング＆コマース様

もともとは紙のカタログ冊子を配布し、取引先からは電話やFAXのほかWebでも注文を受けていましたが、Web発注時も商品番号の手入力が必要など、受発注システムの利便性に課題がありました。

そこでアラジンECを導入してカタログをBtoB ECサイト上で展開し、サイト上で商品のサイズやスペックまで細かく設定して検索できるようにしたことで、取引先自身がニーズに合った商品にすぐたどり着けるようになりました。カタログの用紙量はもちろん業務量も減り、年間70時間の削減を達成しています。

サントリーマーケティング＆コマース株式会社様：酒類関連備品販売

サントリーマーケティング＆コマース株式会社様（酒類関連備品販売）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例｜Webならではの幅広い商品展開で、自社・取引先ともに売上アップ。取引先の使いやすさから、電話問合せは8,000件減

ペーパーレス化はアフターコロナの必須課題

これらの成功事例からも分かるように、BtoB ECシステムの導入によって、ペーパーレス化に加えて業務効率化や顧客満足度の向上などの効果も見込めます。これから取引先もテレワークが浸透し、業務のオンライン化に伴ってペーパーレス化が求められるようになるでしょう。

それでもWeb上での受発注に不安や課題を感じている方は、ぜひお気軽にご相談ください。BtoB ECサイト構築・Web受発注システム「アラジンEC」は上記でご紹介した事例以外にも多くの導入実績があり、業界知識も豊富です。自社フローに合わせたスムーズな導入・運用をご提案できますので、提案書と見積書を他社と比べてご検討ください。

「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。