受注管理とは？業務内容と正しい受注管理システムの選び方 | Web受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」

受注管理とは、顧客から注文を受けた後に注文内容や在庫の確認をするなど、受注に関わる一連の業務作業のことです。受注管理は販売管理の一つでもあり、受注管理における顧客はさまざまで、発注者と受注者の関係性もBtoBやBtoCなど多岐にわたります。

今回は企業間取引における受注管理の業務内容を詳しく解説し、受注管理システムが必要とされる理由や、便利な受注管理システムの機能やメリット、システム化のポイントまで紹介します。
受注業務に課題があり、効率化やシステム化などの改善を検討している方や、受注管理システムの乗り換えや導入を考えている方は、ぜひ参考になさってください。

目次

受注管理とは？

受注管理とは、顧客から注文を受けた後に注文内容や在庫の確認をするなど、受注に関わる一連の業務作業のことです。

受注管理は販売管理という大きな括りの中の一部です。受注管理における顧客はさまざまで、発注者と受注者の関係性もBtoBやBtoCなど多岐にわたります。

受注管理の業務内容

商品やサービスの注文を受けることで発生する受注管理業務。業務内容は複数の作業から成り立っています。受注管理のおもな作業は次の5点です。

• ・見積り
• ・契約締結
• ・注文書の確認や入力
• ・在庫の確認
• ・納期の確認や連絡
• ・受注伝票の作成
• ・注文請書の作成

見積り

注文の前に、顧客から見積りの問合せがあるのが一般的です。新規取引の場合や、既存取引であっても注文内容や価格に変更がある場合は、まず見積書を作成して提出します。数量や価格、納期などを記載して、認識の相違がないか確認します。

契約締結

送付した見積もりに取引先が合意すれば、契約締結です。メールや書面で取引契約を交わして、注文書の作成に移行します。デジタル化に伴って、契約書を電子ファイルで作成し、電子署名によって締結するケースも増えてきました。契約の電子化により、郵送の手間が省けて紛失のリスクも下がります。

注文書の確認や入力

顧客からの注文があると、まず注文内容の確認をします。注文の受け方は企業により異なるため、確認方法もメールや電話、FAXなどさまざまです。

在庫の確認

注文を受けた商品やサービスの在庫を確認します。在庫がない場合、仕入れ先に新たに商品やサービスの発注を行います。受注生産の場合、生産に必要な部品や原材料の確認を行い、生産可能かどうかの判断をします。

納期の確認や連絡

在庫確認を行い、いつまでに納入可能かを顧客に連絡します。在庫がない場合、納期が遅くなるため、顧客と納入時期のすり合わせが必要です。

受注伝票の作成

在庫、納期の確認が取れたら、注文を受けた記録として受注伝票を作成します。受注伝票の記入は会社での管理方法により異なります。データ入力の場合や紙面に残して保管することもあります。

注文請書の作成

受注伝票をもとに、顧客向けに注文請書を作成します。この時点で注文が確定したことになります。必ずしも発行する必要はありませんが、取引上のミスを防止する観点からも注文請書を発行したほうがよいでしょう。

受注管理における課題

受注管理における課題は大きく分けて2つあります。それぞれでさまざまなトラブルが発生しています。

受注から出荷までの業務が煩雑

得意先によって取引条件が異なることが多い企業間取引の受注管理は工程が多く、受注から出荷までの業務が煩雑になり、人的ミスが起きやすいです。それぞれの工程で書類の処理をしていると、書類の管理も煩雑になり、転記漏れや入力漏れなどが起きるリスクも上がります。
月末は受注が集中するなどのばらつきもあり、人員配置が難しく人件費がかさみやすいことも課題です。

属人化が起こりやすい

人の手によるアナログな受注管理をしていると、どうしても属人化してしまいます。Aさんでなければ分からない書類があったり、Bさんでなければ対応できない受注があったりすれば、効率化できないばかりかほかの従業員が対応してミスが生まれたり、すぐに対応できなかったりしてクレームにつながるリスクもあります。こうしたトラブルが取引先の満足度を下げて、ゆくゆくは大きな損失になるかもしれません。
属人化していると引き継ぎにも労力がかかり、担当者育成の足かせになります。

受注管理における課題解決方法

受注管理の課題を解決するには何に取り組めばいいのか、おすすめの解決方法を紹介します。

受注管理に対応する人員を増やす

人員を増やし、業務に余裕をもたせることでミスが起こるリスクを減らし、属人化を防ぐための業務改善も行いやすくなります。
しかし、近年はどの業種でも人手不足が続いていることから、募集をしてもすぐに理想的なスキルやマインドセットを持った人材が集まるとは限りません。また、予算の都合上、増員が難しい場合も多いことでしょう。

受注管理業務のアウトソーシング（外部委託）

予算はあるものの人材が集まらないという場合は、受注管理の専門知識が豊富な外部企業にアウトソーシングするという方法があります。長期間委託するのではなく、最初だけコンサルティングとして入ってもらい、従業員と並走してノウハウを学んでから内製化する手もあります。

受注管理システムを導入する

アウトソーシングは便利ではありますが、社外の人間に依頼する形になるため、比較的コストがかかるほか社内にノウハウが蓄積されないというデメリットもあるため、システムの導入により抜本的な課題解決を目指すことをおすすめします。BtoBの受注管理に特化した機能を持つシステムであれば、導入によって自動的に課題解決できるケースも多いです。

受注管理システムとは

受注管理システムの主な機能

• ・注文内容の確認と入力
• ・在庫の確認
• ・受注生産や特注品の発注手続き
• ・納期の設定
• ・出荷指示

受注管理システムは、どの商品が・いつまでに・どれくらい必要かという注文内容を入力し、在庫を確認してから、生産や発注を行い、納期を設定して出荷する役割を果たします。そのため、これらの機能が網羅的に搭載されています。

受注管理システムについては、以下の記事で詳しく解説しています。

受注管理システムとは？特徴やメリット、選び方を解説

受注管理の注意点を踏まえたうえで、受注管理システムの機能や導入するメリット、システムを選定する際のポイントを解説します。

受注管理システムを導入するメリット

上記のような業務を自動化することにより、受注側・発注側それぞれが以下のようなメリットを得られます。

【メリット1】人的ミスと人件費の抑制

受注管理をシステム化することで、正確なデータ入力と確認が可能です。受注入力時の転記ミスなどの人的ミスがなくなるばかりか、大勢の人手や長時間の残業・休日出勤も必要なくなり人件費の抑制にもつながります。

受注入力のミスの原因と対策とは？効率化に役立つシステムもご紹介

受注入力にありがちな課題のほか、どうしてミスが発生してしまうのか、原因と対策を解説します。

【メリット2】データ連携による業務削減

他業務システムとのデータ連携をスムーズに自動で行うことで、納品までのリードタイムを大幅に短縮できます。在庫がない商品を受注してしまい欠品のお詫びを連絡する、といった対応も発生しなくなります。

ECサイトをデータ連携するメリットとは？BtoB ECとシステムを連携させる際の注意点

データ連携が必要な理由やメリット、各システムとの連携方法、さらにBtoB ECサイトとのシステム連携の方法や事例などを詳しく解説します。

【メリット3】紙の使用量の削減

これまでFAXで受注したり、電話やメールで受けた注文内容を印刷して転記したりしていた場合、注文のやり取りを受注管理システム上へ移すことで紙の使用量を大幅に削減することができます。ペーパーレス化が実現すればSDGsへの寄与にもつながりますし、用紙代や印刷費といったコスト削減にもなります。

企業がペーパーレス化を進める方法、メリット・デメリットと成功事例を解説

ペーパーレス化のメリットとデメリットや推進する際のポイント、BtoB ECシステムでペーパーレス化する方法、さらに成功事例まで解説します。

SDGsへの取り組み方や実例、中小企業が取り組むメリットをご紹介

これからSDGsに取り組みたい企業に向けて、SDGsに取り組むメリットやスムーズな取り組み方、取り組みを成功させるポイントや具体例をご紹介します。

【メリット4】顧客満足度の向上

受注管理におけるミスが減り、納期短縮が実現すれば、結果的に顧客満足度の向上にもつながることでしょう。
アナログなシステムへの切り替えに難色を示す取引先も少なくありませんが、発注側にもメリットがあることを伝えることで切り替えをスムーズに進めることができます。

BtoB ECで得られるメリットとは？課題・注意点と導入事例

市場拡大が続く、BtoB EC。導入企業が増加する背景にはBtoB ECだからこそのメリットがあります。今回はBtoB ECの専門家が、導入側と顧客側それぞれの視点でメリットを解説します。さらに、導入前の注意点や実際にBtoB EC導入でメリットを得.....

受注管理のシステム化を成功させるポイント

販売管理システムにはさまざまな機能や製品があります。受注管理のシステム化をする際に、自社に適した販売管理システムを導入するために気をつけたいポイントが3つあります。

• ・自社の業務フローの見直し
• ・担当者目線になる
• ・他の業務システムとの連携

自社の業務フローの見直し

販売管理システムは自社の業務フローに合ったものであることが大切です。そのために、まず自社の業務フローを見直しましょう。現状の業務課題を洗い出し、「何のために導入をするのか」「どんな課題を解決するためなのか」などのシステム導入の目的を明確にします。

導入の目的が不明瞭なシステムを入れてしまうと、必要のない機能を追加したり、業務スケジュールがズレたりするなど、さまざまなトラブルの原因になります。不要なトラブルを引き起こさないためにも、システム導入前に自社の受注管理業務を見直し、自社に必要な機能や導入目的を明確にしましょう。

担当者目線になる

販売管理システムを導入すると業務効率化が進みます。裏を返せば、人手がいらなくなるということ。すると、今までプロジェクトに関わっていた社員や対象となるプロセスの担当者は、将来に対する不安を感じます。
システム導入部署の社員に対する不安の解消や、人材再配置に必要な動機付けを丁寧に行うなど、担当者への配慮が大切です。

他の業務システムとの連携

販売管理システムを既存の業務システムと連携することで、さらなる業務負荷の削減が可能です。ただし、システムの連携には慎重を要します。
もしシステム構築後の連携テストで問題が発生した場合、両システムの手直しが必要となり、大幅な時間とコストを失う結果になってしまいます。システムを連携する際は、連携するシステム会社との入念な打ち合わせを行うことが大切です。

外部システムとの連携メリット

「アラジンEC」は基幹システム、送り状発行システム、物流システム、決済システムなどの外部システムと柔軟な連携が可能で、業務効率化とコスト削減に繋がります。

受注管理システムの正しい選び方

受注管理システム選びで失敗しないために、押さえておくべき選定ポイントを解説します。

自社のニーズに合った機能があるか

企業によって受注業務の内容は異なるため、受注システムに求める機能も自ずと異なります。受注システムの導入によって受注業務のどのような課題を解決したいのかを明確にしたうえで、課題解決につながる機能がシステムに搭載されているかどうかを必ず確認しましょう。

ただし、機能が豊富に搭載されている場合も要検討です。多機能だとコストが上がる傾向があり、自社では使わない不要な機能もあるので、単純に多機能なものを選ぶのではなく、自社で必要な機能が搭載されているかどうかを確認し、機能が標準装備されていない場合はカスタマイズできるかなどを、コストを踏まえて確認することをおすすめします。

費用対効果が高いか

見積りで導入コストや運用コストを確認し、実際に運用してどれくらいの費用対効果が見込めるか試算します。導入コストや運用コストが高くつくと「導入を見送る」という判断になりがちですが、導入による効果はできるだけ長期的な目線で、かつ複合的に測ることを推奨します。

まず、受注管理システムによって、受注処理にかかっていた人件費をどれくらい削減できるかを正しく把握することが重要です。受注処理にかかっていた作業時間や、残業の有無、担当していた人員の数から試算します。
そのほか、業務効率化によって生まれた余力を他の業務に充てることができるか、離職リスクの低減につながるか等のさまざまな観点を持ち、システム化による副次的な効果も加味して費用対効果を算出し、IT投資の評価を行うことをおすすめします。

使い勝手がいいか

ニーズに合った機能があり費用対効果が高いと判断できた場合でも、使い勝手が悪ければスムーズに運用できず、想定通りの活用がされないリスクがあります。実際に運用する担当者が問題なく作業できるか、操作感を確認してから導入するのがおすすめです。直感的に操作できるか、画面や操作ボタンがシンプルで分かりやすいかなど、デモ画面を操作して確認しましょう。

サポート体制が充実しているか

使い勝手だけでなく、サポート体制も重要です。システムに不具合やトラブルはつきものなので、いざという時に迅速で手厚いサポートを受けられるかどうかで満足度が大きく変わります。特に受注管理システムは取引を担う重要なシステムで、トラブルがあったらすぐに対処しなければなりません。サポートセンターにすぐ連絡ができるか、専属の担当者はつくか、システム担当者への連携はスムーズかなどを細かく確認してから選定しましょう。

Web受発注システム（BtoB EC）の導入でさらに受注業務の効率化が可能

受注管理のシステム化の必要性について解説しました。

販売管理システムで受注管理を行っている企業でも、取引先からの受注は電話やFAXなどアナログな方法で行っている企業が多いです。しかしWeb受発注システムを導入することでより受注業務の効率化が図れます。
下の図はWeb受発注システム導入を導入した場合のフローチャートです。

Web受発注システムを導入することでいつも電話やFAXで受けていた受注業務の効率化が可能に。また、見積管理も効率化できます。
24時間受注が可能で、業務が中断されることもありません。人手が必要ないので人件費も抑制できます。
さらに、リードタイムを短縮できるため、顧客満足度の向上にもつながることでしょう。

現在では業界を問わずさまざまな事業がWeb受発注システムを導入し、さらなる受注管理の効率化を進めています。Web受発注システムは、柔軟に自社の業務に沿うことができ、既存の販売管理システムとの連携も可能です。
これから販売管理システムの導入を検討する際は、将来的に既存システムとの連携についても視野に入れておくと良いでしょう。

アラジンECなら、シンプルな設計と必要最低限の機能に加えて、貴社に合わせた機能をカスタマイズすることが可能です。貴社だけに最適化されたシステムを提供いたします。