受注管理システムとは？特徴やメリット、選び方を解説 |
BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」

受注業務は負荷が大きくなりやすく、残業が増えたりテレワークの妨げになったりするため、業務効率化に貢献する受注管理システムが広く普及しています。現在は電話やFAXなどアナログで受注して手作業で受注管理している企業であっても、今後はシステムによるデジタル化が必要になってくるでしょう。

そこで今回は受注管理の注意点を踏まえたうえで、受注管理システムの機能や導入するメリット、システムを選定する際のポイントを解説します。受注管理に課題を抱えている企業の方は、課題解決の手段としてぜひ参考になさってください。

受注管理とは

そもそも受注管理とは販売管理の一部であり、顧客から注文を受けてから出荷するまでの一連の業務のことです。具体的には注文内容の確認や入力、在庫の確認、納期の確認と連絡、受注伝票や注文請書の作成などがありますが、細かい内容が企業によって異なります。

BtoBのビジネスであれば、顧客と契約を交わす際の取引契約を結んだり、見積書を作成したり、注文内容を基幹システムに記録したり、注文請書を発行したりするケースが多いです。

受注管理の詳しい内容については、以下の記事で詳しく解説しています。

受注管理とは？業務内容と正しい受注管理システムの選び方

販売管理にはさまざまな業務作業が発生します。その中の一つが「受注管理」です。受注管理とはどのような業務のことなのか、業務を行う流れについて解説します。また、話題の受注管理のシステム化が進む背景やシステムの選び方までご紹介します。

受注管理で注意するべきミス・トラブル

FAXや電話など、アナログな受注管理でよく起きるミスやトラブルについて紹介します。

見積書作成に時間がかかる

取り扱っている商品が多かったり類似商品が多かったりすると、見積書の作成にも手間と時間がかかります。取引先から「どの商品がいいのか分からない」と問合せが来たり、誤発注が起こり修正や確認の手間がかかったりします。

また、セット販売などで組み合わせが多数あると、同じ商品でも価格が変わることもあり、見積書の作成も複雑になりがちです。

業務負荷が大きく、業務効率が下がる

受注管理では、特定の時間や期間に注文が集中するなどして残業が多くなりやすく、働き方改革が進まずに悩んでいる企業が少なくありません。アナログの受注管理だと、ほとんどは出社して会社で作業するしかないので、業務効率が上がらず働きやすい環境を作れないでしょう。忙しくなるほど人為的なミスが増え、トラブルが起こりやすくなることもデメリットです。

決算時の検収照合が面倒

アナログで受注管理をしていると、月末の決算の時などに納品書と請求書を突き合わせて取引を確認する検収照合に手間がかかります。それぞれ紙で管理している場合、都度書類を取り出して突き合わせなければならないため、取引が多いほど経理部門の負担が大きくなります。

短納期や小ロットの発注を受けきれない

FAXや電話で注文を受けたり、見積書や伝票を手書きや手入力で作成したりしていると、どうしても人の手が介在する分だけタイムラグが生まれてしまい、短納期の発注を受けきれなくなります。

マンパワーに依存するため、小ロットの注文数がかさむと利益よりも負担が大きくなってしまい、すべてを受けていると経営を圧迫するリスクがあります。だからといって短納期や小ロットの発注を取りこぼすと、新規獲得に失敗するなどして取引先数が減ってしまう可能性が出てきます。

人為的ミスでクレームが発生する

アナログの受注管理だと、人為的ミスをゼロにするのが非常に難しいため「注文内容と違う」といったクレームが顧客から届くことがあります。

大事な商品が納期に間に合わないなどのトラブルが起きると信用問題に発展し、得意先が離れてしまうなどの大きな損失になりかねません。こうした人為的なミスを防ぐためには、受注管理の自動化が必要です。

受注管理業務を改善するならシステムの導入がおすすめ

こうした受注管理のミスやトラブルを削減し、業務効率化するのに有用なのが、受注管理の工程を自動化する「受注管理システム」です。

受注管理システムとは

見積業務や受注業務などの販売業務を自動的に行うシステムのことです。受注管理システムを導入することによって、ミスやトラブルを防ぎつつ作業効率を上げ、受注管理がスピーディーに行えるようになります。ほかにも受注情報を一元管理できるようになったり、業務効率化によって人件費や用紙代・印刷代・通信代などのランニングコストをカットしたりすることが可能です。

受注管理システムには受注管理機能のほかに、出荷管理機能や在庫管理機能が搭載されていることが多いです。一連の受注管理業務を受注管理システムで自動化すれば、自社にとっても取引先にとっても便利な受発注環境が整うでしょう。

受注管理システムの役割・機能

受注管理システムは、どの商品が、いつまでに、どれくらい必要かといった注文内容を確定し、生産・出荷などに引き継ぐ役割を担っています。ここでは詳しい機能について紹介します。

見積管理

受注管理システムでは、見積を入力し、見積決定分析をしたり、見積明細表を表示して履歴を管理したりすることが可能です。見積段階でのデータをシステム上で管理できるようになるため、今後のアップセルに向けたアプローチを考える際にも重宝します。

受注管理

受注入力に加えて、注文内容の確認から出荷データの作成までを行います。具体的には受注入力、受発注同時入力、受注明細表管理、納期管理、手配管理などを行い、納期に間に合うようにスムーズな出荷へとつなげていきます。

生産管理・発注管理

受注情報などをもとに必要な商品数を生産する生産管理や、納期までに商品を届けるための材料や部品を発注する発注管理も、受注管理システム上で行えます。納期遅れを防ぐために重要な業務で、システムで自動化することにより余裕を持って対応しやすくなります。

出荷管理

注文を受けた商品を出荷するための管理業務も受注管理システム上で行えます。大きく分けると、ピッキングリストや出荷指示履歴なども記録できる出荷指示機能と、実際の出荷履歴や一括出荷処理ができる出荷処理機能の2つがあります。

出荷指示書を作成し、商品が破損しないように梱包するなどの出荷準備や、納期に合わせて正しく出荷するための記録管理などは、滞りなく取引先に商品を届けるために欠かせない業務です。

在庫管理

現在の在庫数を管理し、リアルタイムで商品の在庫数データを確認することができます。受注内容に基づいた在庫管理だけでなく、今後を見越してどれくらいの在庫数を確保しておくのがいいかといった適正在庫や、組み立てを行うセット品の在庫も管理できるため、複雑な業務にも対応できます。

ほかにも資産在庫、物流在庫、倉庫別在庫、預り在庫、滞留在庫など、企業によってさまざまな在庫管理があり、自社に合った在庫管理機能を持つシステムを選ぶのがおすすめです。

販売管理ソフト「アラジンオフィス」の受注機能一覧はこちら

受注管理システムを導入するメリット

受注管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのか、代表的なものを具体的にご紹介します。

業務効率化・負荷の軽減

アナログで受注業務を行っていると、マンパワーに依存するため属人化しやすくなり、特定の担当者でなければ対応できなかったり、新しい担当者にスムーズに引き継ぎできなかったり、対応するスタッフによって業務内容が異なったりするリスクがあります。

受注管理システムを導入すれば、業務の標準化・平準化につながり、脱属人化が可能です。結果的に業務効率化に成功し、残業時間の削減・働き方改革の実現につながるでしょう。無理なく定時退社ができるようになれば、従業員満足度も上がり、離職率の低下も期待できます。

ミス・クレームの削減

受注管理業務をシステムにより自動化することで、人為的なミスが削減されます。人がそれぞれ基幹システムへ手入力するとなると誤入力のリスクがあり、確認や訂正の手間が発生するうえに、クレームに発展するケースもあります。

受注管理システムで自動化すればこのようなミスが減り、クレームも削減されるため、顧客満足度の向上に貢献するでしょう。リピート率が上がるだけでなく、スムーズな対応により新規顧客獲得にもプラスに働きます。

ペーパーレス化

受注管理システムで業務をデジタル化することによって、見積書や納品書などの書類をデータ送付できるようになり、自社で毎回印刷して郵送するといった手間がかからず、ペーパーレス化が実現します。コスト削減にはもちろん、SDGsにもつながるため、企業ブランディングにも適しています。

SDGsについてはこちらの記事で詳しくご紹介しているので、ぜひ参考になさってください。

SDGsへの取り組み方や実例、中小企業が取り組むメリットをご紹介

これからSDGsに取り組みたい企業に向けて、SDGsに取り組むメリットやスムーズな取り組み方、取り組みを成功させるポイントや具体例をご紹介します。

受注管理システムの選定ポイント

これから受注管理システムの導入を検討している企業に向けて、システムを選定する際に確認するべきポイントを解説します。

自社に合ったシステムかどうか

どんなシステムでも導入にはコストがかかります。導入後も月々のランニングコストがかかる場合もあるため、全体でどれくらいのコストがかかるか確認したうえで、コストに見合った人件費や消耗品費などの削減効果が見込めるかどうかを試算しましょう。試算結果がプラスになれば導入したほうが良いですが、コストのほうが大きくなる場合は損失になってしまいます。

最低限のコストでパフォーマンスを最大化するには、自社の要件（業種、企業規模、必要機能）に合ったシステムを選ぶことが重要です。自社の受注管理における課題を洗い出したうえで、受注管理システムにどのような機能があれば問題なく運用できるかを明確にして、必要な機能を搭載しているシステムの中から選ぶのが良いでしょう。

サポート体制は十分か

多機能なシステムであっても、サポートが不十分だと受注管理システムをうまく運用できないリスクがあります。売上に直結する受注管理システムに不具合が起きた際の影響は大きいため、サポート対応の手厚さは重要です。導入後にどれくらいのアフタフォローがあるか、トラブル時にはどんな対応を受けられるかなどを見積の段階で確認しておきましょう。

また、自社の慣習に合った提案を受けられるかも大切です。同じ業界の導入実績が豊富な企業であれば専門知識があり的確なアドバイスを受けられる可能性が高いため、近しい企業の導入事例があるか確認し、自社に適した提案を受けてから検討するのが理想的です。

「Web受注システム」の導入で受注業務を効率化

取引先からの見積書や注文データ処理を効率化するなら、合わせて「Web受注システム」も導入することをおすすめします。Web受注システムとは、FAXや電話で受けている注文をWeb化するシステムです。取引先からの注文方法から変えることで、聞き間違いや読み間違いのミスを削減できより効率化を実現するでしょう。

アイルは販売管理システムとWeb受注システムどちらも開発しておりますので、受注業務の効率化はお任せください。Web受注システムの導入を検討している企業様の課題や、現在ご利用されている受注管理システムについてのお悩みをヒアリングし、解決へと導きます。ぜひお気軽にお問合せください。

「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。