バックオフィス業務の効率化・デジタル化とは？課題と成功事例を紹介 |
BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」

バックオフィス業務は直接利益を生むフロント業務よりも目立たない、影の存在と思われがちですが、企業活動の根幹となる「ヒト・モノ・カネ」を扱う重要な業務です。また継続的にコストがかかる業務も多いことから、デジタル化などの効率化で大幅なコストカットが期待できる分野でもあります。

そこで今回は、バックオフィス業務の重要性や課題をご紹介したうえで、効率化する方法や効率化のメリット・注意点、おすすめのやり方や成功事例まで細かく解説します。企業間取引におけるバックオフィス業務に時間やコストがかかっている企業の方は、ぜひ参考になさってください。

バックオフィス業務とは

バックオフィスとは広い意味では「後方支援」を意味する言葉で、一般事務、人事、法務、経理、情報システム部門（情シス）、営業をサポートする営業事務など、企業において顧客と直接関わることのない業務です。「間接部門」と呼ばれる場合もあります。間接的に売上や利益の改善に貢献し、企業活動に欠かせない重要な業務です。

フロントオフィス業務とは

バックオフィス業務の対となる業務が、顧客と直接関わる業務である「フロントオフィス業務」です。主に売上に直結する活動を行う営業、マーケティング、コンサルタントなどが挙げられます。

卸・メーカー・製造業におけるバックオフィス業務とは

卸・メーカー・製造業においては、見積書を作成したり注文を受けたりする受発注業務、商品の品質を保ったり在庫数を管理する在庫管理業務、請求書発行や代金回収を行う請求業務、伝票や指示書に従って商品を梱包したり配送したりする出荷業務・配送業務などがバックオフィス業務に該当します。

バックオフィス業務の重要性

ここでは、バックオフィスが重要な理由を解説します。

企業活動の根幹であるため

裏方ではあるものの、バックオフィス業務は企業活動を支える重要な役割を担っています。フロントオフィスがどれだけ活発に動いていたとしても、バックオフィス業務が正常に行われていなければ企業活動は完結しません。そのため、バックオフィス業務は企業の生命線だと言えるでしょう。

経営に密接に関わっているため

バックオフィス業務は、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報（知的財産）」といった経営資源を管理する役割を担っています。経営資源をどのように活用していくかが企業の成長のカギを握っていることから、ミスは許されません。逆にバックオフィスが充実することにより、より制度の高い経営判断も可能となります。

バックオフィス業務の課題

バックオフィス業務に関して、多くの企業が直面している課題を3つご紹介します。

業務が属人化してヒューマンエラーが起きる

バックオフィス業務は事務作業が多いため、日々のルーティンワークになりやすく、従業員によってマイルールができるなど属人化しがちです。ルーティンワークになると、きちんと確認しないまま作業を進めてしまったり、担当者が休んだり新任に代わったりした時にうまく引き継ぎが行われず、ヒューマンエラーが起きやすいことが課題です。最悪の場合、顧客に迷惑をかけて失注や取引停止といった事態になるリスクがあります。

兼任するとコア業務が手薄になる

バックオフィス業務とフロント業務を分業できず兼任している場合は、本来注力するべきコア業務が手薄になりがちです。特に細かい作業も多いバックオフィス業務は忙しいと後回しにされる傾向があり、業務が滞りやすいです。最終的にはサービスの質が下がり、売上にも悪影響を及ぼすでしょう。

他部署との連携が多く工数がかかる

バックオフィス業務は他部署からの問合せが多く、何かと工数がかかります。人事や情シスはさまざまな部署から、営業事務や受発注業務担当は営業からの問合せが多く寄せられます。問合せがあるたびに対応していると業務効率が下がって残業が増え、人的コストがかさみます。対応漏れが起きやすい点もデメリットです。

バックオフィス業務を効率化する方法

上記のような課題を解決し、バックオフィス業務を効率化するにはどうしたら良いのでしょうか。ここでは、3つの解決策について解説します。

人材を育成・採用する

バックオフィス業務を円滑に進められるよう、業務に関するスキルを持っている人材を育成したり、採用したりする手があります。課題を根本から解決できるため、長期的には最も効果が高い方法だと言えます。

ただし、近年はどの業種でも人手不足が問題となっており、必要な人材の採用がタイムリーにできるとは限りません。また、時間とコストがかかる方法でもあり、難易度が高いためじっくりと取り組む必要があります。どのようなバックオフィス人材を必要としているか、要件を整理してから取り組みましょう。

外注する（代行サービスを利用する）

人材育成したり採用したりするのが時間的に、あるいはコスト的に難しい場合は、代行サービスを利用して外注するなど、アウトソーシングする方法もあります。外注費さえ払えばすぐに利用できるため、スピーディーにバックオフィス業務を効率化できます。

デメリットは利用している限り外注費がかかることと、バックオフィス業務のノウハウが自社に蓄積されないことです。また、アウトソーシングするにあたって業務を整理して引き渡す必要があり、導入前の手間がかかります。

ITツールでデジタル化・DX化を進める

近年多くの企業が行っているのが、ITツールの導入によるバックオフィス業務のDX化です。バックオフィス業務はルーティンワークが多いため、システム化しやすくITツールとの相性が良いのです。ペーパーレスやテレワークの実現、災害などによるBCP対策、属人化解消に貢献する点もメリットです。

デメリットはITツールの導入と運用にコストがかかることです。ITツールの導入によって人件費や印刷費などがどの程度削減できるかを試算し、収支がプラスになる予算・条件でITツールによるデジタル化を検討することをおすすめします。

バックオフィス業務を効率化するメリット

上記の方法などによってバックオフィス業務を効率化すると、企業にどのようなメリットが生まれるかを解説します。

企業全体の生産性向上

企業活動の根幹であるバックオフィス業務が効率化されると、フロントオフィス業務もうまく回るようになり企業全体の生産性が向上します。

従業員にも「効率的に働いている」という実感が生まれ、仕事のモチベーションが保ちやすく、パフォーマンスも上がります。また、バックオフィス業務の効率化によって正確性が上がれば、ヒューマンエラーを防止してミスに対応する労力も削減できます。

人件費などのコスト削減

業務効率化により業務時間が短縮されれば、残業や休日出勤も削減され、人件費を削減できます。特に負荷が大きいバックオフィス業務で残業代がかさんでいたら、優先的に効率化すべきです。

アウトソーシングした場合はコストがかかりますが、自社のリソースを使わないため固定費の変動費化ができます。売上が下がったら解約すればよく、需要に応じて出費を調整して赤字リスクを回避できます。

属人化からの脱却

バックオフィス業務にITツールを導入してデジタル化すれば、業務を標準化して属人化が解消されます。だれでも一定の品質で効率的に仕事ができて余裕が生まれるため、ヒューマンエラーの防止や従業員のモチベーション維持にも貢献し、引き継ぎもスムーズになります。

サービスの質が向上する

バックオフィス業務を効率化して対応時間を削減すれば、浮いた時間をコア業務に充てられます。営業・開発などのサービスの質が向上し、より多くの売上を生み出せるようになるでしょう。

ワークライフバランスの向上・離職率の低下

生産性の向上や脱属人化により働きやすさが向上すれば、各従業員はワークライフバランスが取りやすくなります。引いては従業員満足度が上がり、離職率の低下にもつながります。

バックオフィス効率化のポイント

バックオフィス業務を効率化する際に押さえておくべきポイントを3つ紹介します。

時間がかかっている業務から効率化する

作業負荷が大きいために時間がかかっている業務は、優先的に効率化しましょう。どのような点に時間がかかっているのか、具体的な課題点を見つけてからベストな改善策を練ります。

単純な業務を仕組化する

単純な業務はデジタル化やアウトソーシングなどで仕組化しやすいので、こちらも優先的に効率化すべきです。どの手段であれば自社に合っているか、方法や費用を鑑みて検討してください。

効率化以外の観点も持つ

ワークライフバランスの向上やBCP対策、SDGsなど、業務の効率化以外の観点からも改善策を考えると、時代に合ったバックオフィス業務に改革できます。例えば、ITツールの導入などの業務のデジタル化によってテレワークが実現できれば、ワークライフバランスの向上やBCP対策にも活用できます。

バックオフィス業務の効率化手法を導入する際の注意点

バックオフィス業務の効率化を進めるにあたっては、下記の点に注意しましょう。

業務課題に適した手法を選ぶ

バックオフィス効率化の手法を決定する際には、課題の洗い出しをしっかり行い、ボトルネックがどこにあるのかを見極めることが必要です。業務プロセスを見直し、業務ツールが自社業務に最適化されていないといったシステム面に問題があるのか、それとも部門間連携がうまくできていないといったコミュニケーション面に問題があるのかを精査しましょう。

導入時期に注意する

繁忙期や年度始めなど、業務や研修が立て込んでいる時期にバックオフィス業務の効率化を始めてしまうと、現場の反発や混乱を招きかねません。効率化手法はできるだけ速やかに導入したいところですが、開始時期は現場の状況をよく見て決定することをおすすめします。

ツール・システムを導入する場合は操作性やサポート体制を確認する

バックオフィス業務の効率化にあたり業務ツールやシステムを新たに導入する場合には、以下のようなポイントを確認し検討をしましょう。

• ・必要な機能があるかどうか
• ・費用対効果
• ・操作性・カスタマイズ性
• ・サポート体制

BtoB EC「アラジンEC」導入でバックオフィス業務を効率化した事例

【バックオフィス効率化事例1】EC化で1週間かかっていた受注処理をゼロに

アパレルの製造や卸・販売を行うゲストリスト様は、展示会後にバイヤーからFAXで受注した注文内容をシステムに手入力していたため、確認の読み合わせなども含め業務に1週間もかかっていました。

そこでアラジンECを導入し、EC上で受注するようにしたところ、1週間もかかっていた受注集計と入力作業がゼロになり、バックオフィス業務が格段に楽になったのです。バイヤー側もECサイトで商品画像を確認できるため、展示会で商品を撮影する必要がなく双方ともに対応時間が短縮されました。 さらに、バックオフィス業務が効率化されたことによって職場の雰囲気も良くなり、より良い人材の確保につながっています。また業務環境が大幅に改善されたことにより、2021年に目指していた週休3日制を実現されました。

株式会社ゲストリスト様：メンズ・レディースアパレルの製造・インポート卸・販売

株式会社ゲストリスト様（メンズ・レディースアパレルの製造・インポート卸・販売）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例。展示会オーダーを、100％EC化。一週間の受注業務がゼロになり、週休3日制の実現にも寄与

【バックオフィス効率化事例2】業務を約50％削減、年間3,000時間を創出

約2万軒の飲食店に食材を届ける総合食品商社のプレコフーズ様は、8,000種類以上の商品アイテムを扱い、増収の一方で仕入れ管理業務の負担が大きくなっていました。2018年当時、明細行数は1か月3万行にも及んでいて、納品書や請求書の突き合わせ業務が膨大になり、バックオフィス業務の抜本的な改革が必要でした。

そこで食品業界の知識があり、基幹システム連携に詳しい弊社のBtoB ECシステム「アラジンEC」を導入し、自社開発の基幹システムを連携させて運用をスタート。柔軟なカスタマイズで突き合わせ業務を不要にしたことで、業務量が約半分にまで減り、年間3,000時間もの作業時間が削減されました。

担当部門の従業員の負担を減らし、定時退社も可能になったことからワークライフバランスが一気に改善され、モチベーションの向上にも貢献しています。

株式会社プレコフーズ様：総合食品商社

株式会社プレコフーズ様（総合食品商社）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例｜業務の約50％が削減され、年間3,000時間の効率化に成功。仕入先と合意を重ねる仕組みで、取引が正確に。

BtoB（企業間取引）のバックオフィス業務効率化ならBtoB専用ECの「アラジンEC」がおすすめ！

BtoBのバックオフィス業務を効率化するなら、頻度が高く手間もかかる企業間取引の受発注業務をデジタル化するECシステムの導入が効果的です。企業間取引における受発注業務は複雑化しやすく業界ごとの慣習もあるため、BtoBに特化したECシステムを選ぶのがいいでしょう。

なかでも多くの導入実績と事例があるのが、BtoBノウハウが豊富なBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」です。BtoB専用のECパッケージで必要な機能が標準搭載されており、さらに自社ルールなども柔軟なカスタマイズで対応できるため、複雑な取引を仕組化し、負荷の高い受発注業務を大幅に効率化します。

また、弊社では基幹システムを約30年間以上にわたり自社開発・サポートしてきた実績があり、基幹システムと連携して受発注管理や在庫管理の効率化ができます。業務のデジタル化が一気に進み、バックオフィス部門のテレワーク推進が実現します。さまざまな業種・業界に合わせて運用できる汎用性の高さも強みです。

カスタマイズが可能なパッケージ型のBtoB EC「アラジンEC」なら、自社に合ったECシステムの導入を実現し、バックオフィス業務の効率化を叶えられます。受発注業務でシステムへの手入力などのアナログ業務が発生している、紙の書類の処理が必要なためにテレワークへ移行できないなどのお悩みをお持ちの企業様は、ぜひご相談ください。

「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。