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受注入力を効率化するには?ミスの原因や対策から受発注システムまでご紹介

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受注入力を効率化するには?ミスの原因や対策から受発注システムまでご紹介

BtoB取引(企業間取引)において、時間と労力がかかるのが受注業務です。取引数が多かったり、注文が集中したりすると、受注入力に手間がかかってスムーズに対応できず、売上ダウンにつながるケースもあります。また、受注入力の業務負荷が大きくなるとミスが起きやすくなり、深刻なトラブルに発展してしまうこともありえます。

そこで今回は、受注入力にどのような課題があるのか、どうしてミスが発生してしまうのか、原因と対策を解説します。そのうえで、受注入力を効率化する方法やおすすめのシステムまでご紹介しますので、受注入力の手間やミスを減らしたい企業の方や、受注業務に課題を感じている企業の方は、ぜひ参考になさってください。

受注入力とは

受注入力とは、得意先から受けた注文を、受注管理システムやエクセル・スプレッドシートなどに入力することを意味します。

受注方法はFAX、電話、メール、LINE、EDI、ECなどがあります。

管理方法は商品名・数量などをすべてシステムへ手入力する方法、CSVファイルなどをアップロードして取り込む方法、基幹システムとBtoB ECサイトなどを自動連携させる方法、RPAで自動入力する方法などがあります。

入力された注文データは、受注伝票として画面表示させたり、印刷して送付したりします。また受注伝票はファイリングされたり受注管理システムに格納され、その後も記録として保存されるのが一般的です。

受注入力業務の課題

受注入力はさまざまなトラブルが起きやすく、業務上の課題が生まれやすい業務でもあります。特にアナログで受注入力をしている場合に課題・問題点が多くみられるため、代表的なものを解説します。

人的な入力ミスが多い

人的な入力ミスが多い

アナログの受注入力では人が入力するため、システムなどで自動処理するのと比べてミスが起こりやすい傾向にあります。特に注文が集中する時期は業務負荷が大きくなり、入力ミスが増えがちです。

人的なミス(ヒューマンエラー)は入力手順がマニュアル化されていない場合や、新人スタッフが受注対応した時などにも起こりやすいため、ミスが起きないように教育を徹底したり体制を整えたりする必要があります。

書類の管理が手間

アナログの受注処理をしていると、FAXで受けた注文書の管理や、受注データの出力、書類のファイリング・保管などの手間がかかります。このような処理を行う時間はもちろん、後から確認する際にも探す手間がかかり、業務効率が下がります。当然ながら、紙で保管する場合は書類を紛失するリスクもあります。

また、最近はSDGsなどの流れもあり、ペーパーレス化が求められるようになりました。アナログの受注処理をしているとペーパーレス化の妨げになり、紙やインクのコストもかかるのがネックです。

人件費がかさむ

取引数が多い企業や、取り扱い製品、取引条件が複雑な企業などは、受注入力に時間がかかり、残業や休日出勤が増えて人件費がかさみがちです。もともとはアナログの受注入力で対応できていた企業でも、取引数の増加に伴って急激に入力業務が増える場合や、繁忙期だけ残業が増える場合も珍しくありません。

受注業務をスムーズに行うために、繁忙期だけ派遣やアルバイトなどを雇うと人件費がさらにかさみます。また、受注対応に慣れていない人が受注入力をするとミスも発生しやすくなるため、かえって手間がかかってしまうこともあります。

業務時間が集中する

受注業務は忙しい時間帯と、そうではない時間帯のばらつきが生まれやすい業務でもあります。早朝や夕方以降などは忙しくても、それ以外はあまり対応することがないなど、せっかくの人材を有効活用できずに人件費のロスが生まれてしまうケースも少なくありません。

確認や問合せ対応が大変

アナログの受注だと、FAXやメールなどの注文の場合、廃番商品のオーダーや規定外の納期指定などに対し、入力前に確認しなければならない対応にも追われます。また過去の注文に対する問合せ対応の際も、アナログの受注処理だと受注側も書類で管理しているケースが多く、得意先ごとの過去の注文情報を探すのが手間になります。調べるのに時間が掛かると得意先にも迷惑を掛けてしまい、顧客満足度の低下をもたらします。

受注入力でミスが発生する原因

手入力が必要な受注管理システムやエクセル、スプレッドシートなどを利用している場合に、受注入力でミスが発生する原因を解説します。

見間違い・聞き間違い

見間違い・聞き間違い

注文書の見間違いや、得意先からの電話の聞き間違いによる入力ミスが多いです。特にFAXの数字は得意先ごとに書き方の癖があり、新人スタッフだと正確に読み取れず、ベテランの担当者以外は対応できないなど属人化の原因にもなります。

また、電話受注でも業界や企業ならではの呼称があり、不慣れな担当者だとどの商品か把握できないといったケースも珍しくありません。

入力漏れ・見落とし

注文用紙など紙を見て受注入力するやり方だと、行を飛ばしたり、2枚同時にめくってしまって1ページ丸々飛ばしたりして、入力漏れや見落としが起きることがあります。

また、受注入力する前にFAXで受信した注文書を紛失してしまったり、処理後に紙を紛失して問合せがあっても確認ができなかったりするリスクもあり、注意が必要です。

誤入力・タイプミス・誤変換

担当者の不注意で1行下の数量を入力してしまったり、20個の発注を200個と桁を間違えて誤入力してしまったり、得意先の会社名を入力する時に誤変換してしまったりと、細かいミスもよく起こります。

ダブルチェックなどで防ぐことができますが、それでも見落としてしまったり、そもそもダブルチェックをする手間が発生したりと、業務効率が下がりがちです。

確認漏れ

上記のような入力ミスがあっても、入力後に注文書と照らし合わせるなどの確認を行うことで、誤った情報のまま処理が進められるのを防ぐことは可能です。

しかし、多数の注文が集中したり、ほかの業務で多忙だったりすると、十分に確認をしないまま次の工程へ回したり、慣れで適当な確認をしてしまったり、確認したつもりでスルーしてしまったりして、ミスに気が付けないこともあります。

受注入力のミス対策をするには?

それでは、受注入力のミスをなくすためにはどのような対策をしたら良いのでしょうか。ここでは、効果的なミスの対策方法を解説します。

作業手順の見直し・周知徹底

作業手順の見直し・周知徹底

人的ミスが多く発生している場合は、作業手順が煩雑であったり非効率的であったりするためにミスを誘発している可能性があります。作業手順を見直して「どこでよくミスが発生しているのか」「どの工数が担当者の負担になっているのか」など課題を洗い出して、新しい手順や注意点の周知徹底を行い、改善していきましょう。

ダブルチェックの実施

人的ミスを減らすには、やはり確認が欠かせません。人員に余裕があり、マンパワーを使ってミスを削減できる企業であれば、ダブルチェックを行うことでミスを減らすことが可能です。ただし、確認するのも人である以上、チェックする回数を増やしても人的ミスが起きる可能性はゼロにはなりません。

人員の追加

受注業務における負荷が大きく、残業や休日出勤が発生している場合は、疲れからうっかりミスが頻発している可能性があります。新規採用や他部署からのヘルプなどで人員を増やし、業務状況に余裕を作るのが効果的です。一人当たりの業務量を残業しなくても対応できるように削減すれば、丁寧な対応が可能になり、ミスが発生するリスクが減るでしょう。

職場環境の整備

受注入力における業務効率が下がっている場合、職場環境に問題があることも多いです。注文書の紛失が起きないようにデスクや棚を整理整頓する、従業員が集中しやすい室温になるよう空調設定するなど、小さな改善の積み重ねが効率化につながります。実際に担当者にヒアリングしながら、職場環境に問題がないかチェックしましょう。

手入力を削減するITシステムの導入

人的ミス・ゼロを目指すには、ITシステムを導入して業務をデジタル化し、業務の精度と効率を上げるのがおすすめです。システムで自動処理する場合は基本的にミスが起こりにくく、もしトラブルが発生してもすぐに記録しているデータを確認できるので、スピーディーに対応できます。受注業務の手入力を削減して効率化するシステムとしては、BtoB ECがよく利用されています。

システムとの自動連携で受注入力を楽にする「BtoB EC」

BtoB ECを導入して基幹システムと連携することで、受注入力の効率化が可能です。BtoB ECを利用して受注処理を行う場合、どのような流れで受注するのかを解説し、そして実際に受注入力をシステム化した企業の事例を紹介します。

BtoB ECで受注した時の流れ

得意先はBtoB ECに商品や数量を入力する方法で24時間いつでも発注ができます。注文を確定すると、システムに注文内容がそのまま取り込まれ、注文を受け付けた旨を伝えるお知らせメールを得意先に送付したり、基幹システムと連携して在庫の引き当てを行ったり、出荷指示を出したりします。

入金・決済もBtoB EC上で完了します。掛け払いやクレジットカード決済に対応しているシステムも多いため、自社の業務を効率化するだけでなく、顧客の利便性も上がり、より多くの新規顧客獲得やリピート購入の促進に貢献します。

BtoB ECによる受注で業務時間を削減した事例

BtoB ECを導入して受注入力を自動化し、業務時間を削減した成功事例があります。

ピー・エス・インターナショナル様の導入事例

美容サロンや百貨店などにスキンケア商品やボディケア商品を販売している株式会社ピー・エス・インターナショナル様は、百貨店との取引には業界EDIを用い、そのほかの得意先からはFAX・電話・メールなどで注文を受け付けていました。このようなアナログな受注業務と、EDIが基幹システムと連携出来てなかったこともあり、月平均80時間もの残業が発生していたことが課題でした。

そこで、化粧品企業の導入実績が豊富でカスタマイズもできる弊社アイルのBtoB ECシステム「アラジンEC」と販売管理・在庫管理パッケージシステム「アラジンオフィス」を導入し、手動だった受注処理の半分をシステム化することに成功しました。それによって、受注業務の残業はゼロに。さらに、FAXの通信費や紙の消費も削減され、コストカットも実現しています。

サスティナブルなサービスも展開している同社にとって、業務効率化と同時にペーパーレス化も進められたのは大きなメリットです。手入力の手間を削減して残業をなくしたことで、売上をアップさせるための攻めの施策に時間を割く余裕も生まれました。

詳しい導入のポイントや変化は、こちらのページにて解説しています。ぜひご覧ください。

株式会社ピー・エス・インターナショナル様:スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売
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株式会社ピー・エス・インターナショナル様(スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例。BtoB ECとEDIを、基幹システムと連携 受注処理を約1/2自動化し、残業削減

受注入力のデジタル化で業務効率が上がる

受注入力のデジタル化で業務効率が上がる

BtoB ECを導入すれば、受注した際に注文内容をシステムに手入力したり、得意先への連絡を手動で行ったりする必要がなく、担当者の負担が軽くなります。基幹システムと連携すれば「在庫不足なのに注文を受け付けてしまった」といったミスが起こらないのもメリットです。

アラジンECは、化粧品・美容業界や食品業界、アパレル業界などさまざまな業界によって専門のチームがあり、各業界の知識が豊富に蓄積されている点が強みです。多くの業界の慣習や企業ごとの独自ルールに適応するカスタマイズが可能で、通常であればシステム化が難しい受注業務であっても自動化できるため、受注入力の手間が大幅に削減されるでしょう。

BtoB ECは受注業務以外にも、発注業務や請求業務、営業などの効率化も実現します。ご要望や現状の課題などを詳しくヒアリングした上で貴社に合ったご提案をしますので、お気軽にご相談ください。

選ばれる理由と他社サービス比較
選ばれる理由と他社サービス比較
基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

CASE STUDY

導入事例

導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。

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