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「FAX出社でテレワークできない」は本当?第一の解決策になるハイブリッドワークとは

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「FAX出社でテレワークできない」は本当?第一の解決策になるハイブリッドワークとは

コロナ禍になりテレワークが常識化するなか、アナログ業務が足かせになりテレワークに移行できない企業もあります。自社の従業員や部下から「FAX対応で出社しなければならず、テレワークができない」といった不満が出るようになり、ハイブリッドワークの導入を検討する企業も増えています。

そこで今回、FAX出社などテレワークを妨げる要因について深堀りしながら、テレワークを導入するべき理由、出社しての勤務とテレワークを織り交ぜる新しい働き方である「ハイブリッドワーク」のメリット・デメリット、ハイブリッドワークを実現するための方法を一気に解説します。

FAXなどのアナログ業務によりなかなかテレワークが実現できていない企業の方や、これからテレワーク・ハイブリッドワークを導入したいとお考えの方はぜひ参考になさってください。

テレワークを妨げる「FAX出社」

テレワークを妨げる「FAX出社」

これだけDXなど業務のデジタル化が推奨されているにもかかわらず、日本ではいまだに出社必須のアナログ業務であるFAX業務が多く継続されているのが現状です。FAXで注文を受け付けるとなると、受注担当従業員はどうしても出社せざるを得ません。

FAXの他にも、書類の押印・サイン、これらの書類や郵便物の確認や配送手配、問合せ電話への対応など、アナログ業務は多々あります。アナログ業務をデジタル化できないと、誰かしらが出社して対応しなければならずテレワークへの移行は難しくなります。

FAX業務とテレワークについては、以下の記事で詳しく解説しています。

FAX受注はテレワークに不向き?FAX受注業務を効率化するメリットと方法
FAX受注はテレワークに不向き?FAX受注業務を効率化するメリットと方法
テレワークがニューノーマルな働き方として浸透・定着する時代は、ビジネスのオンライン化が必要不可欠になるでしょう。テレワークの妨げになるアナログなFAX受注業務は改善すべきです。

テレワークを導入すべき理由

ウィズコロナ・アフターコロナの時代に突入し、従業員が「在宅勤務を続けたい」と考え出社忌避する動きが強まっています。その理由について解説します。

働き方の価値観が変化しているから

会社の経営層は出社が当たり前の世代であり、そのなかで出世して今の地位についているため、既存の出社スタイルを良しとしがちです。確かに出社して対面コミュニケーションをしたほうが帰属意識の向上が見込めるほか、人の目に触れる状態で働くことにより緊張感が生まれるため生産性向上を狙えるといったメリットもあります。

一方、多くの従業員は実際のテレワーク経験を通じて「体制さえ整えれば、ほとんどの業務がテレワークで対応可能である」と気が付き、テレワークに対して肯定的に捉えています。2022年2月に実施されたパーソル総合研究所 「第六回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によれば、テレワークを継続希望する正社員は約80%と、大半の正社員がテレワークを望んでいます。

しかしながら、同調査での正社員のテレワーク実施率はわずか28.5%に留まっています。このデータの差異から、テレワークの理想と現実に大きなギャップが生じていることが伺えます。

テレワークが許可されず、やむを得ず出社をしているビジネスパーソンの中には「できれば出社したくない」「コロナ禍が続く中で出社するのがつらい」と感じている人もいます。テレワークを全面導入している他社と、出社しなければならない自社の労働環境を比較して、会社への不信感や不満を募らせるケースも珍しくありません。

また、感染状況に合わせてテレワークと出社を切り替えている企業も多いですが、コロナ感染の波は一度収まっても、一定期間が経つとまた増加する傾向にあります。従業員の勤務スタイルも出社→テレワーク→出社…の繰り返しになり、なかなか働き方が定まらないこと自体がストレスの元になっている可能性もあるのです。

強制出社は離職率が上がるリスクがある

コロナ禍により日常生活や労働環境が変化すると共に、ワークライフバランスなど働き方に対する意識の変化も起こったことで、アメリカでは退職者数が大きく増加しました。この動きは「大退職時代」と呼ばれ、ヨーロッパを中心に世界へ広がるようになりました。

日本は転職者の実数にはさほど大きな変化がないものの、転職を希望する人の数は右肩上がりで増えています。また、2021年8月に厚生労働省が発表した雇用動向調査によると、新型コロナウイルス感染症の感染拡大が始まった2020年は、企業が採用した人が710万人、離職者は727万人と、離職者数が採用された人数を上回りました。離職率が入職率を上回ったのは東日本大震災があった2011年以来で、実に9年ぶりでした。

withコロナの時代に突入し、移動の手間がかからないテレワークを継続できる環境を求めている人が多いなか、従業員に出社を強制することは不満を募らせる原因になります。働き方改革をしないまま出社が当然というワークスタイルを強制し続けていると従業員の離職につながり、ひいては社内の「大退職」を招くかもしれません。

FAX出社から抜けだすきっかけになる「ハイブリッドワーク」

FAX受注業務などのアナログ業務のために出社せざるを得ない状態から抜け出すのは簡単なことではありません。そんな時、最初の一歩目としておすすめしたいのが勤務スタイルの「ハイブリッドワーク化」です。

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは

ハイブリッドワークとは、出社とテレワーク(在宅勤務・リモートワーク)を組み合わせた新しい働き方のことです。テレワークを全面導入できるに越したことはありませんが、実際にはどうしても出社しなければいけない場面や、対面コミュニケーションが求められる業務もあります。

いきなりフルリモートにするのではなく、出社とテレワークを適宜組み合わせることで、無理なく効率的な働き方へとシフトしやすくなります。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークを導入するとどのようなメリットがあるのか解説します。

生産性の向上

従業員がそれぞれ自身に合ったスタイルで働くことができ、生産性の向上が見込めます。通勤時間を削減してその時間を有効活用できることも、生産性を上げる一因です。売上を伸ばすための企画や営業など注力するべき業務に時間を割けるようになります。

多様な人材・優秀な人材の獲得と離職抑止

多様な人材・優秀な人材の獲得と離職抑止

多用な働き方を認めることで働きやすい環境になり、自社の採用力が強化されます。出社のみでは勤続が難しい育児中・介護中などの人材や、大退職時代の流れで退職した優秀な人材などを採用しやすくなるでしょう。

また、働きやすい環境づくりによって、社内人材の離職抑止(リテンション)にもつながります。

コスト削減

一度に出社する人数を減らし、オフィスをフリーアドレス化すれば、余剰スペースをWeb会議用のブースや休憩スペースなどに活用できます。光熱費削減やオフィスの縮小によりコストを削減できれば、会社全体の利益率向上に貢献します。

ハイブリッドワークのデメリット

反対に、ハイブリッドワークの課題となるデメリットについても取り上げ、解決策も含めて解説します。

帰属意識が薄くなる可能性がある

テレワークばかりになると従業員と会社の接点が減り、従業員の帰属意識が低下しやすくなります。帰属意識は「自分はこの組織の一員である」という感覚のことで、コミュニケーションが不足すると帰属意識も薄くなる傾向があります。

テレワーク中も定期的にオンラインミーティングを設定するなど、従業員同士が会話をする機会を作り、テレワークの比率が高くても帰属意識をもたらす取り組みが必要です。

情報セキュリティリスクが高まる

ハイブリッドワークをするにあたってパソコンなど機密情報が入ったデバイスを持ち歩くケースも多いため、情報漏えいリスクについて注意を払う必要があります。デバイスを紛失してしまったり、脆弱なネットワークを利用して不正アクセスされたりする可能性があるからです。

このようなリスクを避けるには、セキュリティ強化されたクラウドを導入し、システム上で管理するといった対策が求められます。また社員に対するセキュリティ教育も必要となります。

連携不足や行き違いが生じやすい

ハイブリッドワークでは、テレワークをしている従業員と出社している従業員の間で行き違いが生まれるケースもあります。出社した従業員がFAXで注文を受けたものの、担当者がテレワークで出社していなかったためFAXを渡せず、ほかの業務の対応をしているうちに担当者への連絡を忘れてしまうなど、連携ミスが起きやすくなるのです。

業務や課題に適した業務ツールを導入してルールを統一することで、こうした連携ミスは解消できます。結果として業務効率化にもつながるでしょう。

FAX出社を最小限に抑えるには

上記の例でも取り上げた通り、受発注業務はFAXのやり取りが多く、出社の理由となりがちな業務です。FAX受注のための出社をできる限り最小限に抑えるには、BtoB ECの導入がおすすめです。

BtoB ECがあればいつでもどこでも受発注業務が行えるようになるため、ハイブリッドワークへ移行しやすくなります。インターネットFAXや電話転送サービスなどを併用すれば、FAX出社から卒業してフルリモート勤務も可能になるでしょう。

BtoB ECには業務効率化・属人化防止などのメリットもあるので、長時間労働や休日出勤の解消にも役立ちます。EC上に商品の詳細情報を掲載でき、在庫状況など発注可否も分かるので、問合せ電話件数の削減も見込めることもメリットです。

FAX受注を大幅に削減したBtoB EC導入事例

FAX出社を減らすには、出社が求められる「FAX受注などの業務を減らす」必要があります。BtoB ECを導入してFAX受注を減らした導入事例をご紹介します。

【導入事例1】寝具のFAX受注をEC化し、月45時間を短縮

フランスベッド様 導入事例

家具インテリア業界のトップメーカーであるフランスベッド様は、子会社であるフランスベッド販売からの注文が毎月1,500~2,000件もあり、それをFAXで受注していたため、担当者が基幹システムに手入力する手間がかかっていました。業務負担が大きく入力ミスなどの人為的ミスが起きていたため、業務量を減らして効率化する必要があったのです。

そこでアイルのBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」を段階的に導入し、現在では子会社からの注文の約80%に当たる1.200~1,600件をアラジンEC経由で自動化することに成功しました。1受注当たり約2分も時短できるようになり、業務時間に換算すると月間45時間もの削減に成功しています。

BtoB ECで受注できるようになってからは24時間365日いつでも注文を受けられる体制が整い、生産のリードタイムも短縮しています。そのほかにも納期回答の自動化などのメリットが多々あり、業務効率化はもちろん、顧客満足度も上がっています。

フランスベッド株式会社様:家具インテリア業界のメーカー
フランスベッド株式会社様:家具インテリア業界のメーカー
フランスベッド株式会社様(家具インテリア業界のメーカー)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例。受注業務を“自動化する仕組み”で販売子会社のFAX注文を80%EC化

【導入事例2】食品卸のEC化で、1日がかりの伝票入力がわずか1時間に

山栄フーズ様の事例紹介

全国のラーメン店にラーメン材料全般を卸している京都のラーメン材料専門問屋・有限会社山栄フーズ様は、取引先が1,000店舗以上、取扱商品が約4,000点とかなり多く、FAX注文の伝票入力が朝から深夜に及ぶほど大きな負荷になっていました。夜中に発送をするため、配送業者が伝票待ちをすることもあったそうです。

そこでアラジンECを導入し、約5割の取引先がFAXからEC注文に移行したことで、FAX注文の伝票入力時間が最大約10時間短縮され、朝から晩までかかっていた伝票入力作業はわずか1時間ほどで終わるようになりました。人件費3名分以上が削減されていると言います。

BtoB ECを導入することで誰でもすぐに受注対応ができるようになり、業界特有の専門用語が分からない新人でも対応できるようになったことも大きな恩恵です。受注対応における、社員教育や確認の所要時間を削減でき、人為的ミスの発生や業務の属人化が解消され、高いレベルでサービスを提供できるようになりました。

有限会社山栄フーズ様:麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸
有限会社山栄フーズ様:麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸
有限会社山栄フーズ様(麺・スープ・チャーシューをはじめとしたラーメン材料全般の卸)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例。FAX注文の伝票入力時間が、最大約10時間短縮。受注対応における、社員教育・確認時間・ミスが削減

FAX出社からの脱却を目指すなら「アラジンEC」の導入がおすすめ

FAX出社からの脱却を目指すなら「アラジンEC」の導入がおすすめ

アナログ業務を続けてFAX出社に縛られ続けると、テレワークが普及するほど働きにくさを感じる職場環境になり、従業員の満足度が下がりやすくなります。結果として離職率が上がるリスクもあるので、早めにツールを導入してデジタル業務に移行し、出社だけでなくテレワークも選択できるハイブリッドワークに切り替えましょう。

ハイブリッドワークを導入するにあたり、よく活用されるツールがECです。BtoBに特化したECシステムとして人気を集めている「アラジンEC」は、基本機能を搭載したパッケージ型でありながら、各社に合わせたカスタマイズができる柔軟性の高さが強みです。

5,000社以上のBtoBノウハウを持ち、各業種・業界の慣習に精通しているため、自社に合った形にカスタマイズしてから導入することができます。複雑な受発注処理が求められる企業でもECシステムによる自動化が可能で、業務負荷が軽減されるでしょう。FAX出社を続けている企業様は、ぜひこの機会にご検討ください。

在宅勤務などのテレワークができる環境を構築する方法について、こちらのページで詳しく解説しています。どんな効果が出るかも紹介しているので、ぜひご覧ください。

在宅勤務などのテレワークが出来る環境を構築したい
在宅勤務などのテレワークが出来る環境を構築したい
在宅勤務などのテレワークが出来る環境を構築についてBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

また、テレワークの導入にあたっては補助金制度を利用できる場合もあります。詳しくは以下の記事でご確認ください。

IT導入補助金やものづくり補助金を活用して、自社のテレワーク環境を整備
IT導入補助金やものづくり補助金を活用して、自社のテレワーク環境を整備
IT導入補助金とは、 中小企業・小規模事業者がITツールを導入する際の経費の一部を国が補助し、業務効率化・売上アップをサポートする目的の制度です。

BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

CASE STUDY

導入事例

導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。

SOLUTION

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