基幹システムの入れ替えで失敗しない方法は？失敗例と選定ポイントをご紹介 |
Web受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」

企業のバックオフィス業務を効率化し、経営資源となるヒト・モノ・カネ・情報を一括管理する基幹システムは、企業の活動を支えて競争力を高める重要なツールです。そのため適宜入れ替えをして企業の現状や時代に合った状態にアップデートしないと、業務に悪影響を及ぼし経営悪化を招くリスクがあります。

そこで今回は、基幹システムを移行・刷新する目的やメリットをご紹介したうえで、失敗事例と対策、入れ替えのプロセスや成功事例まで詳しく解説します。基幹システムの入れ替えを検討している方や、入れ替えを期にクラウド化やDXでの効率化・利便性向上を図りたいとお考えの方は、ぜひ参考になさってください。

基幹システムとは

基幹システムとは経営に必要なシステムのことで、企業経営の根幹となるバックオフィス業務を支え、経営判断の円滑化に役立つシステムです。

具体的には帳票・商品の管理・売上管理などを行います。主に販売・在庫・生産分野を担いますが、システムによっては会計・請求、勤怠などの分野を含むこともあります。

企業が保有する資源を一元管理して経営に活かすシステムであるERPと混同されることもありますが、ERPは複数の業務データを一元管理する経営視点での大規模なシステムであるのに対して、基幹システムは各システムが独立して効率化を測る、業務視点でのシステムだという点が異なります。

基幹システムを入れ替える主な目的

どのような背景から基幹システムを移行・刷新するのか、主な目的を紹介します。

既存システムの老朽化・脆弱化

もっともスタンダードなのは、既存システムの対応の幅やセキュリティの脆弱化などによって基幹システムの入れ替えを検討するケースです。

導入から時間が経って最新のテクノロジーを反映できない状態になっているシステムは「レガシーシステム」と呼ばれ、デジタル化の妨げになります。

経済省は、企業がこのようなレガシーシステムを放置しているとシステム障害やパフォーマンスの低下が起こり、2025年以降に年間最大12兆円もの経済損失が生まれると予想しています。これは「2025年の崖」と呼ばれ、2025年までにレガシーシステムを刷新することは企業の必須課題です。

既存システムの老朽化に伴い、基幹システムをクラウド化するケースも増えています。インターネットを介したクラウドサービスであれば、自社でサーバーを維持管理するための人件費や機材代などの費用を負担する必要がなく、管理や運用のコストを軽減でき、セキュリティ対策も一任することが可能です。クラウド上にデータやシステムを保管することで、BCP対策にもなります。

システム会社の撤退・技術者の退職

今まで任せていたシステム会社が倒産・撤退するなどして既存システムがサポート終了する場合や、社内で対応できる技術者が退職する場合など、基幹システムを入れ替えせざるを得ないケースもあります。

明確な期限があるため、スケジュール重視で動かなければなりません。自社に合った基幹システムを早急に探す必要があります。

既存システム・ベンダーへの不満

既存システムやベンターのサポート体制に不満があり、基幹システムのリプレイスを検討するケースも見受けられます。

これまでは問題なく運用していたとしても、会社の成長に伴って業務フローが変化したり、管理方法を強化したりする必要が生まれ、既存システムでは対応しきれなくなることがあります。そのような際に調整が効かなかったり対応コストが膨大であったりすると、不満が生じて基幹システムの入れ替えを検討することがあります。

連携システムの入れ替え

基幹システムと連携しているシステムの入れ替えや新規導入を予定しているため、同時に基幹システムの入れ替えを検討するケースも少なくありません。

新規の連携システムが既存の基幹システムと連携が出来なかったり、また連携することによって調整に膨大な時間やコストがかかる可能性があり、そのタイミングで一気に刷新したほうがかえって手間がかからないパターンも多いです。

DX推進

DX推進プロジェクトの一環として、基幹システムの入れ替えを検討するケースがあります。

2025年の壁に向けてDX化を急ぐ企業が増えてきました。企業の土台となる基幹システムのアップデートは効果的なDXの手法だと言えます。

これからデジタル市場に対応したいと考えている企業や、アナログ業務で多くの課題を抱えている企業にとっては、基幹システムの入れ替えによって業務のデジタル化を進めることが、DX推進や課題解決の足がかりになります。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは？意味やメリット、成功事例まで解説

あらゆる企業が把握しておくべきDXの基礎知識を徹底解説します。DXの概念やデジタル化との違い、DX推進時に頻発する課題と解決策、さらには成功事例までご紹介するので、ぜひ参考になさってください。

基幹システム入れ替えのメリット

基幹システムを入れ替えることで、どんなメリットがあるかを解説します。

対応スピードの向上

基幹システムを最新のものや自社に合ったものに入れ替えることで、業務が最適化されて対応スピードが向上します。これまでアナログで対応していた業務や、時間がかかっていた業務を自動化できる基幹システムを選ぶことで、対応スピードを上げられるでしょう。

従業員の負担軽減

基幹システムを運用する際の負担が大きい場合、または基幹システムでカバーできる業務に時間がかかっている場合は、自社に合った基幹システムに入れ替えることで、対応している従業員の負担を軽減できます。負担軽減が実現すれば従業員満足度が上がり、離職率の低下にも貢献します。

コスト削減

老朽化した基幹システムのメンテナンスには多くのコストがかかるため、基幹システムを入れ替えることでコストが削減できるケースも多いです。また、従業員の負担を減らして残業を削減できれば、人件費も減るためより多くのコストを削減できるでしょう。

セキュリティ・内部統制の強化

古い基幹システムを利用していると対応しなければいけないセキュリティ対策が脆弱になっていたり、社内の不正や違反を防ぐ内部統制がうまくできなくなっていたりします。現状に合った基幹システムへのリプレイスは、セキュリティや内部統制の強化にもつながります。

他システムとの連携強化

社内で活用するシステムの連携は、業務効率や精度を高めます。基幹システムと他システム同士の連携がうまくいっていない場合は、基幹システムを入れ替えて連携強化しましょう。

たとえば、基幹システムとWeb受発注システムを連携すると双方のデータが自動的に共有され、入力の手間が減って人為的ミスも削減されます。

基幹システム入れ替えの失敗例と対策

ただし、基幹システムをやみくもに入れ替えると失敗するリスクがあります。ありがちな失敗例と対策を解説します。

現場の意見に振り回されてしまう

現場を重視するあまり、多部門の声を聞きすぎて意見がまとまらず、最終的に理想像からかけ離れた基幹システムを導入してしまうケースもあります。多くの意見を聞いたために、本来の優先順位や重要事項がブレてしまうからです。

現場の意見を聞くのは良いことですが、ブレないようにプロジェクトマネージャー（PM）がきっちりハンドリングすることが重要です。プロジェクトマネージャーが司令塔となり、正しい判断ができる体制を整えましょう。

入れ替えの目的と理想像が明確になっていない

「最初からベンダーに丸投げしたために、使いにくいシステムになってしまった」といったようなケースも見受けられます。多くの原因は、入れ替えの目的と理想像を明確にしないまま、基幹システムを入れ替えてしまうことにあります。

有用なシステムにするためにはITベンダーに丸投げせず、あらかじめシステムでどのようなことを実現したいのか、何を最重要視するのかなどを社内でまとめることが重要です。

また、経営方針や自社のビジョンまでを理解し、実務に落とし込めるメンバーが必要です。プロジェクトメンバーの中には、経営に携わる人間も入れるといいでしょう。

適したシステム・ベンダー・ITコンサルが選定できていない

自社で基幹システムの目的や理想を明確にしていても、基幹システムの専門知識を持っていなければ具体的な要件を固めるのは難しいです。その結果、追加要件が次々出てきて納期がずるずると延び、コストやスケジュールに支障が出ます。

システムやベンダー・ITコンサルを選定する際には、品質・コスト・納期（QCD）を軸に選定するのが一般的ですが、こちらの要件整理を的確に行える提案力があるかどうかについてもしっかりチェックしましょう。現状や理想像をヒアリングして相談に乗ってくれるかどうか、納品後のサポート体制が充実しているかどうかも確認してから選定することをおすすめします。

基幹システムの入れ替えステップ

現場の意見に振り回されず、入れ替えの目的と理想を明確にして、適したシステム・ベンター・ITコンサルを選定するためには、基幹システムの入れ替えステップを正しく踏んでいくのもポイントです。基幹システムを入れ替える際の流れを、4つのステップに分けて解説します。

【1】プロジェクトチームの発足

経営ビジョンや目的に沿って、現場の意見を踏まえた基幹システムを選定するために、プロジェクトチームを発足します。

各部門の業務における課題を把握するには、複数の部門からメンバーを集める必要があります。基本的には「システム」「現場」「経営」の観点からメンバーを集めるのがいいでしょう。

各部門の専門知識や課題が分かっていて、基幹システムの入れ替えに協力的なメンバーを厳選するのがおすすめです。

【2】ビジョンの策定

次に現状把握や課題の洗い出しを行った上で、入れ替えの目的と理想像などのビジョンを策定します。

現場からヒアリングを行って既存の基幹システムの課題を把握し、どうすれば課題を解決して業務改善できるか、経営計画を踏まえてDXを推進できるか、社内の人材で運用できるかなどをイメージしてビジョンに落とし込みましょう。

【3】要件定義

ビジョンが固まったら、ベンダーと打合せを重ねて入れ替える基幹システムの要件定義を行います。業務におけるどのような課題を改善するのか、不要な機能はあるか、セキュリティ強度はどうするか、どのようなサポートが必要かなど、プロジェクトチームとベンダーで認識をすり合わせましょう。

その際に見積もりとスケジュールもしっかり握っておくことが重要です。基幹システムの品質をチェックする移行テストも踏まえ、スケジュール通りに進められるように準備します。

【4】システムの実装～運用

システムを実装して、デバッグや受入れテストなどが完了したら運用スタートです。基幹システムを入れ替えた直後は現場からの問合せの増加が想定されるため、対応するメンバーは問合せに対応できるように業務のゆとりを持ち、説明できるように事前準備しておきましょう。

基本的な使い方をマニュアル化して共有したり、定番の質問をチーム内で共有したりといった事前対策を行っておくとスムーズに軌道に乗ります。現場が混乱して不安や不満を抱かせることのないよう、初期段階こそ丁寧に対応するのがポイントです。

基幹システムの入れ替えと合わせてWeb受発注システムの導入・刷新を！

基幹システムと同時に導入すると便利なのがWeb受発注システムです。Web受発注システムとはその名の通り、受発注をWeb化するもので、電話やFAXなどのアナログ対応で生まれやすいミスや時間の削減を行い、業務効率化を叶えます。オンラインショッピング感覚で受発注を行えることから、BtoB ECとも呼ばれます。

基幹システムとWeb受発注システム（BtoB EC）を一緒に導入・刷新するメリットは、双方を連携させることでWeb受発注システム経由の注文データを基幹システムに取り込んだり、基幹システムの商品・在庫情報をWeb受発注システムに取り込んだりと、迅速で正確なデータ連携により業務の質の向上が期待できることです。

ECサイトをデータ連携するメリットとは？BtoB ECとシステムを連携させる際の注意点

データ連携が必要な理由やメリット、各システムとの連携方法、さらにBtoB ECサイトとのシステム連携の方法や事例などを詳しく解説します。

Web受発注システム・BtoB ECと基幹システムの連携メリット

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は、柔軟なカスタマイズで既存の基幹システムとスムーズな連携が可能です。既存の基幹システムと連携することの注意点やメリットなどをご紹介します。

スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売を行うピー・エス・インターナショナル様は、基幹システムとEDIが連携できなかったため、受注データを基幹システムに手入力していて、月に平均80時間も残業が発生していました。そこで基幹システムを「アラジンオフィス」に入れ替え、Web受発注システム「アラジンEC」を同時に導入。双方を連携してExcelでの在庫管理を脱却し、業務の自動化を図りました。

それからは受注処理の半分が自動化され、残業が大幅に減り、通信費や紙のコストも削減。出荷管理の精度や経理業務の効率も上がり、業務改善に成功しています。

基幹システムの入れ替えに伴って業務全体の見直しを行いたい方は、以下の導入事例から導入のポイントをぜひ詳しくご確認ください。

株式会社ピー・エス・インターナショナル様：スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売

株式会社ピー・エス・インターナショナル様（スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売）のBtoB EC・Web受発注システム導入事例。BtoB ECとEDIを、基幹システムと連携 受注処理を約1/2自動化し、残業削減

基幹システムの入れ替えによる効果を加速させるアラジンEC

アイルの基幹システム「アラジンオフィス」は、販売管理・在庫管理・生産管理パッケージソフトで、ユーザーリピート率が98.4％と高いサポート力が魅力です。外部システムとの連携事例が多く、導入実績は5000社以上を誇ります。

このノウハウを生かし、アイルが開発したのがBtoB専門のECシステム・Web受発注システム「アラジンEC」です。基幹システムとの連携はもちろん、業界・業種に合わせた提案や、企業ごとの業務フローを踏まえたカスタマイズも可能です。

「アラジンオフィス」と「アラジンEC」の連携は標準機能として開発されていて、打合せや問合せもアイル一社で完了するため、導入から運用、連携までスムーズで手間がかかりません。また、他の基幹システムとアラジンECとの連携事例も多数あります。

基幹システムのリプレイスと同時に社内システム全体を見直し、業務改善と合わせてBtoB取引を加速させたい方は、ぜひお気軽にご相談ください！

「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。