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受発注業務を自動化するには?具体的な方法と注意点、成功事例をご紹介

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受発注業務を自動化するには?具体的な方法と注意点、成功事例をご紹介

受発注業務に多くのリソースを割いている企業は未だ少なくありません。残業コストの増加により利益を圧迫したり、労働環境の悪化により離職率を高めたりと、受発注業務の過負荷にはさまざまなデメリットがあります。

これらは企業の成長を阻む要因となるため、受発注業務の効率を上げなければなりません。アナログ対応している企業は、デジタル技術を活用した業務の自動化が必要です。

そこで今回は、受発注業務を自動化する具体的な方法から注意点、成功事例まで詳しく解説します。自社の受発注業務に課題を感じている企業経営者・管理職の方は、ぜひ参考になさってください。

業務の自動化とは

近年の働き方改革の推進や人手不足といった課題を背景に、業務の自動化に注目が集まっています。業務を自動化することで効率が上がり、限られた時間や人員でも業務を遂行しやすくなるためです。

自動化に適した業務としては、受発注、在庫管理、経理、勤怠管理などが挙げられます。いずれもルーティン作業ですが、手間や時間がかかるバックオフィス業務が多く該当します。

今回は、そのなかでも特に業務負担が大きくなりやすく、業務の自動化に適している受発注業務について解説します。

受発注業務を自動化する際の注意点

まずは、受発注業務を自動化するにあたって把握しておくべき注意点をご紹介します。

自動化が妥当かどうか

自動化が妥当かどうか

何でも自動化をすれば良い結果になる、というわけではありません。自動化した際にどのようなメリットとデメリットがあるか、コストパフォーマンスはどの程度か、などを計算し、本当に自動化が妥当かどうか検討するべきです。

コストパフォーマンスを考える際は、どのように受発注業務の自動化を行うかを決める必要があります。業務システムを新規導入するなら導入と運用にかかる費用を、業務をアウトソーシングするなら外注費を見積もりし、そのうえで自動化することでどれくらいのコストカットができるかを試算して、費用対効果を想定します。

自動化で削減したリソースの使い道

受発注業務の自動化によってリソースの削減が見込める場合、その後の有効な使い道を考えることも大事です。時短して余った人員をそのまま削減するわけにはいきませんし、企業としても望ましい判断とは言えません。より価値のある業務にリソースを充てられるよう、あらかじめ使い道を考えておきましょう。

空いたリソースの使い道としては、本来の主軸業務の強化やマーケティング活動などに充てるのがおすすめです。ほかの業務に滞りがなければ、今後の成長を担う新規事業の立ち上げなどに注力するのも一つの手段です。

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誰でも使用できる方法かどうか

受発注業務を自動化する方法によっては、スキルを要するものもあります。スキルの習得や人材採用が必要だと、自動化のハードルが高くなるため注意が必要です。

まだ業務に慣れていない新入社員や、ITツールに不慣れなベテラン社員でも使用できるような方法で受発注業務を自動化したほうが、運用する際の負担が少なく、よりスムーズに導入できるでしょう。

受発注業務を自動化する方法

受発注業務を自動化する方法について、それぞれの概要とやり方、メリット・デメリットなどを解説します。

マクロ・VBA

マクロとは、コンピューターの操作を自動化する機能のことで、主にExcelの操作を自動化する機能のことを指します。VBAとはExcelなどのOffice製品で利用できるプログラミング言語で、VBAを活用すればExcelでマクロを作成可能です。

どちらもExcel作業を自動化・効率化したい場合によく用いられる手法です。集計や表作成などの操作を自動化することで、受発注業務の時短ができます。

ただし、VBAマクロはサイバー攻撃の手段として用いられることがあるため、Microsoft社が機能を使用できないようブロックする事態が数回繰り返されていることなどから、将来にわたって継続的に利用ができるかどうかが懸念されています。

そもそもExcelでの効率化は属人化を加速させる傾向にあるため、脱Excelしたほうが良い場合も多く、要検討が必要な手法といえます。

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、人間が対応していた定型業務を自動化する仕組みのことです。人が処理するのと同じ手順で作業を自動化できるため、近年は金融機関でも導入されるなど、注目されている手法です。

業務を処理するのはソフトウェアロボット(プログラム)なので24時間365日稼働して受発注業務に対応できる点は大きなメリットですが、業務がブラックボックス化しやすいこと、間違った指示を出すとそれを続けてしまうことなど、自動化しすぎるがゆえのデメリットも複数ある点には注意が必要です。

OCR

OCRとは「Optical Character Recognition/Reader」の略称で、手書きの文字や印刷された文字をスキャナーやカメラで読み取り、デジタル化する仕組みのことです。

OCRにAI技術を活用したのがAI-OCRで、機械学習によって文字を補正し、さらに文字認識の精度を高めていきます。受発注業務で手書きの書類やFAXの処理をしている場合に、自動化の手段としてよく用いられる手法です。

人の手を介さず自動で読み取りする点は負担軽減になりますが、AI-OCRを使用した場合でも読み取り精度は100%にはならないため、受注ミスを防ぐためには目視による確認が必須といったデメリットもあります。そのため、OCRで受発注業務を完全に自動化することは難しいでしょう。

Web受発注システム

Web受発注システム

Web受発注システムとは、取引先からの電話やFAXによる注文・問合せをWeb上で行ったり、仕入れ先に対する発注管理ができるWebシステムです。

自社に合ったシステムを選定しないと実用性が低く導入しても活用できない恐れがあり、適宜カスタマイズをして業務内容や既存のフローなどに合わせたWeb受発注システムを導入するのがポイントです。

IT分野の進歩に伴いさまざまなツールが開発され、複雑な受発注業務も自動化しやすくなっています。

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Web受発注システムにはEDIBtoB ECがあります。

受発注業務での発注書、納品書、請求書といった書類のやり取りを電子化する仕組みがEDIで、企業間・法人間の取引における受発注、商品仕様の確認、在庫確認、納期回答などのやり取りをデジタルで行うことができるのがBtoB ECです。

受発注業務の自動化を目指すならBtoB ECが適しているといえるでしょう。

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受発注業務をBtoB ECで自動化するメリット

なぜ受発注業務の自動化にはBtoB ECが適しているのか、導入のメリットを解説します。

スピーディーに対応できる

BtoB ECであれば、年中無休で受発注業務に対応することができます。繁忙期であってもリアルタイムでスピーディーに処理を行い、残業・休日出勤の削減に貢献するでしょう。

担当者の業務負荷が減ることで労働環境が良くなり、結果的に従業員満足度が上がって離職率低下にもつながります。業務負担による労働環境の悪化での離職が起こっている企業にとって、有用な改善策だと言えるでしょう。

また、受発注業務に対応する時間を削減することによって、販促や営業活動、資料作成、マーケティング活動などに充てる時間が増やせます。他の業務と兼務する形で受発注業務を担っていた場合は、本来注力したい主要な業務に時間を割けるようになります。

作業ミスや対応漏れがなくなる

人が手入力で対応するとなると、どうしても人為的な作業ミスや対応漏れが起こります。業務フローの改善で数を減らすことはできても、ゼロにするのは現実的ではありません。

一方、システムで自動化すれば、こうした人為的ミスは基本的にはゼロになります。ミスに対応する時間が減ることで、さらなる業務効率化が実現します。

また、月末や午前中など特定の時期や時間帯に受注が集中する場合、マンパワーで対応するとなると一時的に業務負荷が大きくなってしまい、ミスが起きる確率はさらに上がります。電話で対応する場合、架電が集中して取引先からの連絡に対応しきれないケースもあります。

BtoB ECであればこのようなリスクを減らせるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

ミスが減りクレーム対応がなくなることで、従業員の心理的負担が軽減されて従業員満足度も上がり、定着率向上にも寄与します。

誰でも受発注対応ができるようになる

誰でも受発注対応ができるようになる

人がアナログで対応している場合、従業員によってやり方が異なり属人化が進んでしまったり、新人を教育する際に人によって指導の仕方が異なったりしていることにより、企業全体の生産性を下げている可能性があります。BtoB ECにより受発注業務をシステム化することで、業務を標準化し、このようなトラブルを回避する効果が期待できます。

また、業務が標準化されることで人材教育も効率化されます。教育を受ける人間が混乱することなくスムーズに指導や引き継ぎができるようになり、これまでよりも高い水準での受発注対応が行えるようになるでしょう。

取引先も便利になる

BtoB ECによる恩恵を受けるのは自社だけではありません。発注をする取引先も、いつでもどこでもBtoB EC上で情報を確認できるようになるため、その都度問合わせる必要がなくなります。問合せの手間も時間も減り、ストレスフリーな受発注業務が可能です。

BtoB ECを導入すれば、単価や納期の確認なども簡単に行えます。急いで発注したい場合も、システム上ですぐに詳細な商品情報と出荷情報が確認できるため、利便性が大きく向上します。

顧客満足度を高め、リピート注文の促進や顧客単価のアップに貢献するでしょう。

BtoB ECで受発注業務を自動化した事例

【受発注自動化の事例・1】フランスベッド様(家具、寝装品、福祉用具等の製造・卸売業)

フランスベッド様 導入事例

家具インテリア業界のトップメーカーであるフランスベッド様は、受注業務をBtoB ECで自動化し、入力業務と問合せ業務の負荷を軽減することに成功しています。

毎月寄せられる注文数は、グループ子会社であるフランスベッド販売からだけでも実に1,500~2,000件。その大量の注文をFAXで受け取り、担当者が手作業でシステムに入力していたため、入力ミスが発生していました。

このような人為的なミスや残業によるコストを減らすため、コロナ禍直前の2020年2月、アイルが提供するBtoB ECシステム「アラジンEC」を導入します。

システム導入に至ったポイントの1つは、取引先が商品のスペックを画面で確認してから発注できること。商品のバリエーションが非常に多く、色やサイズも豊富なため、取引先が簡単に操作できるかが肝でした。

ネットショッピング感覚で操作できるユーザーインタフェース(UI)にこだわってカスタマイズを行った結果、発注する販売会社側にも好評となり、注文の約80%に当たる1200~1600件の自動化に成功しました。

受注業務を自動化したことで、入力待ちの受注がなくなり、受注生産注文における生産のリードタイムが短縮できたことも大きなメリットです。在庫がある商品であれば、納期回答メールが自動で返信できるようになり、顧客満足度の向上や受注業務の対応時間削減といった効果も生まれています。

受注の件数が多かったり、取り扱っている商品のバリエーションが複雑だったりする場合でも、カスタマイズが可能なアラジンECなら受発注業務を自動化することが可能です。詳しい導入方法については以下のページでご紹介していますので、ぜひ参考になさってください。

フランスベッド株式会社様:家具インテリア業界のメーカー
フランスベッド株式会社様:家具インテリア業界のメーカー
フランスベッド株式会社様(家具インテリア業界のメーカー)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例。受注業務を“自動化する仕組み”で販売子会社のFAX注文を80%EC化

受発注業務の自動化を実現する「アラジンEC」

受発注業務の自動化を実現する「アラジンEC」

国によるDXの推進や感染症の影響を受け、さまざまな分野でデジタル化が進む今、業務効率化こそ企業の必須課題だと言えます。工数がかかりミスが起きやすい受発注業務を自動化することによって、業務負担を減らして時間や場所に縛られない働き方を実現し、業務効率化を進めやすくなるでしょう。また、取引先にとってもメリットが多く、時代に合ったスムーズな取引が行えるようになります。

受発注業務を自動化するにあたり、もっともおすすめな手段はやはり「BtoB EC」の活用です。

BtoBならではの機能を網羅的に搭載しているBtoB EC「アラジンEC」は、貴社のビジネスをサポートするWeb受発注システムとして大いに活用いただけます。

カスタマイズができて柔軟性が高く、各業界に精通した担当者がご提案するため、複雑な商取引をしている企業様にも適しています。

アラジンECを提供するアイルは5,000社以上の豊富なBtoBノウハウがあり、単なる受発注業務の自動化のみならず、業務における課題の洗い出しからアフターサポートまでを一貫して行っております。

基幹システムと連携させたシステム運用が可能ですので、受発注業務に課題を感じている方はぜひお気軽にご相談ください。

さまざまな業種のお客様にご活用いただいている
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BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

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導入事例

導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。

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