注文メールのやり取りを効率化するには？例文と「脱メール」の方法を解説 |
BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」

受注手段は複数ありますが、年々アナログな手段からデジタルな方法へと移行しつつあります。業務を効率化して対応スピードを上げるためにも受発注のデジタル化は必須で、電話やFAXはもちろん、メールでの注文も見直しが求められています。

そこで今回は、注文メールを効率化する手段として、意思疎通しやすく注文ミスを防ぐ発注メール・受注メールの書き方と例文をご紹介しつつ、メールで注文するメリット・デメリットまで解説します。

受発注業務の効率化を図りたい方や、メールやFAXなどのアナログ受注による長時間労働や属人化からの脱却を目指している企業の方は、ぜひ参考になさってください。

発注メールの書き方のポイント

まず、注文する際に送付する発注メールの書き方について、発注ミスを防ぐために重要なポイントを解説します。

メールの件名は分かりやすくする

人によっては、業務に関するメールを日々大量に受け取っている場合もあります。送付先の担当者の方が見落として対応漏れしないよう、分かりやすい件名にすることが大切です。

件名の冒頭に【発注書】や【注文】などとつけて、メールを開く前から内容が一目でわかる状態にしましょう。

注文内容は添付ファイルと本文の両方に記載

発注メールは社内の部署間で転送されるケースもあります。送付先の社内で認識のズレが生まれないよう、添付ファイルだけでなくメールの本文にも注文内容を記載しておくのがおすすめです。添付ファイルを確認しなくても発注内容が分かるため、誤入力や把握漏れなどのミスを防ぎやすくなります。

受注のお礼メール（発注メールへの返信）の書き方のポイント

発注メールを受け取ったら、注文の確認として受注した旨の連絡とお礼を兼ねたメールを返信します。こちらも書き方のポイントを押さえておきましょう。

できれば1営業日以内に返信する

受注確認のメールが届かないと、先方は「発注メールはきちんと届いたのか」「見落とされているのではないか」と不安になります。対応が遅れると企業の信頼を失うため、なるべく早く、できれば1営業日以内に返信するのが理想です。遅くとも2～3営業日以内に返信し、遅れた場合は必ず「ご連絡が遅くなり大変申し訳ございません」とお詫びの言葉を入れましょう。

注文のお礼・手配状況を明記する

メールの本文が「注文を承りました」だけだと、素っ気なく失礼な印象を与えます。最初に「ご注文いただき誠にありがとうございます」と注文のお礼を伝え、そのうえで「3日ほどで出荷いたします」「ただいま在庫を確認しております」など、手配状況も伝えると丁寧で親切な印象になります。

注文メールの例文

注文メールの例文を、発注メールと受注メールに分けて紹介します。

新規取引先への発注メール例

件名：
【発注書】～～のご依頼

本文；
〇〇株式会社
□□部　△△様

いつも大変お世話になっております。
株式会社●●の▲▲でございます。

先日お見積もりをいただいた～～について、社内で検討した結果、ぜひ貴社にお願いしたいと考えております。
つきましては、お見積もり書をもとに発注書を作成いたしましたので、添付のPDFデータをご確認ください。
念のため、発注内容を以下にも記載いたします。

・案件名：～～
・発注単価：〇円
・数量：〇点
・発注金額（合計）：〇円
・希望納期：〇年〇月〇日

・納入場所：～市～区〇‐〇〇　～倉庫

ご不明点や添付ファイルが開けないなどございましたら、ご連絡ください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

上記に返信する新規取引先への受注メール例

件名：
～～をご注文いただきありがとうございます

本文：
株式会社●●
■■部　▲▲様

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の営業担当△△でございます。

この度は、数ある中で弊社の～～をお選びいただき、誠にありがとうございます。
高い評価をいただいておりますので、貴社にもご満足いただけるかと存じます。
成果をお見せできるよう、誠心誠意努めてまいります。

・案件名：～～
・発注単価：〇円
・数量：〇点
・発注金額（合計）：〇円
・希望納期：〇年〇月〇日

・納入場所：～市～区〇‐〇〇　～倉庫

上記ご注文内容をもとに、さっそく手配いたしました。
明日発送し、〇年〇月〇日に～倉庫へ納品予定ですので、少々お待ちくださいませ。
確定しましたら、改めてご連絡差し上げます。

ご不明点やご要望などございましたら、お気軽にお申し付けください。
今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

既存取引先への発注メール例

件名：
【発注書】～～の発注

本文：
〇〇株式会社
□□部　△△様

いつもお世話になっております。
株式会社●●の▲▲です。

今月も～～の発注をしたく、ご連絡いたしました。
発注書を添付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
念のため、発注内容を記載いたします。

・商品名：～～
・発注単価：〇円
・数量：〇点
・発注金額（合計）：〇円
・希望納期：〇年〇月〇日

・納入場所：～市～区〇‐〇〇　～倉庫

添付PDFが開けないなど、不都合やご不明点がございましたらご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。

上記に返信する既存取引先への受注メール例

件名：
～～をご発注いただきありがとうございます

本文：
株式会社●●
■■部　▲▲様

お世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。

いつも～～をご発注いただきまして、誠にありがとうございます。
今回もご期待に添えるよう、尽力してまいります。

・商品名：～～
・発注単価：〇円
・数量：〇点
・発注金額（合計）：〇円
・希望納期：〇年〇月〇日

・納入場所：～市～区〇‐〇〇　～倉庫

上記ご注文内容をもとに、さっそく手配を進めてまいります。
発送日や納品日が確定しましたらご連絡し上げますので、2～3営業日ほどお待ちくださいませ。

ご不明点やご要望などございましたら、お気軽にお申し付けください。
お待たせしてしまい大変恐れ入りますが、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

メール注文のメリット

メールで注文に関するやり取りを行っている企業も多いことと思います。「以前からメールで発注をしているから」「FAXするよりも楽だから」といった理由でメール注文を行っているケースが多いかと思いますが、メールでの注文のメリットとは何なのでしょうか。

ここではメール注文のメリットを3つご紹介します。

手間やコストがかからない

メール注文は、郵送やFAXと比べて時間や手間、費用面のコストが低いことがメリットです。特に、郵送やFAXは紙が必要なので注文数が多ければ多いほど費用がかかりますし、リモートワークやペーパーレス化の妨げになるためメール注文のほうが望ましいです。

FAX受注はテレワークに不向き？FAX受注業務を効率化するメリットと方法

テレワークがニューノーマルな働き方として浸透・定着する時代は、ビジネスのオンライン化が必要不可欠になるでしょう。テレワークの妨げになるアナログなFAX受注業務は改善すべきです。

24時間いつでも連絡できる

電話注文は手間や時間は掛かりませんが、双方がリアルタイムで対応しなければならないため、なかなか繋がらなかったり、深夜・早朝などの時間帯には注文できなかったりすることがデメリットです。メール注文のほうが自由度が高く、利便性も高いのがメリットです。

送信側にも履歴が残る

電話・郵送での注文だと、送信側に正確な履歴が残りません。メール注文であれば、送信日時やメール内容の履歴が確実に残るので、安心して取引できます。言った・言わないのトラブルを回避できるでしょう。

メール注文のデメリット

メール注文にはメリットもあればデメリットもあります。ここではメールで発注するデメリットを解説します。

メールが相手に読まれない可能性がある

メールは埋もれやすく、相手方のセキュリティ対策状況によっては、迷惑メールフォルダに入ってしまったり、添付ファイルを正しく受け取ってもらえなかったりして、相手に届かない可能性があります。発注メールを開いてもらえないと、当然ながら取引が進まないため、大きなトラブルに発展しかねません。

人為的ミスが起きやすい

メール注文だと人為的なミスが起きやすく、正確性が低いことがデメリットです。注文メールに関する人為的ミスとして、アドレス間違いやファイルの添付漏れ、基幹システムへの転記ミスなどが挙げられます。アドレス間違いで他の取引先などへ送付してしまった場合は、情報漏洩の恐れが出てきます。

共有漏れのリスクが高い

メールで特定の担当者へ送付した場合、それをさらに関係者へ展開しなければならないパターンもあり、関係者が増えるほど共有漏れする可能性が上がります。大規模な取引ほど注意が必要でしょう。

属人化の原因になる

メールは受信した人が対応しなければなりません。郵送やFAXで発注書が届けばオフィスにいる人は誰でも閲覧可能な状態になりますが、メールは宛先に入っている人しか見られないため、共有しにくく属人化しやすいことがデメリットです。業務が属人化すると、新人への引き継ぎや、担当者不在時の対応に手間がかかります。

関係者を含めたメーリングリストをCCに入れるなどして情報共有をしているケースも多いですが、メーリングリストを宛先に入れ忘れたり、違うメーリングリストを宛先に入れてしまったりするリスクはあります。

属人化を解消するには？デメリットと原因・対策まで解説

属人化が発生している企業に向けて、属人化の概要とメリット・デメリット、属人化する原因、そして属人化を解消する方法まで解説します。

システムへ入力する手間がかかる

注文メールを元に受注業務を行う場合、基幹システムに受注データを転記するといった入力の手間がかかります。作業負担と人為的ミスが発生することにより、注文が集中する時期は残業が増えたり、ミスが起きてクレームが発生したりするリスクが上がります。

受注入力を効率化するには？ミスの原因や対策から受発注システムまでご紹介

受注入力にどのような課題があるのか、どうしてミスが発生してしまうのか、原因と対策を解説します。

注文メール業務の効率化は「脱メール」一択

注文メール業務は、テンプレ利用などの工夫により一定の効率化はできますが、送信業務の手間や、社名等の記載ミスといった人為的ミスはゼロにできません。真の意味で効率化を目指すなら、「脱メール」を目指すべきです。

「脱メール」とは？

脱メールとは、メールの送受信なしで業務が回る状態にすることです。ビジネスに欠かせない連絡手段として広く普及しているメールですが、業務効率化や業務フロー・意思決定の透明性を高めるために、近年はメール業務からの脱却が求められています。

すべてのメールを廃止することは難しいかもしれませんが、システムに移行して自動化できるやり取りがあれば、メールから切り替えて複数人で一元管理できる環境を整えることが望ましいです。

受発注業務を脱メールするにはWeb受発注システム（BtoB EC）

受発注に関するメールのやり取りをシステム化するには、Web受発注システム（BtoB EC）の導入がおすすめです。

受発注システムとは？導入するメリット・注意点・選び方を解説

デジタル化しやすくメリットも感じやすい「受発注業務のデジタル化」に着目し、Web受発注システムのメリット・デメリット、導入のコツをご紹介します。

Web受発注システムを導入し、システム上で注文のやり取りが完結するようになれば、発注時に注文内容をダブルチェックする手間も、受注時にお礼メールの文面を考える手間も不要となります。

例えば、Web受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」を利用すれば、下記のようなメール連絡はすべて自動的に対応されるか、情報を知りたい人自身で確認することができます。

Web受発注システムを活用することで、メールでのやり取りをすることなく、スピーディーで正確な受発注ができるようになります。発注側も受注側も業務効率が大幅に上がり、顧客満足度も従業員満足度も向上することでしょう。

メール注文を効率化するなら「アラジンEC」がおすすめ

メール注文は電話やFAXと比較するといくつかのメリットがありますが、Web受発注システム（BtoB EC）と比較するとアナログでデメリットが多く、時代に合わせてデジタル化して「脱メール」する必要があります。メール注文をシステムへ移行させることで、個別に対応する手間がなくなり、ミスなく迅速な受発注業務が行えるようになります。

メール注文をシステム化するには、Web受発注システムの導入がおすすめです。24時間いつでも自動で受発注業務を行えるようになり、双方の業務を効率化しながらサービスの利便性を高められます。株式会社アイルが提供するWeb受発注システム・BtoB EC「アラジンEC」なら、発注の前段階となる見積書の作成も自動化でき、スピーディーな対応によって機会損失せず、着実に契約へつなげることが可能です。

スマートフォンやタブレットでの注文にも対応していて、リモートワーク中や外出中でも受発注業務を行えるのも大きなメリットです。パソコン作業に慣れていない取引先でも利用してもらいやすく、Webサイトの画面上で商品の詳細や在庫、価格、納期などが確認でき、営業活動や問合せの手間も減ります。

アイルでは、各業界の知識を持っている担当者が丁寧にヒアリングし、貴社の商習慣に合った業務フローを踏まえたECの導入プランをご提案しています。メール注文を続けている企業や、受発注業務の効率化を目指している企業の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。