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脱ハンコ・脱FAXで加速する業務のデジタル化。導入のメリットと進め方を解説

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脱ハンコ・脱FAXで加速する業務のデジタル化

日本生産性本部が公表した昨年の労働生産性の国際比較では、日本は加盟36か国中21位と低い数値が続いています。最近は労働生産性を高めるべく「デジタル化」「オンライン化」というキーワードがメディアでよく取り上げられるようになりました。

そこで今回は業務のデジタル化をテーマに、FAX・電話などアナログ業務のデメリットとデジタル業務のメリット、さらにデジタル化のコツを解説します。まだデジタル化が進んでいない企業様はぜひ参考になさってください。

目次

業務のデジタル化はなぜ必要?

2020年9月行政改革担当大臣に就任した河野太郎氏が、「脱ハンコ」「脱FAX」といった行政手続きのペーパーレス化・オンライン化を進めていることは多くの方がご存じでしょう。中小企業を支援する行政の補助事業として「IT導入補助金」も生まれました。なぜ国が推奨するほど「業務のデジタル化」が求められているのでしょうか。

その理由は、ITツール導入により実務担当者の負担を減らし、業務を円滑に回すことができるからです。アナログにはデメリットが、デジタルにはメリットが多くあります。コロナ禍によりリモートワーク化が進んでいることもあり、業務のデジタル化は早急に対応しなければならない企業課題だと言えるでしょう。

アナログ業務のデメリット

弊社がこの10月に実施した受注業務の実態調査アンケートの結果を踏まえ、企業間での受注業務におけるアナログ作業のデメリットを紹介します。

FAX対応のデメリット

FAX業務時の写真

代表的なアナログツールであるFAX。今も多くの企業がFAXを利用していますが、FAXでの受注業務にはどんなデメリットがあるのでしょうか。

【1】読み取り間違い・読解ミスが起きる

FAXの注文書の中には手書きの場合もあり、3と8、7と1など形が似ている数字はどちらか判別できなかったり、字が薄く線が切れていて読み取れなかったりと読解ミスをしてしまうリスクもあります。得意先などリピート顧客であるほど書き方もラフになり、その人ならではの書き方の癖なども生まれ、新人だとなかなか読み取れないといった悩みも多いです。

書いてある内容が分からない場合、発注者に確認しなければなりません。その分納期が遅れてしまう可能性もあり、また余計な工数がかかるのは大きなデメリットです。読み取り間違いをして誤った商品を納品したり、数量を間違えたりするとクレームにつながるうえに、返送・再送などの手間とコストもかかり、損失ばかりがかさみます。

【2】転記の業務負担が生まれる

FAXで注文を受けると、業務システムに入力する負担が発生します。転記は単純作業ではありますが、工数のかかる業務です。

また、遅くまで営業している取引先だと、深夜にFAXで注文が入ることもあります。翌日の朝一で大量の注文書を1枚ずつ確認して商品名や数量を入力していくのは大変で、その分ミスも多くなります。飲食店など当日の開店までに納品しなければいけないといった短納期の注文もあり、急いで作業する場合は特に入力ミスをする可能性が上がります。

電話対応のデメリット

電話業務時の写真

電話対応も昔から根強く残っているアナログ業務のひとつ。もちろん細かい確認など複雑なコミュニケーションは電話のほうが確実なこともありますが、業務効率化においては多くのデメリットもあります。

【1】聞き間違いの頻発

電話による受注では電波状況や滑舌の悪さなどの要因によって聞き間違いをしてしまうことがあります。付き合いの長い取引先だと「いつものやつ、よろしくね」と明確な商品名や注文数を言わないことも珍しくありません。その場で聞き直せればベストですが、取引先が商品名を覚えていなかったり、聞き直す前に電話を切られてしまったり、新人がよくわからないまま受けてしまったりすることもあります。ベテランでも認識違いが生まれるリスクがあるでしょう。

同じ商品でも取引先によって言い方が異なるケースもあります。例えばラーメン業界では、豚の「丸骨」を「ゲンコツ」と言う方もいれば「足骨」と言う方もいます。同じ「胴ガラ」にも細かい種類が複数あります。電話で受注する場合はこうした言い方を全てスタッフに教えなければならず、教育コストがかかるうえに聞き間違いの原因にもなります。

【2】対応時間の増加

電話で在庫確認や納期確認が入った場合、折り返しの対応が必要な場合が多々あります。先方が急がれている場合は既存業務を止めて対応にあたる必要があったり、折り返した際、先方担当者がうまく捕まらない場合は何度も掛け直す必要がでてきます。

また、先方担当者さまが正確な商品名を覚えていないこともあり、得意先からの受注では「過去に注文していたあの商品がほしい」とリピート注文されることがありますが、把握していなければすぐに対応できません。問い合わせ内容を残す場合、エクセルなどに手入力して管理するのは手間がかかりますし、人為的ミスが起きかねないので注意が必要です。

このように、アナログ業務の代表ともいえる「FAX業務」「電話対応」は生産性を大きく妨げる要因がいくつもあり、各社共通の課題になっています。受注業務だけでもデジタル化すれば、生産性が大きく向上するでしょう。

業務のデジタル化で何ができる?デジタル化のメリット

ECの画像

では、業務はどこまでデジタル化できるのでしょうか?受発注に限らず、一般的な企業間取引でのフェーズ別に、どのようなITツールがあるか見ていきましょう。

営業フェーズ

・SFA(営業支援システム)
得意先からの問合せ・見積依頼から納品通知までの受注業務をデジタル化したシステムです。同じシステムで発注も行うことができます。

受注フェーズ

・BtoB EC(Web受発注システム)
得意先からの問合せ・見積依頼から納品通知までの受注業務をデジタル化したシステムです。同じシステムで発注も行うことができます。

・EDI
特定の取引先に対して、取り決めをしたデータレイアウトと通信でやり取りをする電子データ交換システムです。

発注(仕入れ)フェーズ

・BtoB EC(Web受発注システム)
仕入れ先への見積依頼から発注、納品通知までの発注業務をデジタル化したシステムです。同じシステムで受注も行うことができます。

業務管理フェーズ

・販売管理/在庫管理システム
販売に関わる見積・受注・出荷・在庫連動・売上・入出庫・請求・売掛までを一元管理するシステムです。

・RPA
パソコンで人が行う定型業務を自動で処理してくれるシステムです。

配送・納品フェーズ

・WMS(倉庫管理システム)
倉庫への入出庫や在庫管理などを支援してくれるシステムです。

請求・回収フェーズ

・会計管理システム
企業の会計業務をデジタル化するシステムです。

・電子決済システム
電子データで決済業務を行うシステムです。

・Web請求
紙で郵送していた請求書を電子データで送信するシステムです。

それぞれITツールを導入することで作業を自動化することができ、大幅に業務が効率化されます。特に手間や時間がかかっている部分はITツール導入を検討しましょう。

業務のデジタル化を進める3つのポイント

3つのポイントの女性の画像

ご紹介したとおり、業務をデジタル化できるITツールは数多くありますが、何から導入すべきなのでしょうか?ITツールを導入する際に考えるべき3つのポイントを解説します。

1、生産性を下げている要因の分析

業務を効率化して生産性を上げたいのであれば、まずは生産性を下げている要因を分析します。代表的な要因は「ペーパー業務」で、さきほども紹介したように受注業務を紙やFAXなどのアナログで行っていると生産性が下がります。ペーパーレス化が最初の課題になるでしょう。

どこのフェーズで紙を使っているかを把握し、デジタル化することで業務効率化ができます。99%がFAX注文だった企業が、弊社のBtoB専用ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」を導入したことで、残業時間と出荷ミスがほぼゼロになった事例もあります。

残業と出荷ミスが激減した事例はこちら!

受発注業務のみならず、請求書などハンコが必要な経理などの事務作業においても、デジタル化・電子化することで郵送の手間が減る、出社が不要になるなど、業務負荷を軽減可能です。ペーパー業務の多い部署こそデジタル化を検討しましょう。

2、優先順位を決める

デジタル化は慎重になりすぎても先に進みませんが、見切り発車すると失敗するリスクが高まります。システムは一気に導入できないので「企業として優先したい課題は何なのか」と考えて課題に優先順位を付けてから「どのフェーズをデジタル化するべきなのか」を決めましょう。

そこから何のツールが必要なのか考えて、順番に対応していくことが重要です。

色々な業務がありますが、シンプルに「利益を出すにはどこを改善するべきか」を考えてください。業務課題の優先順位を判断するポイントは「業務に携わっている人数」「費やしている時間」「間違いやミスの発生頻度」「システム化した場合に業務負荷が削減可能な量(時間)」の視点で各業務課題を比較し、事業の利益に貢献するインパクトが高い順を算出することです。いずれも数値化することで優先度が把握しやすくなります。

業務に携わっている人数と費やしている時間の掛け算が業務全体のボリュームなので、そのなかで発生するミスや間違いの頻度をデジタル化でどれだけ減らせるかを考えれば、おのずと優先度が見えてくるでしょう。

3、課題解決できるITツールを選ぶ

業務課題は企業によってさまざまですが、社内に課題をヒアリングすると現場ごとの問題が浮き彫りになります。基本的には業務をITツールで標準化して生産性を上げるか、営業のマンパワーに依存せずにデジタルで販路を広げて売上を伸ばすかの2つが多いでしょう。

売上を伸ばしたい時は、販路を拡大したり客単価を上げたりするECシステムや、営業効率を上げるSFA(営業支援システム)が活躍します。営業効率が上がると活動量を増やすことも可能です。

しかしながら、業務内容や業務課題を踏まえたうえで最適なITツールを選ぶことは容易ではありません。豊富なITツールの知識がなければ、どのシステムを選ぶべきなのか判断がつかないこともあるでしょうからITパートナーやシステムコンサルタントに相談するのもひとつでしょう。

受発注業務の効率化を支援するアラジンECでは、企業ごとの課題を分析し、優先すべき課題にアプローチできるシステムへとカスタマイズして提供しています。実際に様々な部署からは多種多様な要望が出てくるでしょうから、第三者のフラットな目線で優先順位付けするのもひとつの方法です。

Web受発注システム「アラジンEC」の各社要望に合わせたカスタマイズ事例はこちら!

デジタル化に対応しなければ時代遅れのビジネスになる

いずれにしても、デジタル化の波は止まりません。コロナ禍によるリモートワークの推進や慢性的な人手不足などにより、これからますますデジタル化が求められるようになるでしょう。対応しなければビジネスにおいて大きな損失が生まれるであろうことは歴然です。

もし、FAXや電話による業務を日常的に行っているなら、アナログ業務にかかっている時間や人数などをぜひ算出してみてください。いかに非効率的な業務を行っているかが可視化されます。

取引先も最初はデジタル化に戸惑うかもしれませんが、デジタル化に慣れるとアナログには戻りづらくなり、満足度も向上します。それだけWeb受発注システムなどのITツールは便利でメリットが多いのです。

次回のコラムでは、業務の効率化を図る有効手段である「受発注業務のデジタル化」についてさらに詳しくお伝えします。

BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

CASE STUDY

導入事例

導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。

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