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受発注システムとは?導入するメリット・注意点・選び方を解説

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Web受発注システムを導入するメリットと選び方

コロナ禍によりテレワークが浸透しつつあり、ITツール・システムによるデジタル化も加速しました。時代の変化に合わせて、テレワークの妨げになり業務効率も落ちやすいアナログ業務の見直しが求められています。

前回のコラムでは「業務のデジタル化」の必要性についてご紹介しましたが、今回はデジタル化しやすくメリットも感じやすい「受発注業務のデジタル化」に着目し、Web受発注システムのメリット・デメリット、導入のコツをご紹介します。

目次

  1. 受発注のプロセスと課題
    1. 受発注業務の課題
  2. いまだ主流の「電話受注」「FAX受注」による弊害
    1. Q:現在貴社における企業間取引での受注方法と割合を教えてください。
  3. 「Web受発注システム」とは?
  4. 「Web受発注システム」のメリット・デメリット
    1. メリット1:入力作業の削減、対応時間の軽減
    2. メリット2:不要なクレームの減少
    3. メリット3:顧客満足度の向上
    4. デメリット1:導入コストがかかる
    5. デメリット2:得意先の理解が必要
    6. デメリット3:社員教育が必要
  5. 「Web受発注システム」導入を躊躇する理由
    1. Q.得意先との自社でのWeb受注システム(BtoB EC)は導入していますか?
  6. 「Web受発注システム」導入による効果
    1. Q.企業間取引の受発注をEC化したことによっての業務効率は1日あたり時間にしてどれくらい短縮できたと感じますか?
  7. 「Web受発注システム」を選ぶポイント
    1. BtoB向けの機能が充実していて、導入実績が豊富か
    2. 自社の商習慣・業務内容に合わせてカスタマイズできるか
    3. 基幹システムや業務ツールとのデータ連携が可能か
    4. スマホやタブレットでの受発注が可能か
    5. 運営会社にWeb受発注システムのノウハウ・サポート体制があるか
  8. Web受発注システム「アラジンEC」がおすすめな理由
  9. 「Web受発注システム」は三方よしのツールになる

受発注のプロセスと課題

現在、一般的な受注業務は下記(図1)のように
見積もり→問合せ→注文→納品→請求
という流れで行われています。

受注業務のフロー

※図1

発注の場合は反対になり、緑の「得意先」が自社、青の「自社」が仕入先となります。

受発注業務の課題

受発注業務は見積書や納品書など書類の作成や受注情報の確認、転記などさまざまな業務があり、多くの課題が生まれやすいです。業務が多いため複数のスタッフで対応することも多いため、受発注業務の中でも連携が求められ、その途中で伝達ミスなどが発生しやすいのです。

アナログな受発注作業で注文用紙からシステムへの転記などが発生する場合、読み取りミスや入力ミスなどの人為的なミスで誤った受注データが登録されてしまうケースも珍しくありません。

FAX受注ならまだ紙のデータが残りますが、電話受注だと正誤を確認するのが難しく、取引先に電話して確認したり、言った・言わないのトラブルになったりするリスクもあります。

このように、人が介在するほど受発注業務の精度が下がり時間もかかるため、できるだけシステムで自動化して正確に情報を伝えられる仕組みを作る必要があります。

いまだ主流の「電話受注」「FAX受注」による弊害

10月に弊社が実施した受注業務の実態調査アンケートでは、企業間取引での受注方法は「FAX受注」「電話受注」が圧倒的に多いことがわかりました。

Q:現在貴社における企業間取引での受注方法と割合を教えてください。

企業間取引での受注方法と割合のグラフ

このように、受注方法はアナログなFAXや電話での対応に依存しているものの、アナログゆえに業務効率を下げる要因があり、問題意識を抱いている企業も少なくありません。

アンケートで現在の業務課題を聞いたところ、FAX対応では「転記への業務負担」と「読み取り間違い、読解」という回答が多く、各社の共通課題となっていました。電話対応では「聞き間違い」と「対応時間」の多さが課題だと述べる企業が圧倒的に多く、FAX対応にも電話対応にも、ヒューマンエラーや業務過多といった課題がつきものであることがわかります。

「Web受発注システム」とは?

「Web受発注システム」とは、先ほどの図1のようなやり取りをデジタル化できるシステムのことで、業務効率の向上に貢献します。さきほどアナログな受注方法の課題として挙がっていた「転記への業務負担」「読み取り間違い、読解ミス」「聞き間違い」「対応時間の増加」といったトラブルを回避できるでしょう。

一般消費者もパソコンやスマートフォンなど、インターネットを通じてオンラインショッピングで物を購入する際、ECサイトなどで商品を見て、商品の機能・スペック・金額・納期などを確かめて、自宅など商品の配送先を指定して注文します。

オンラインショッピングでは、購入にあたって問合せする必要はなく、24時間365日いつでもどこでも商品を購入できます。この流れを企業間取引に当てはめたものが「Web受発注システム」であり、「BtoB EC」と呼ばれています。

ただし、企業間取引(BtoB)が企業対消費者間取引(BtoC)と異なるのは、得意先別に価格が異なったり、販売する商品展開が異なっていたりすることです。Web受発注システムにも従来の商習慣を反映する必要があります。

「Web受発注システム」のメリット・デメリット

あらためて「Web受発注システム」を導入するメリット、デメリットを見ていきましょう。

メリットデメリット
・入力作業の軽減
・電話対応時間の削減
・不要なクレームの減少
・残業時間の軽減
・経験/スキルに左右されない標準化
・顧客満足度の向上
・売上高アップ  など
・導入コストがかかる
・得意先の理解が必要
・社員教育が必要 など

メリット

【1】入力作業の削減、対応時間の軽減

Web受発注システムを活用し、得意先が直接自分で発注するようになれば、受注情報を基幹システムへ入力する作業はゼロになります。もちろん人為的なミスもなくなり、大幅に業務効率が上がるでしょう。

Web受発注システムにより、入力作業だけでなく、確認作業や問合せなどの対応時間も軽減できます。商品の在庫状況や販売履歴の有無などがシステム上で確認できるため、電話などで確認する必要がなくなるのです。

【2】不要なクレームの減少

FAXや電話注文で生じる人為的ミスがなくなることで、不要なクレームも減少します。FAX注文だと字が読み取りにくく、数字を見間違えたり、型番違いの類似商品と誤認したりして「注文内容と違う」というクレームにつながりかねません。誤認により大事な商品が納期に間に合わなかったりすると深刻なクレームとなり、今後の取引がなくなるケースもあります。

客商売ですから、言った・言わないの問題になるとこちらが折れるしかないことがほとんどで、過失がなくても謝罪し、商品の代替や再送などの損失を被る企業も少なくありません。Web受発注システムであれば確実に記録が残るので、こうしたトラブルも防げます。

【3】顧客満足度の向上

導入初期は、得意先にWeb受発注システムの利用を浸透させるのに苦戦することもありますが、利便性が高いので基本的には顧客満足度向上が期待できます。Web受発注システムに慣れると、大抵の得意先はFAXや電話での注文を手間だと感じるようになるからです。

スマホやタブレットからいつでもどこでも商品情報を確認でき、商品を選択し数量を記入するだけでリアルタイムに注文できるので、得意先にとってもメリットが大きいのです。利便性を上げるためには、在庫の情報まで公開するのがベターです。

デメリット

【1】導入コストがかかる

Web受発注システムを導入するにあたっては、当然ながらシステムの費用がかかります。Web受発注システムの種類別に価格の相場をご紹介します。

ASP型・SaaS型(カスタマイズ不可のシステム)

初期費用…数万~30万円
月額費用…1万~20万円

パッケージ型(カスタマイズ可能なシステム)

初期費用…100万~5000万円
月額費用…5万~100万円

フルスクラッチ型(フルカスタマイズのシステム)

初期費用…数千万~数億
月額費用…20万~数百万

基本的にはWeb受発注システムの運用によって業務効率を上げることで人件費などのコストを削減でき、収支はプラスになることが大半ですが、試算を行ってから導入するWeb受発注システムの予算を決めることをおすすめします。

必要な機能や予算に合わせてカスタマイズ可能な
パッケージ型Web受発注システム「アラジンEC」の料金体系はこちら!

Web受発注・ECサイト構築システムの料金例(カスタマイズ事例含む)
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基本パッケージに加え、柔軟なカスタマイズが可能です。『月額固定型』で便利に長く使える料金体系をご提案しております。

【2】得意先の理解が必要

長年、アナログの商取引に慣れている得意先に「インターネットを使ってオンライン注文をしてください」と言ってもなかなか受け入れられないケースもあり、導入しただけですぐに使ってくれる会社は少ないでしょう。そのため、導入にあたっては得意先に理解してもらうための工夫が必要です。

発注側にとってのメリットを伝える、使い方をレクチャーするなどして丁寧に時間を費やしお膳立てすることで利用率が上がり、双方のメリットにつながります。

得意先の利用率アップの方法や効果については、
こちらのページで詳しくご紹介しています。

EC利用率アップ
EC利用率アップ
取引先のWeb注文への移行に関する課題についてBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

【3】社員教育が必要

FAXや電話による受発注からWeb受発注システムへと切り替える場合、受発注担当の社員がシステムの利用方法を熟知する必要があります。社内のデジタル化が進んでいない企業の場合、システム利用に関する社員教育が高いハードルとなっていることもあります。

自社社員がWeb受発注システムを使いこなすことができていなければ、得意先に使い方を教えることもできません。

社員にWeb受発注システムの仕組みを理解させるための教育が必要なのではないかと懸念される方も多いのではないでしょうか。

アラジンECは、導入後のアフターサポートも手厚く行っております。Web受発注システムの基本的な使い方や設定などについて、SEが直接レクチャーすることも可能です。

貴社専用チームを構成するアラジンECのサポート体制については、こちらのページで詳しくご紹介しています。

万全のサポート体制
万全のサポート体制
システム開発から提案・分析、運用、メンテナンスなどのアフターサポートまで一貫して行っております。運用時における困ったを解決する万全のサポート体制を整えています。

「Web受発注システム」導入を躊躇する理由

このように導入メリットが多く業務効率を向上する「Web受発注システム」ですが、受注業務の実態調査アンケートでは「導入済み企業」が全体の14.3%に留まっていて、まだまだ普及しきっていません。

Q: 得意先との自社でのWeb受注システム(BtoB EC)は導入していますか?

Web受注システム(BtoB EC)を導入しているかについてのグラフ

なぜ導入を躊躇する企業が多いのでしょうか?

「導入予定なし」と回答した企業を対象に理由を聞いたところ、業務的要素としては「商品管理が複雑」という理由がトップ。次いで「単価設定が複雑」という回答が多く挙がりました。

しかし、導入済み企業でもEC化前に抱えていた業務課題は「商品管理が複雑」がトップで、次に「単価設定が複雑」が挙がっており、同じ課題を持つ企業がWeb受発注システムの導入に踏み切っています。商品管理や単価設定が複雑でも、EC化は可能なのです。

それでは、商品管理や価格設定が複雑な場合、どのようにEC化をしてWeb受発注システムで対応しているのでしょうか?

弊社のBtoB専用ECパッケージ「アラジンEC」では、各企業がすでに導入している業務システム(販売管理システム)と連携させることで、スムーズなEC化が実現できます。既存の商品の管理機能や単価設定機能とデータ連携することで、複雑な商品や価格もそのままシステムに反映することができるのです。

得意先ごとに商品単価が異なる場合や、バラ売りの可否を設定する必要がある場合でも標準で対応ができ、得意先ごとの細かな条件に対応した個別カスタマイズにも柔軟に行えます。

取引先に合わせた対応
取引先に合わせた対応
各取引先ごとに異なる契約内容・取引条件の対応や業界特有の商習慣といった対応における課題についてBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

また、「得意先に使ってもらえるかどうかが不安」という項目も不安要素として多く挙がりました。確かにWeb受発注システムを導入しただけで得意先が利用するケースは多くはありませんが、さきほどもお伝えした通り、得意先へのレクチャーなどの工夫によって導入促進ができます。

「電話・FAX注文より送料を安くする」「オンライン注文のみ締め切り時間を延長する」など、得意先にとって明確なメリットを特典としてつけるのも効果的です。

いずれにせよ、デジタル化したほうが効率が上がり売上アップにも貢献するので、得意先にメリットを提供してWeb受発注システムの利用率を高めましょう。

得意先の利用率アップの方法や効果については、
こちらのページで詳しくご紹介しています。

EC利用率アップ
EC利用率アップ
取引先のWeb注文への移行に関する課題についてBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム「アラジンEC」ができることをご紹介いたします。

「Web受発注システム」導入による効果

受注業務の実態調査アンケートでは、実際「Web受発注システム」を導入した企業への満足度をうかがった結果、「期待した効果がなかった」と回答したのはわずか1割弱に留まり、「満足している」が約半数、「普通(=期待通り)」との回答が4割、と実に9割が効果を実感していることがわかります。

業務改善としての効果としては「入力作業の軽減」「電話対応時間の短縮」、と受注業務の課題に対し結果を実感した企業が多く、1人あたり1日1時間以上の時間短縮を実現した企業は実に76.3%。うち4.9%は5時間以上もの時間短縮が図れた、という驚異的な結果も出ています。

Q.企業間取引の受発注をEC化したことによっての業務効率は1日あたり時間にしてどれくらい短縮できたと感じますか?

どれほど業務効率化したかについてのグラフ

実際、EC導入企業の4社に1社は取引先のEC利用率が50%以上で、慣れれば利便性が上がるため愛用されるようになります。「どうせ利用してもらえないだろう」と悲観せず、導入したほうが長期的にはプラスになります。

「Web受発注システム」を選ぶポイント

Web受発注システムを選ぶ際に、どんなポイントをチェックして選べばいいのか、重要な選定ポイントを5つお伝えします。

【1】BtoB向けの機能が充実していて、導入実績が豊富か

BtoC向けのECカートシステムが多いので、BtoB専用の機能があるのか確認しましょう。BtoCと比べて数が少なく、実績のある会社も少ないため、導入実績が豊富な企業を選ぶのがおすすめです。

【2】自社の商習慣・業務内容に合わせてカスタマイズできるか

企業間取引は10社10通りで多種多様なため、標準の機能だけで対応できるWeb受発注システムは稀です。自社の取引内容に対応できる機能が実装されていなかったら利用してもメリットが生まれないため、必要な機能をカスタマイズできるか確認しましょう。

【3】基幹システムや業務ツールとのデータ連携が可能か

Web受発注システムだけを運用するより、顧客管理システムや会計システムなどの基幹システムや業務ツールと連携したほうがはるかに効率的です。費用対効果を高めるためにも、既存システムと連携できるか確認しましょう。まだシステム化していない場合は、連携を前提として各種システムやツールの選定をすると良いでしょう。

【4】スマホやタブレットでの受発注が可能か

今やあらゆるシステムにおいてスマホやタブレットなどのモバイル対応は必須であり、Web受発注システムも例外ではありません。取引先が発注しやすくなり、自社もあらゆる場所で受注対応・確認できるようになって、多くのメリットを享受できます。ただ対応できるかだけでなく、画面表示がスマホやタブレットに最適化されるレスポンシブデザインを導入しているかどうかなども確認しましょう。

【5】運営会社にWeb受発注システムのノウハウ・サポート体制があるか

システムだけでなく会社も見るのが大切です。Web受発注システムを提供する会社が豊富なBtoB向けノウハウを持っているか、サポートが充実しているかを確認しましょう。豊富な専門知識を持つサポート部門であれば、自社の課題に合ったシステムを提案できます。

Web受発注システム「アラジンEC」がおすすめな理由

Web受発注システムは多々ありますが、導入を検討している方におすすめなのが、これらの選定ポイントをクリアしていて豊富な導入実績を持つ「アラジンEC」です。アイルが約30年間も自社開発・サポートしてきた基幹システムのノウハウを活かし、BtoB専用に開発したECシステムで、企業間取引に精通しており、あらゆる業界の慣習に対応できる専門知識と柔軟性を持っているのが強みです。

こうした強みを生かし、導入前から自社に合った提案が受けられること、導入後も要望に合わせてシステムの改修を行えることが評価されています。カスタマイズすることで、最適化したWeb受発注システムの導入が可能になります。

業務フローのヒアリングを経て、基幹システムや業務ツールとの連携についても考慮した提案が受けられるので、まずは気軽に見積もり相談して比較検討することをおすすめします。

アラジンECが多くの企業様から選ばれている理由はこちら!

選ばれる理由と他社サービス比較
選ばれる理由と他社サービス比較
基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

「Web受発注システム」は三方よしのツールになる

ここまでご紹介してきたように、Web受発注システムは導入企業(提供側)にとって業務課題を改善できる可能性が高いツールです。

また、業務改善は働き方改革にもつながり、人材の定着化や従業員の満足度向上にも貢献します。残業時間が削減できれば、従業員の家族と過ごす時間や趣味を楽しむ時間などを増やすことができ、QOL(生活の質)の向上にもつながるでしょう。

得意先(利用者側)においても24時間365日、いつでもどこでも利用できるツールがあれば利便性が上がり、顧客満足度向上につながることでリピート利用を促進できます。

Web受発注システムの導入は「企業」「従業員やその家族」「得意先」に恩恵を与える三方よしのツールだと言えるので、まだ導入していない企業様は前向きに検討してはいかがでしょうか。

今回の記事でご紹介したアンケートの調査サマリーは、こちらのページでご覧いただけます。すべての設問と回答をまとめた完全版のダウンロードも可能ですので、ぜひご覧ください。

BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

CASE STUDY

導入事例

導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。

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