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販売管理システムと連携すべきツールは?課題解決し業務効率化する連携方法

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販売管理システムと連携すべきツールは?課題解決し業務効率化する連携方法

IT化が進み複数のシステムを導入する企業が増えてきましたが、各システムが連携できていないために、無駄な手間やコストがかかっているケースがよく見受けられます。システムの導入・運用にはコストがかかりますが、せっかくシステムを導入してもうまく連携できていないがために業務負担の軽減が進まなければ、費用対効果が下がってしまいます。

今回は販売管理システムに着目して、外部システムと連携させるメリットや、連携させるべきシステムやツールをご紹介します。実際にシステム連携して課題解決した成功事例もご紹介しますので、販売管理システムを利用している企業の方や、残業削減や省人化を目指してさらなる業務効率化を図りたいと考えている方は、ぜひ参考になさってください。

販売管理システム・システム連携とは

まずは、販売管理システムやシステム連携について、基本的な知識をおさらいしましょう。

販売管理システムとは

販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売業務の一連の流れを一元管理するシステムです。具体的には、見積業務から受注業務、出荷業務、売上業務、請求・入金業務、在庫管理、購買業務、発注業務から入荷業務、仕入業務、支払業務などが、販売管理システムで管理できる業務内容です。

販売管理だけでなく、在庫管理や購買管理までシステムで行えるので、デジタル化により業務効率化を実現できます。

販売管理システムの詳細は、こちらのページでご確認ください。

システム連携とは

システム連携とは、さまざまなシステム間でデータを共有し、処理できるようにすることです。近年はIT化が進み、あらゆる企業が複数のシステムを導入するようになりました。それぞれのシステムが個別で機能するより、連携したほうが複数の業務を自動化でき、スピーディーに処理できます。

販売管理システムを外部システムと連携させるメリット

販売管理システムと外部システムを連携させることで、どのような     メリットが生まれるかをご紹介します。

データ連携による業務スピードと正確性のアップ

データ連携による業務スピードと正確性のアップ

これまで手作業や二重入力などが必要だった業務が、システム同士をデータ連携させることによって自動化されます。これにより、業務スピードのアップやデータの正確性向上が期待できます。ひいては残業や休日出勤の削減につながり、従業員満足度の向上にも寄与するでしょう。

人的ミスの低減

データが自動で連携されることにより、入力ミスや読み間違いなどのミスが発生しなくなり、業務の正確性を担保できます。こうした人的ミスはクレームを招くため、システムでミスを防ぐことで顧客満足度の向上へとつなげられ、リピート率向上にも貢献するでしょう。

コスト削減

販売管理業務は、受注出荷・請求・在庫管理・仕入発注など業務内容が多岐にわたります。特に受発注が増える時期は、業務時間内に収まらず残業や休日出勤をして対応しているケースもあるでしょう。

販売管理システムと関連システムの連携を進めることで業務時間の短縮ができれば、時間的コストと人件費などの金銭的コストの両方を削減できます。

データの一元管理の実現

販売管理システムでデータを一元管理することで、販売に関連するデータを集約できるようになります。データの掛け合わせによって、これまで気が付かなかったデータの価値やサービスの改善点が見えてくることもあるでしょう。データ分析により効果検証をし、業務改善につなげることで、長期的な成長を見込めます。

販売管理システム連携の注意点

システム連携と他のシステムを連携させる際に注意すべき点がいくつかあります。連携前に下記のポイントについて確認し、把握しておきましょう。

スムーズな連携が可能か

システム間でデータを共有するにあたり、連携方法が複雑だとミスが起きる可能性があります。ミスを防ぐためにも、シームレスに自動で連携されるのが理想的で、システム同士の連携実績が豊富だと安心です。
ただ、販売管理システムと連携先のシステムを提供している会社が異なる場合、各システム会社との打ち合わせが何度も必要になり、手間と時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールで対応する必要があります。そのため、同じ会社が提供するシステムを利用したほうがスムーズに連携できる可能性が高いです。

セキュリティ強度は万全か

セキュリティ強度は万全か

販売に関するデータは重要な機密情報であり、情報漏洩が起きれば大きな問題となる場合もあります。連携先のシステムや連携方法のセキュリティには注意が必要で、連携する場合にもセキュリティ対策がしっかりと行われるか、定期的に更新があるかなどを事前に確認しておくのが安全です。

システム提供会社が安定しているか

システムを開発・サポートしている提供会社の安定性も重要です。ITシステムはさまざまな製品がリリースされていますが、その一方でサービス終了する製品もあります。せっかくコストをかけて導入しても、サービスが終了してしまえばリプレイスしなければなりません。

長期的にアップデートしながら運用できるかを把握するために、システム提供会社の実績や運営年数、上場の有無などを確認しておくのがおすすめです。

販売管理システム連携の具体例

販売管理システム連携の具体例

販売管理システム連携の事例も取り上げながら、連携によってどんなメリットがあるか、どんな課題がどのように解決できるのかを解説します。

販売管理システムと会計システム

会計システムとは、財務会計や管理会計などの業務を行うシステムです。帳簿作成や決算書作成、データの入力などをデジタル化し、データを一元管理することで効率化を図れます。
販売管理システムと会計システムを連携すると、販売状況や資金繰りなどを情報統制して正確に把握できるようになり、経営の精度が上がります。
システム連携していない場合、スピーディーな経営判断が出来ないうえ、データの二重登録による手間やミスも発生します。こうしたことを回避するためにも、システム連携させて正確性を上げることは大きなメリットになります。

販売管理システムと電子請求書発行システム

受注数が多い企業は、販売管理システムと電子請求書発行システムを連動させるのが効果的です。

【システム連携事例】請求書発行・送付作業が1週間→1日に短縮!

結束資材や包装資材の卸企業である株式会社ヤナギダ様は、毎月1,000件以上の請求書や納品書を発行し、客先へ送付していました。請求書・納品書に関する業務負担が高かったため、2010年に販売・在庫管理パッケージシステム「アラジンオフィス」を導入し、電子請求書発行システム「楽楽明細」と連携。1週間に及んでいた作業時間を、わずか1日にまで短縮することに成功しています。
帳簿をデジタル化したことで伝票を印刷する必要がなくなり、Web上で送付まで行うことで時間とコストを削減して、ペーパーレス化も実現しました。顧客満足度も高く、Web上で受発注できるBtoB ECを導入・連携させていくことでさらなる効率化を視野に入れています。

販売管理システムとWeb受発注システム

Web受発注システムとは、企業間のFAXや電話で行っていた注文をWeb上で完了させるシステムです。販売管理システムと連携させることにより、受注入力作業をなくしたり、受注と同時に出荷処理を自動で行ったり、在庫情報を適切に管理 することが可能です。
実際に販売管理システムとWeb受発注システムを連携させて、業務改善に成功した事例を2つご紹介します。

【システム連携事例】外付けシステムから卒業し、連携によりミスと手間を削減

スーツケースやキャリーバックの企画販売を行うメーカーである株式会社ティーアンドエス様は、他社の基幹システムを利用していましたが、受発注システムをはじめ複数のシステムを外付けする形で運用しており、連携ができていませんでした。システム同士が連携できていないことで、二重入力や在庫数のズレが生まれ、デジタル化を進めているにも関わらず業務負担を増やしていたのです。

そこで販売管理システム「アラジンオフィス」BtoB専用EC「アラジンEC」を導入し、連携ができるようにしました。これにより入力の手間やエラーが減り、データを生かして各業務を改善することができています。

株式会社ティーアンドエス様:スーツケースやキャリーバッグの企画製造
株式会社ティーアンドエス様:スーツケースやキャリーバッグの企画製造
株式会社ティーアンドエス様(スーツケースやキャリーバッグの企画製造)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例。販売管理システムとBtoB専用ECのスムーズな連携により、二重入力作業が解消 データを生かし、各業務を改善して.....

【システム連携事例】BtoB EC・EDIと連携させ、受注処理が半分に

スキンケア・ボディケア商品を輸入・製造販売するピー・エス・インターナショナル様は、百貨店からの受注はEDI、そのほかは電話とメールで受け付けていました。EDIと基幹システムが連携していなかったため、受注内容は基幹システムに手入力しなければならず、手間を削減するために販売管理システム「アラジンオフィス」BtoB専用EC「アラジンEC」を導入し、連携する仕組みに変更しました。両システムの機能が充実しており、且つカスタマイズ性が高い点が、導入の決め手になりました。

「アラジンEC」でクローズドなECサイトを作り、EDIを利用していない中小企業からもサイトから受注できる仕組みを構築。「アラジンオフィス」でEDIとの連携にも対応したことで、入力せずとも受注データがすぐに取り込まれるようになりました。
結果、受注処理はわずか1年足らずで約半分が自動化され、従業員の残業を大幅に削減しました。

株式会社ピー・エス・インターナショナル様:スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売
株式会社ピー・エス・インターナショナル様:スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売
株式会社ピー・エス・インターナショナル様(スキン・ボディケア商品の輸入・製造販売)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例。BtoB ECとEDIを、基幹システムと連携 受注処理を約1/2自動化し、残業削減

販売管理システムとWeb受発注システムを連携させるなら「アラジンEC」!

ここでは、販売管理システムとWeb受発注システムの連携に貢献する「アラジンEC」の特徴とメリットについて解説します。

販売管理システムとの連携実績多数

同じくアイルが提供している販売・在庫管理パッケージシステム「アラジンオフィス」はもちろん、その他の販売管理システムとの連携実績も多数あります。すでに導入しているシステムと連携できる可能性が高いので、ぜひご確認ください。カスタマイズにより、自社オリジナル開発・フルスクラッチの販売管理システムでも連携対応が可能です。

▼連携できる販売管理システム一覧表

連携できる販売管理システム一覧表
Web受発注・ECサイト構築システムと外部システムの連携メリット
Web受発注・ECサイト構築システムと外部システムの連携メリット
BtoB ECサイト構築・Web受発注システム「アラジンEC」は、現在貴社が利用している基幹システム、送り状発行システム、物流システム、決済システムなどの外部システムと柔軟な連携が可能です。

その他のシステムとの連携が可能

BtoB専用EC「アラジンEC」は、販売管理システムのほか、倉庫管理システムや決済システムなどのシステムとの連携も可能で一連の業務を自動化できます。

連携可能なシステム例

連携可能なシステム例

  1. データ連携ミドルウェア
  2. 運送会社(送り状発行システム)
  3. WWS(倉庫管理システム)
  4. 決済システム(クレジットカード、BtoB決済)
  5. MAツール
  6. CRMツール
  7. メール配信システム
  8. アクセス解析システム
  9. 検索システム

詳しくはこちらからご確認ください。

Web受発注・ECサイト構築システムと外部システムの連携メリット
Web受発注・ECサイト構築システムと外部システムの連携メリット
BtoB ECサイト構築・Web受発注システム「アラジンEC」は、現在貴社が利用している基幹システム、送り状発行システム、物流システム、決済システムなどの外部システムと柔軟な連携が可能です。

販売管理システムと連携して業務効率化する「アラジンEC」

BtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は販売管理システムとの相性がよく、連携させやすいシステムです。BtoBに特化した豊富な標準機能と柔軟なカスタマイズ性があり、受発注業務を大幅に効率化できます。

5,000社以上の豊富なBtoBノウハウにより、既存のシステムとの多様な連携ができるため、部分的に手作業で対応している業務を自動化したり、データ蓄積によりPDCAサイクルを回して改善に活かしたりして、今後の経営戦略につなげることも可能です。

実際にアラジンECを導入される企業は、9割以上が販売管理システムや基幹システムと連携させ、業務効率化とコスト削減につなげています。業務課題を洗い出し、最適な提案を行いますので、これから販売管理システムとWeb受発注システムを連携させたい企業様はお気軽にご相談ください。

「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較
「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較
BtoB ECサイト構築・Web受発注システム「アラジンEC」は基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

CASE STUDY

導入事例

導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。

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