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社内発注を効率化するならWeb受発注システムがおすすめ!社内発注システムのメリットとは?

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2021.08.23 公開
社内発注を効率化するならWeb受発注システムがおすすめ!

複数の支店や店舗を抱えている企業では、社内発注がよく行われます。社内取引とはいえ、大規模展開していると受発注業務の負荷が大きくなり、効率化するかどうかで企業の成長スピードが大きく左右されます。

そこで今回は、社内発注を効率化させて企業の成長を加速させるために必要なWeb受発注システムについて解説します。社内発注の課題やメリット、効率化の手段についてもご紹介するので、社内発注業務に課題を感じている方はぜひ参考になさってください。

目次

社内発注のパターン

社内の部門間で共通して使われる備品があるなどして、社内発注を行うケースがあります。よく見られる社内発注のパターンを、それぞれ解説します。

支店から本部への発注

全国に複数の支店が展開されている場合、支店から本部への発注が発生する企業が多いです。

たとえば支店ごとに発注しているとまとめて購入できないため、大量発注による割引が発生しないこともあります。そこで各支店が本部にそれぞれ発注することで、本部が卸業者などにまとめて発注できるようになり、より安い価格で購入することが可能になるのです。

店舗から本部への発注

店舗から本部への発注

BtoCビジネスであれば、複数店舗から本部へ発注するケースがよく見られます。たとえば化粧品業界やファッション業界、食品業界は全国の百貨店や商業施設に店舗が点在しており、本部に発注することが多いです。建材・住設関係や自動車販売店(ディーラー)なども、店舗から本部への発注がよく行われます。

フランチャイズチェーン(FC)も店舗から本部へ発注するのが一般的で、フランチャイズ本部・店舗・業者間で3方向の取引が発生することも珍しくありません。

電話やメール、FAXによる社内発注の課題

このように多くの企業で社内発注が行われていますが、日常的な業務にもかかわらず課題を抱えている企業が少なくありません。代表的なのが電話やメール、FAXなどアナログでの社内発注における課題です。特に懸念される課題を解説します。

ヒューマンエラーによるミスが起こりやすい

ヒューマンエラー、いわゆる人為的なミスが起こりやすいのがアナログの社内発注の課題です。

電話であれば受注側の聞き取りミスや書き取りミス、メールであれば受注側の読み間違いや発注側の記入ミス、FAXでは受注側の読み取りミスや発注側の記入ミスが発生するリスクがあり、さらにどれもシステムに転記する際のミスも起こり得ます。

それぞれの段階で人の手が入るためミスがどこで発生するか分からず、商品を納品してからミスが発覚するケースも珍しくないため、受注側と発注側の両方に時間と費用の無駄が発生しやすいのがデメリットです。

時間がかかる

時間がかかる

上述したとおり、電話やメール、FAXによるアナログの社内発注は人の手が入りマンパワーに依存するため、自動化できず非効率的で時間がかかります。飲食店や販売店など、前日夜に発注して翌朝には仕入れたい場合はスピード勝負になりますが、そこでミスが発生すると売上ダウンに直結します。

短納期の社内発注業務はささいなミスや遅れが深刻な事態に発展することもあるため、時間がかかるアナログの社内発注は、企業の成長の妨げになる可能性があるのです。

属人化しやすい

アナログの社内発注は属人化しやすいのも課題です。対応する人によって業務の取り組み方に違いが生まれ、ベテラン社員が対応できても新人社員は対応できないといった差ができてしまいます。知識が豊富な社員に業務負荷がかかってしまったり、新人教育がスムーズにできなかったりといったリスクがあります。

こうした属人化による課題をマンパワーに頼ったアナログの社内発注で改善にするには限界があり、根本的な解決をするにはシステムによる自動化が必要です。

社内発注を効率化するには

それでは、社内発注を効率化するにはどうしたらいいのでしょうか。基本的な解決策を3つ解説します。

業務フローの見直し・改善

業務フローの見直し・改善

まず社内発注を非効率化させている課題を洗い出すために、業務フローの見直しを行い、改善ポイントを見つけていきます。

社内発注のどの段階で時間がかかっているのか、どこに多くのマンパワーを割いているのかを可視化してみましょう。時間や人の無駄が多く発生している個所は、社内発注業務を見直すべき改善ポイントだと言えます。

業務マニュアルを作成して受発注作業を平準化する

社内発注業務が属人化している場合は、業務マニュアルを作成して受発注業務を標準化するのが理想的です。業務マニュアルはできる限り業務効率を向上するように配慮し、知識や経験が足りていない新入社員でも対応できるように心がけましょう。

そうすることで誰でも迅速に対応できるようになり、無駄のない効率的な社内発注が実現します。

Web受発注システムを社内発注に活用するのがおすすめ

業務フローの見直しや業務マニュアルの作成だけではカバーしきれない部分もあるため、できればWeb受発注システムを社内発注に活用し、システムによる自動化を進めるのがおすすめです。

自然と属人化を防げるうえにヒューマンエラーも減り、業務効率化が一気に進みます。

社内発注システムとしても使える「Web受発注システム」とは?

Web受発注システムとは、受発注のやり取りをWeb上で行うことができる、オンラインのネットショップのようなシステムです。社内発注システムとして利用できるほか、卸売業などのBtoB通販にも利用されていて、社内外問わず活用できます。

発注側はWebサイトの画面上から、社内発注したい商品を選択して数量を指定してから発注するだけなので、24時間365日いつでも社内発注が可能です。ITツールに詳しくない人でも簡単に操作できるものが多く、運用しやすいこともポイントです。

Web受発注システムには、主に「ASP・SaaS」「パッケージカスタマイズ」「フルスクラッチ」の3種類があり、どの程度カスタマイズしたいかや予算によって選ぶ種類が変わります。

社内発注システムを利用するメリット

社内発注システムを導入すると、どんなメリットが生まれるか詳しく解説します。

ミスの削減

電話・メール・FAXなどのアナログの社内発注で生じやすかったヒューマンエラーが起きにくくなり、人為的なミスが削減されます。発注側が発注したい商品を選択し、欲しい数量を入力したうえで発注しているので、読み取りミスや記入ミス、転記ミスが起きることがありません。

また、社内発注システムの画面上で在庫表示ができるため、発注した商品の欠品や在庫不足を防ぎ、スムーズに納品が行われるのもメリットです。イレギュラーなトラブルによるやり取りも発生しにくく、発注側と受注側の双方にとって満足度の高い取引が可能になります。

受発注担当者の負荷軽減・業務効率化

ミスの削減ともつながりますが、社内発注システムの活用により受発注業務の自動化が可能になり、スピーディーかつ正確な受発注ができます。結果的に、受発注担当者の負荷が軽減されます。

全国に支店や店舗を持っている場合、本部への社内発注が数千件に上る企業もあります。こうした場合、社内発注を効率化できないと業務過多になり残業時間が増えてしまいます。社内発注システムの導入により残業時間を削減し、人件費の削減も期待できるでしょう。

属人化の解消

アナログの社内発注の課題のひとつが属人化ですが、社内発注システムを活用すれば属人化を解消できます。発注側はスマホやタブレットで簡単に発注できるようになり、履歴も管理しやすくなるため、いつでもどこでも自力でほしい商品を探せます。担当者に頼らずとも発注業務を完了させられるのです。

知識豊富な社員が対応せずとも社内発注がスムーズに行えるので、属人化せず均一な対応ができるようになり、業務効率が上がるでしょう。

社内発注システムの選び方のポイント

社内発注システムの選び方のポイント

これから社内発注システムの導入を検討している方に向けて、システムの選び方のポイントを3つ紹介します。

求める機能があるかどうか

「せっかく社内発注システムを導入するなら、あらゆる機能を持っているシステムを導入したい」と考える方も多いかもしれませんが、多機能なシステムを導入するとなるとコストがかかるうえに、せっかく導入しても使いこなせないリスクもあります。

業務フローから改善すべき課題点を見つけてから、その課題に優先順位をつけ、上位の課題を解決できる機能を搭載した社内発注システムを選ぶのがおすすめです。

優先順位をつける際は業務フローから「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出して数値化してください。より多くの「ムリ・ムダ・ムラ」を生んでいる業務を優先的に改善していきましょう。

信頼できる会社かどうか

社内発注システムの機能や金額だけでなく、システムの開発・運営会社の信頼性を確認することも重要です。基幹システムの寿命は15年前後だと言われています。

社内発注システムも継続して長期的に使用するものであり、適宜更新したり調整したりすることもあるため、安心してアフターサポートを受けられるか、開発・運営会社が安定しているかなども確認しなければなりません。

せっかく社内発注システムを導入しても、開発・運営会社とのトラブルやアクシデントで乗り換えることになると手間も費用も増えてもったいないため、企業情報をよく調べてから検討することをおすすめします。

業界・業種の知識やノウハウが豊富かどうか

社内発注システムは、業界・業種の知識やノウハウを持った会社が提供するものを選ぶことが理想的です。業界や業種によって業務フローは異なり、システムにカスタマイズする必要があるため、知識やノウハウを踏まえた調整が欠かせません。

業界や業種の知識やノウハウを豊富に持っている会社が提供する社内発注システムであれば、こうしたカスタマイズもスムーズに実施できます。結果的に時間もコストも削減でき、満足度の高い運用ができるでしょう。

Web受発注システム「アラジンEC」の社内発注システム導入事例

株式会社ヤナセウェルサービス様 事例

BtoB EC「アラジンEC」は、企業ごとに最適な形にカスタマイズできるWeb受発注システムです。5000社以上のBtoBノウハウを持つアイルが提供するECシステムで、業界・業種の知識が豊富なことでも知られています。

導入ハードルが低い「ASP・SaaS」と柔軟性が高い「フルスクラッチ」のいいとこ取りをした「パッケージカスタマイズ」であることも、支持されている理由の一つです。

外車販売ヤナセのグループ会社で備品の購買部門である株式会社ヤナセウェルサービス様は、アラジンECを導入して全国店舗からの備品受注に活用しています。

自社の仕組みが複雑なため、20年来利用しているシステムから移行するのに少なからずの抵抗がありましたが、機能や費用、提案がシンプルで、画面操作も分かりやすかったことが導入の決め手になったといいます。

導入後は業務にかかる労力が1/2になり、ミス削減にもつながっています。また、アラジンECを提供するアイルは土曜でもサポート対応しており、業務に対しても100%理解したうえで複雑な要望に応える提案を行っている点を評価いただきました。

アラジンECなら、社内発注をデジタル化し、大幅な効率化を実現することができます。もちろん、社外取引にもご活用いただけます。

ヒアリングして最適な提案を行ったうえで詳細なお見積りをお出ししますので、Web受発注システムを比較検討する際はぜひお気軽にお問合わせください。

BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

CASE STUDY

導入事例

導入されたお客様の具体的な課題や解決方法、導入後の成果など詳しくお話いただきました。

SOLUTION

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