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繁忙期の残業・休日出勤が激減?!効果的な繁忙期対策とは

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繁忙期の残業・休日出勤が激減?!効果的な繁忙期対策とは

仕事が立て込む繁忙期は、業務量が増えて残業や休日出勤が増えがちです。繁忙期の労働環境が悪化するとミスが増え、売上アップのチャンスがピンチに変わってしまうこともあります。残業代などで人件費が増えて利益率が下がらないように、対策を打たねばなりません。

そこで今回は、繁忙期のデメリットと乗り越え方を解説します。

根本的な解決につながり、残業を減らすおすすめのツールもご紹介しますので、繁忙期がある卸売業や、特定の繁忙期を残業などのマンパワーで乗り切っている企業の方は、ぜひ参考になさってください。

繁忙期とは

繁忙期(はんぼうき)とは、仕事が集中して忙しくなる時期を意味します。一般的に、数週間から数カ月ほどの中長期を指すことが多く、1日単位では使いません。業界や業種によって繁忙期には違いがあり、1年に何度も繁忙期がある企業もあれば、年末や年度末など1年に1度凄まじい繁忙期を迎える企業もあります。

繁忙期は売上が伸びる稼ぎ時ではありますが、業務負荷が高くなり企業の課題が浮き彫りになりやすいほか、従業員のストレスが溜まって「しんどい」「きつい」といった声が上がるなどして職場の雰囲気が悪くなったり、体調不良による欠勤や突然の休職・退職が発生したりといったトラブルが起きやすい時期でもあります。

閑散期とは

繁忙期の反対を意味するのが、閑散期(かんさんき)です。繁忙期とは逆に仕事の量が落ち着いている時期のことです。時間に余裕が生まれやすく、繁忙期に向けての準備や業務改善、新規事業への取り組みなどに着手できます。

閑散期ならではの課題は、やはり売上が伸び悩むことです。最低限の売上が立てられないと繁忙期を迎える前に資金ショートするリスクもあるため、閑散期でも集客して成約につなげる取り組みが求められます。

繁忙期のデメリット

かき入れ時の繁忙期は企業にとっては多額の売上が望める好機ですが、上述のとおりデメリットもあります。注意すべき繁忙期のデメリットを詳しくご紹介します。

残業・早出出勤・休日出勤が増える

残業・早出出勤・休日出勤が増える

繁忙期は忙しく業務量が増えるため、通常通りの人員・勤務時間で回そうとすると仕事が終わりません。そのため残業や早出出勤、休日出勤などが増えやすくなります。

ほぼ休みなしで働き続けるような状況が続けば、従業員の心身に負荷がかかり、体調不良やモチベーションの低下にもつながります。従業員満足度が下がった結果、サービスの質が低下して顧客満足度も下がるといった負のスパイラルに陥るリスクもあります。

なるべく残業・早出出勤・休日出勤などで労働時間を無理やり増やさずとも繁忙期に対応できるよう、業務効率化を図る必要があります。

作業ミスが発生しやすくなる

業務量が増えるのに伴って、なんとか時間内に終わらせようと焦って対応したり、長時間労働で疲れた状態で対応したりすることによって、作業中のケアレスミスが起こりやすくなります。ダブルチェックなどをする時間的な余裕もないため、普段は起きないようなミスが多発して、かえって対応に時間がかかるケースも多いです。

作業ミスを防ぐためには、やはり業務を効率化してミスが起こりにくい仕組みづくりをすることが効果的です。作業ミスが起きやすい業務の洗い出しも必要でしょう。

口頭発注や電話・FAX発注でミス多発?受発注トラブルの原因とは
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よくある受発注トラブルについて取り上げ、特にミスが起きやすい口頭発注・電話発注・FAX発注・メール・チャット発注のメリット・デメリットについて詳しく解説したうえで、トラブルやミスを防ぐ改善方法をご紹介します。

離職リスクが上がる

仕事が終わらない状態に陥ることによって労働環境が悪化し、従業員の離職リスクが上がります。きつい業務に疲れを感じてイライラしたり、無理して休日出勤して体調不良になったりすると、不満が溜まって「しんどいから休みたい」と欠勤が増えやすくなります。

そこから「辞めたい」「退職したい」といった結論になり人材が流出することがあるため、深刻化する前に対策を打たなければなりません。

人件費の増加

繁忙期を残業・早出出勤・休日出勤などの時間外労働で乗り切ろうとすると、当然ながら人件費がかさみます。コスト増は、企業側にとって大きなデメリットです。せっかく繁忙期で売上が伸びても、それ以上にコストが増えていれば利益率が下がるため、骨折り損のくたびれ儲けになってしまいます。

繁忙期の売上増を利益につなげられるよう、マンパワーに頼らずに繁忙期を乗り越えられるように、業務フローを見直して体制を整えていくことが重要だと言えます。

繁忙期の乗り越え方

繁忙期を乗り越える一般的な対策について、メリット・デメリットも含めて解説します。

多少の無理をしてマンパワーで乗り切る

多少の無理をしてマンパワーで乗り切る

最も多い繁忙期の乗り越え方として挙げられるのが、マンパワーで乗り切る方法です。従業員に残業・早出出勤・休日出勤などをしてもらい、多少の無理をすることで繁忙期の業務を乗り越えます。

ただしこの方法は、上記でご紹介したようなデメリットが多く発生するため、できれば避けたいやり方です。また、マンパワーには限界があるため、業務に対応し切れず納期遅延や問合せへの対応漏れが発生してしまうこともあります。

他部署に応援を要請する

残業・早出出勤・休日出勤を防ぐために、比較的業務量が少なくゆとりのある他部署へ応援を要請する方法があります。自社内のリソースで増えた業務量に対応できるため、人的コストが増えない点がメリットです。

ただ、臨時で対応する従業員はふだん対応していない業務を行うため、引継ぎや指導に時間がかかったり、スキルが十分ではなかったりして、うまくいかないケースも多いのがデメリットです。だれでも対応できる単純作業や、システムで簡単に操作できる標準化された業務がある場合のみ有効だと言えます。また、他部署との関係が悪化しないように密なコミュニケーションを取り、配慮しなければなりません。

短期パート・単発派遣などの人材を入れる

事前に繁忙期が分かっている場合、一時的に短期パートや単発派遣などの人材を活用して乗り切ることもできます。正社員を採用するよりも低コストで行えるため、ハードルが低いことがメリットです。

ただし、こちらも一時的な対応となるため引継ぎや指導が必要で、独自のスキルや専門知識が求められる作業を依頼することは難しいです。誰でも対応できる作業のみ依頼する形となるでしょう。

業務をアウトソーシングする

必要なスキルや知識を持っている企業を選び、繁忙期のみ業務の一部をアウトソーシングする方法もあります。アウトソーシングに強い企業であれば、問題なく業務を回せる可能性が高いことがメリットです。

しかし、自社ならではの独自ルールがあるとアウトソーシングが難しかったり、アウトソーシングのコストが高かったりすることがデメリットです。アウトソーシングの可否と見積もりを確認してから、慎重に検討しなければなりません。

繁忙期の根本的な解決には「ITツールの導入」がおすすめ

繁忙期の根本的な解決には「ITツールの導入」がおすすめ

ここまでご紹介したやり方は、人件費が増えたり外部との調整が必要だったりと、デメリットも少なくありません。繁忙期を根本的に解決するには、仕事のやり方を変えることが望ましいでしょう。

おすすめなのは、ITツールの導入・入れ替えによる業務のデジタル化です。ITツールを用いてできる限り業務を自動化     することで効率化でき、業務負荷を減らして繁忙期でも既存の従業員で対応しやすくなります。

さまざまなITツールがあり、企業の課題によって適したツールが異なるため、自社に合ったITツールを選ぶのがポイントです。

たとえば、卸売業ならBtoB ECを導入すると良いでしょう。BtoB ECとは、企業間取引に特化したECシステムのことで、Web受発注システムとも呼ばれます。卸売業において業務負担が大きい受発注業務を大幅に効率化できるため、繁忙期でもスムーズに作業できるようになります。

BtoB ECとは?基礎知識や市場規模、成功事例をご紹介【2022年最新版】
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繁忙期の受発注業務を楽にするBtoB ECとは

企業間取引をデジタル化するBtoB ECは、これまで繁忙期の受発注業務に対応するために残業や休日出勤などが発生していた企業にとって、繁忙期のつらさから脱却するきっかけとなりうるツールです。電話やFAXなどのアナログの受発注を自動化できるため、業務負担が一気に軽くなります。

繁忙期に受注件数が増えると、アナログな方法で注文を受けている場合はFAXを1枚1枚処理したり、電話やメールに1件1件対応したりする必要があります。一方BtoB ECであれば、システム上で注文を受け付ける為、内容の確認や転記入力など     、基本的な     作業は不要となります。

ほかにも、取引先が在庫数や納期をECサイト上で確認できるようになるほか、出荷状況の確認や見積もりも     システムで自動対応されるなど「マンパワーに頼らない問合せ対応」が実現し、対応スピードが一気に上がります。人の手が介在しない分、繁忙期に起きやすいケアレスミスも減り、クレーム対応などの手間が減って顧客満足度も向上することも大きなメリットです。

BtoB ECによる繁忙期対策の成功事例

これから繁忙期対策をしたい方に向けて、繁忙期の課題を根本から解決した成功事例をご紹介します。

【繁忙期対策の成功事例1】繁忙期の問合せが月1,600件も減少

サントリーマーケティング&コマース様の事例

サントリーグループで販売促進支援や酒類関連備品の販売を     行うサントリーマーケティング&コマース株式会社様は、年に一度発行するカタログによる商品販売をしていたため、取引先が紙のカタログ冊子をめくって商品番号を確認し、電話やFAXで注文することが基本でした。

Web注文ができるツールも導入はしていましたが、モバイルやクレジットカード決済に非対応で利便性が低かったほか、既存の取引先しか見ることができないクローズドサイトだったため新規開拓につながらないことが課題でした。

アナログでの受発注は負担が大きく、繁忙期の12月は業務過多に陥っていたため、BtoB EC「アラジンEC」を導入します。課題だったモバイルやクレジットカード決済にも対応したほか、誰でもアクセスできるオープンなECサイトにしたことで新規顧客獲得につなげることができました。

高いサービスレベルを維持したままデジタル化を行ったことで、取引先がECから注文するようになり、電話問合せの件数が年間8,000件、約3割も減少しています。繁忙期の12月は1,600件も減少し、業務負担を大幅に削減しました。

どのように問合せ対応を効率化したのか、詳しくはこちらからご確認ください。

サントリーマーケティング&コマース株式会社様:酒類関連備品販売
サントリーマーケティング&コマース株式会社様:酒類関連備品販売
サントリーマーケティング&コマース株式会社様(酒類関連備品販売)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例|Webならではの幅広い商品展開で、自社・取引先ともに売上アップ。取引先の使いやすさから、電話問合せは8,000件減

【繁忙期対策の成功事例2】FAX受注から脱却し、1週間の受注作業がゼロに

ゲストリスト様事例

アパレルの製造・インポート卸・販売を行うゲストリスト様は、年4回実施する展示会の受注方法がFAXで、受注業務が手作業になり大きな負担が生まれていました。展示会後の受注集計・入力作業に1週間もかかりミスも度々起きていたため、展示会対応の効率化を目指しBtoB EC「アラジンEC」を導入します。

1週間かけていた受注内容の確認・入力作業がゼロになり、受注締日には発注作業に取り掛かれるようになりました。さらに、取引先のバイヤーが展示会に参加できなくてもEC上で商品画像が見られるため利便性が上がり、営業の対応時間も削減されました。

2年かけてバイヤー目線のEC画面を作ったことで、展示会の発注はECが100%になり、繁忙期でもスピーディーに受発注業務を行えるようになりました。ECから注文内容を一覧にしたエクセルや商品画像がダウンロードできるなど、利便性も格段に上がっています。

こうした取り組みは、働き方改革や人材確保につながったそうです。詳しくはこちらの記事からご覧ください。

株式会社ゲストリスト様:メンズ・レディースアパレルの製造・インポート卸・販売
株式会社ゲストリスト様:メンズ・レディースアパレルの製造・インポート卸・販売
株式会社ゲストリスト様(メンズ・レディースアパレルの製造・インポート卸・販売)のBtoB ECカスタマイズ型パッケージ・Web受発注システム導入事例。展示会オーダーを、100%EC化。一週間の受注業務がゼロになり、週休3日制の実現にも寄与

繁忙期の残業を減らすBtoB EC「アラジンEC」

繁忙期の残業を減らすBtoB EC「アラジンEC」

豊富な導入実績を持つアラジンECは、業界や業種に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。できるため、繁忙期でもスピーディーで正確な対応が行えます。

受注締め日をシステムで制御し、短納期の注文を回避

例えば、FAXやメールなどで注文を受けていると、リードタイムや受注締切日を無視した注文書が送られてくることがあります。受付締切を過ぎている注文書がきた場合は、1件1件電話などで連絡をして、記載ミスなのか、それともやむを得ない事情があるのかをお伺いする必要があります。

通常時はこのような対応が可能であっても、繁忙期は個別対応が難しい場合が多いのではないでしょうか。

また、通常時は注文のリードタイムを3日としているところを、繁忙期は締切を早めてリードタイムを4日、5日としているケースもあるでしょう。このような場合は、より一層、締切を過ぎた注文書がくる可能性が高くなります。

多忙さを緩和するためにリードタイムを長く取っているのに、そのために電話連絡などの個別対応が発生して時間を取られては本末転倒です。

アラジンECであれば、最短納期よりも前の日付を希望納期として入力・選択できなくすることで、注文内容をコントロールすることができます。

例えば、3/6(月)にリードタイムが3営業日の製品を発注する場合、最短納期は3/9(木)となります。ECシステムで「リードタイム=3日」と設定しておくことで、納期の欄で入力・選択できる日付を3/9(木)以降のみとすることができます。

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繁忙期のデメリットと乗り越え方を解説します。 根本的な解決につながり、残業を減らすおすすめのツールもご紹介しますので、繁忙期がある卸売業や、特定の繁忙期を残業などのマンパワーで乗り切っている企業の方は、ぜひ参考になさってください。

特集ページによる販促などで閑散期対策も

アラジンECは繁忙期対策だけでなく、閑散期への対策も実施可能です。

一例として、BtoB ECサイト上に特集ページを作成することで、最小限の手間で売上アップ施策を打てます。取引先1件1件に営業をかける必要がなく効率的なので、ページ作成後は繁忙期に向けた施策立案や業務改善などに時間を充てることができます。

24時間無休の営業ツールとしても活躍するBtoB ECは、新規顧客獲得や非対面営業に注力したい企業にもおすすめです。具体的な販促方法については、こちらの記事よりご確認ください。

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繁忙期の業務負荷を減らすには、大量の受注や複雑な受発注業務をECで自動化するべきです。丁寧なヒアリングで貴社の業務フローを見直し、繁忙期も効率的に業務を行う提案をいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

「アラジンEC」が選ばれる理由と他社BtoB ECサービス比較
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BtoB ECサイト構築・Web受発注システム「アラジンEC」は基幹システムのノウハウを活かしBtoB専用に開発したECです。5000社以上の企業間取引ノウハウで、業種・業界に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

BtoB EC推進統括本部

松岡 憲二(マツオカ ケンジ)

ベンチャー系ECベンダーにてセールスプランナー、ECコンサルタント、事業責任者として十数年従事した後、株式会社アイルに入社。大規模ECサイトからASPカート利用のスタートアップサイトまで様々な種類のサイト構築を経験。BtoCとBtoB、両方のノウハウを併せ持つことが強み。

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