生産性向上とは？生産性低下の原因や向上を図る方法を解説 |
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少子高齢化などにより労働人口が減少し続けている昨今、企業にとって生産性向上は重要な必須課題となりました。これからますます労働人口は減っていく一方であることに加え、働き方改革などワークライフバランスも重視されるようになっています。つまり、優秀な人材を確保するためには、生産性を向上して誰もが働きやすい環境を作っていく必要があるのです。
そこで今回は、生産性や業務効率に課題を抱えている企業へ向けて、生産性が低下する原因と対策、生産性を向上させる方法や成功事例をご紹介します。生産性を高めたい企業の方は、ぜひ参考になさってください。

生産性向上とは

まず、生産性向上とは何を意味するのでしょうか。似た意味を持つ「業務効率化」との違いについても解説します。

生産性とは何か

生産性とは、企業の経営資源に対してどれほどの成果を出せたかという度合いを意味します。「成果（売上など）÷そこに対して投じた資金」の計算式で算出ができます。一般的な言葉だと「コストパフォーマンス」をイメージすると分かりやすいでしょう。
生産性を高めるには、より少ないコストで大きな成果を出す必要があります。当然コストは少ないほうが良いですし、従業員の総労働時間も少ないほうが良いです。あるいは同じコストでもより大きな成果を出せるように改善していくべきでしょう。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と業務効率化は混同されやすいのですが、生産性を向上させる手段の1つが業務効率化です。生産性向上は「投じた資金に対してより大きな成果を生み出すこと」を意味しますが、業務効率化は「業務をより少ない人や資金で進めること」で、生産性向上のプロセスであると言えます。
業務を効率化することが、生産性の向上につながるということです。そのため業務効率化の指標では、成果ではなくコスト削減を掲げることが多いです。

業務効率化などの業務改善については、こちらの記事でやり方やポイントを解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

業務改善の進め方とは？ポイントや事例をご紹介

業務改善の方法や、卸売業における受発注業務の改善事例をご紹介します。社員の残業や休日出勤、顧客からの商品に対するクレームなどでお悩みの方はぜひご参考にしてください。

生産性が低下する原因

どのような時に生産性が低下してしまうのか、よくある代表的な原因を解説します。

人手不足やコスト削減による長時間労働

ある研究結果によると、人間が十分に覚醒した状態で仕事ができるのは「起床後12～13時間まで」とされています。つまり、朝6時に起床した場合、本来のパフォーマンスを発揮できるのは19時頃までが限界ということになります。
人手不足やコスト削減を理由に少ない人員で無理やり業務を回していると、長時間労働や深夜に及ぶ残業が発生し、業務効率が下がります。かえって残業代などのコストが増えたり、人為的なミスが増えてクレームなどのトラブルに発展したりと悪循環に陥りやすくなり、結果的に生産性は低下してしまうでしょう。

マルチタスク

マルチタスクが得意な人もいますが、一般的にはいくつものタスクを並行して進めていると意識が分散して効率が下がりやすく、生産性が下がることが多いです。マンパワーで業務を進めていると、複数の業務を兼務する人が増えてしまい、どうしてもマルチタスクになりやすいのが難点です。
なかには不慣れな業務も担当しなければならなくなるケースもあり、それをマルチタスクで進めているとミスが頻発しがちです。

属人化

属人化とは業務が特定の人に依存していて、担当者しか業務を把握していない状態のことです。なぜ属人化すると生産性が下がるのかというと、担当者以外は情報を把握していないために、担当者の不在時に業務を進められなくなったり、得意先の問合せに応じられなかったりといったことが起きる恐れがあるためです。属人化はシステムを導入していないアナログな企業に多く見られる傾向があります。

属人化の問題点や改善策はこちらの記事で詳しく解説しています。属人化に課題感をお持ちの方はぜひ参考になさってください。

属人化を解消するには？デメリットと原因・対策まで解説

属人化が発生している企業に向けて、属人化の概要とメリット・デメリット、属人化する原因、そして属人化を解消する方法まで解説します。

早期離職・集団退職

長時間労働、マルチタスク、属人化などの要因により労働環境が悪化すると、離職が増えたり早まったりするケースが多いです。あまりにも労働環境が悪化すると集団退職・一斉退職が起きるリスクもあり、ビジネスに悪影響を与えるでしょう。
離職率が高くなると新しい人材の採用が必要になるのはもちろん、再教育の手間もかかり、時間とコストを消費して生産性が著しく低下します。

アナログ業務など非効率な業務の蔓延

属人化の項目でも触れましたが、アナログ業務が多いとマンパワーに頼る形になり、業務が非効率になりがちです。そのほかにも確認作業など無駄な工数が多いと、成果を出すまでの過程ばかりが長くなってしまい、自然と生産性が低下してしまうでしょう。
特に時間がかかっている業務や、多くの人員が割かれている業務は非効率な可能性が高く、早急な見直しと改善が求められます。

システムに対する過剰投資

アナログ業務が多い企業だけでなく、システム導入でデジタル業務が増えている企業でも生産性が下がることがあります。それは安易なシステム導入を行った場合に起こりえます。自社に合ったシステムかどうかを吟味せずに導入を進めてしまうと、かえって業務を複雑にするリスクがあるのです。

運用時にシステムの仕様に業務を合わせなければならなかったり、使いきれないほど多機能な高額システムを導入していたりする場合は、自社に合ったシステムを選び直したほうが良いでしょう。

生産性向上のメリット

こうした生産性低下を招く原因を解決して、生産性を向上するとどんなメリットがあるかを解説します。

人手不足への対応

総務省が公表している「労働力調査（基本集計）2020年（令和２年）平均結果」によれば、前年の2019年と比べて労働力人口は18万人も減少しています。このような労働人口減少は今後加速していくため、人手不足はますます深刻な状況になっていくでしょう。企業は今から人手不足に対応できる環境を整える必要があります。
業務効率化などにより生産性を向上すれば、限られた人員でも高い成果を出せるようになるため、従業員数が減っても問題なくビジネスを存続させられる可能性が上がります。

競争力の向上

生産性が向上すれば、少ない資源でより大きな成果を出せるようになるため、企業規模が小さくても競合に勝つ確率が上がり、競争力が向上します。かけているコストを下げられればリーズナブルな価格帯で品質の高いサービスを提供しやすくなり、価格競争にも勝ちやすくなるでしょう。

利益率の向上

生産性を上げてコストが下がれば、当然ながら利益率も向上します。その利益をさらに新商品の開発費用に充てたり、会社の労働環境を整える資金にしたりと、企業力を高める活動に生かせます。利益率の高さは投資家からも評価されやすく、資金調達の際にもプラスに働くでしょう。

労働環境の改善

生産性の向上は、従業員の業務負荷を減らすことにもつながります。ワークライフバランスの改善や働き方改革の実現、離職率の低下にも貢献します。特に最近は就職先のワークライフバランスを重視する人が増えていることから、労働環境は意識的に対策すべきポイントです。

生産性を向上させる取り組み3選

生産性を向上させるには業務を見直す必要があります。生産性向上のために欠かせない3つの取り組みを解説します。

標準化

まず、業務の無駄を減らすために属人化から脱却し、標準化していきましょう。特定の従業員に頼っている業務を洗い出して現状を把握し、従業員の誰でも同じように業務を進められるように情報を共有する必要があります。特に業務効率の低下が見られる業務や、時間がかかっている業務は優先して標準化するべきです。

具体的には、現在の担当者にヒアリングして業務フローを整理して、チャートにするなどして見える化します。そこで課題点を洗い出し、手順設計して業務フローをマニュアル化していきましょう。トラブルが起きた時の対応マニュアルなども作っておくとスムーズです。

作って終わりにせず、その後も定期的に見直して業務フローの改善を重ねていけば、生産性が確実に上がっていきます。

外注化（アウトソーシング・BPO）

自社の人的リソースが足りない場合は、アウトソーシング・BPOサービスを利用し、部分的に業務を外注するのもおすすめです。外注しても問題ない業務を委託することで、従業員は本来注力するべきコア事業に集中でき、企業力を高める主力商品の開発やメイン業務の改善に取り組めます。業務負担も減り、ワークライフバランス向上にも貢献するでしょう。

業務を外注する際は、業務プロセスを見直し明確なフローにしてから引き渡すことがポイントです。あいまいな状態で引き渡すと外注先がスムーズに業務を行えず、思わぬトラブルに発展するリスクがあります。業務を引き渡す際にコンサルタントを起用して、客観的な目線で業務プロセスを洗い出すなどするのもおすすめです。

自動化（IT化・デジタル化）

ITツールなどを活用して業務の自動化を図ることも、生産性向上に効果的な手段です。人が対応しなくても良いものはシステムで自動化すると業務効率が上がり、生産性も高まるでしょう。人為的なミスが起きないため、正確かつスピーディーに業務を進められるのがメリットです。

気を付けるポイントは、導入・運用コストと自動化によって削減できるコストを比較して、全体のコスト削減につながるようにすることです。せっかくシステムで自動化しても、それによって削減できるコストが導入・運用コストよりも低ければ、かえってコストがかさんでしまい、生産性が下がります。きちんと導入後の運用をイメージしてコストを試算し、システムの予算を決めてから検討しましょう。

企業間の商取引の生産性を向上させるならBtoB EC

無理なく生産性を向上させるには、負荷の大きい業務から改善していくことが重要です。企業間の商取引は取引数が多く複雑なことや、見積書や発注書など膨大な書類のやり取りが必要になることなどから業務負荷が大きくなりやすいため、受発注関連業務の改善は生産性向上の第一歩におすすめです。

そこで活躍するのがBtoB ECです。BtoB ECとは、企業と企業の間で活用するEC（ネット販売用サイト／ネットショップ）のことです。インターネット上で取引を行うことができるため、スピーディーに受発注処理ができます。アナログ業務のように人の手を介さずとも取引が成立するため、生産性向上に大きく寄与します。

BtoB ECに関する基礎知識を詳しく知りたい方には、こちらの記事がおすすめです。

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