「脱・紙文化」とは？紙業務を卒業してデジタル化を進めるメリットを解説 |
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以前は紙を使用して業務をすることが当たり前でしたが、パソコンやスマートフォンが普及してデジタル化が加速し、さらにテレワークも当たり前になった現代では、この「紙文化」が働き方改革や業務効率化の足かせになっています。紙文化にしがみつき続けることにより、労働環境やサービスの質が低下し、優秀な人材や顧客が離れていってしまうリスクも高まります。

そこで今回は、紙業務のメリット・デメリットを解説しつつ、脱・紙文化を進めるべき理由や、デジタル化におすすめのツールまでご紹介します。

紙の書類を使用する業務に課題感を抱えているもののペーパーレス化に踏み切れていない企業の方は、ぜひ参考になさってください。

紙文化・紙業務とは

紙文化とは、印刷物やFAXなどの「紙の書類を使用して業務を進めていく文化」を意味します。紙業務とは、紙を使用した業務全般のことです。

日本の企業や自治体には、このような紙をベースとする慣習・企業体質がまだ根強く残っています。

一方、欧米では書類のやりとりがデジタル化されていて、電子署名とタイムスタンプで契約が完了するケースが多くあります。

ヨーロッパのエストニアのように、行政サービスが電子化されている国もあります。2002年に交付開始されたIDカードのデジタルIDを利用し、国民が電子投票や住所変更、処方箋のやり取りなどをデジタル手続きで完了できる仕組みが整っているのです。これにより、紙の申請書や処方箋はエストニアから姿を消しました。

日本は先進国でありながら、ペーパーレス化・デジタル化においては後進国であると言わざるをえないでしょう。

「紙文化」という言葉が注目されている理由

なぜ今「紙文化」が注目キーワードになっているのか、その理由を解説します。

コロナ禍によるテレワーク推進の影響

コロナ禍により、自宅などで仕事をするテレワーカーが増えたことにより、業務のデジタル化が必須となりました。出社ベースになるアナログ業務はテレワークに不向きで、日本企業に紙文化が根付いていることが浮き彫りになったのです。

紙文化による書類処理は、アナログ業務の代表格です。電話やFAXでのやり取りをしている企業もまだ多く、出社しないと書類が確認できないため、テレワークの足かせになります。こうした背景により、紙文化を問題視する風潮が強まりました。

改正電子帳簿保存法の施行

2022年1月より「改正電子帳簿保存法」が施行され、帳簿や書類などを電子保存することが法的に認められました。これまでは7年間も紙で保存しなければならなかった帳簿も、電子保存で良いとされています。

紙ではなく電子で保存することにより、書類がデータベース検索ですぐに見つけられるようになったり、保管スペースを削減できたり、共有しやすくなったりと、多くのメリットが生まれます。業務効率化になることはもちろん、従業員がテレワークしやすくなり、ペーパーレス化推進の後押しになるでしょう。

SDGsの推進

紙文化からの脱却は、企業のブランディングとしても重視されているSDGsの推進にも貢献します。書類をデジタル化することでペーパーレス化が実現し、自然資源を守ることにつながるからです。

近年、SDGsは企業価値の向上につながる取り組みとして認知されるようになり、優秀な人材の採用や優良顧客の獲得、取引先からの信頼向上への寄与も期待できます。紙文化から卒業するメリットのひとつだと言えるでしょう。

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BCP対策への関心の高まり

紙は汚損しやすいため、水害や地震などの自然災害にも備える必要があります。東日本大震災の津波被害も記憶に新しいほか、近年は地球温暖化の影響のためか豪雨災害も増えていることから、BCP対策への関心が高まっているのです。

紙文化が残っていると紙での保管となるため、BCP対策の妨げとなります。デジタル化してデータに残しておけば、このようなリスクを回避できます。

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紙文化・紙業務のメリット

このように紙文化や紙業務が脱却するべきものだと注目されているにもかかわらず、いまだ根強く残っている理由は何でしょうか。その理由である紙文化・紙業務のメリットについて解説します。

古い規定や慣習に沿っている

既存のやり方を変えなくて済むことを理由に、紙業務を続けている企業は多いです。

手間がかからない点は短期的にはメリットかもしれませんが、業務効率化やテレワークなどの妨げになるため、長期的にはメリットとは言い切れません。はたして本当に良いことなのか、今一度見直す必要があるでしょう。

閲覧・持ち運び・書き込みがしやすい

紙は少量であれば軽く、パソコンなどのツールがなくても見られて、文字も図も簡単に書き込みができるため「便利で楽だ」と感じる人もいます。

ただ、紙は量が多いとかさばるうえに、意外と重いものです。軽量のペン付きタブレットがあれば上記はどれもクリアできるので、紙である必要性が低いことがよくあります。

掲載内容の全体像を一目で把握しやすい

紙の書類は視認性が高く、複数の資料を見比べやすいです。会議などで机に並べて比較したり共有したりできるのは、紙ならではのメリットだと言えます。

A3など大きなサイズで印刷するような資料は紙のほうが良い場合もあり、PDFなどのデータ資料との使い分けが必要です。

紙文化・紙業務のデメリット

上記のメリットに対して、どのような点が紙文化・紙業務のデメリットなのか解説します。

FAX受信や押印のために出社が必要

紙文化が残っているとアナログな対応が必要になり、FAXでの送受信や押印といった紙業務をするために出社しなければなりません。テレワークがしにくくなり、フレキシブルな働き方ができなくなることがデメリットです。

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保管・廃棄にコストがかかる

紙業務だと紙の資料を保管しておかなければならないため、保管スペースの確保に加えて、廃棄のコストもかかります。保管する際の整理や捨てる際のシュレッダーがけなど、手間と時間がかかり業務負担となる点もデメリットです。

書類を探すのに時間がかかる

紙の資料を保管するとなると、必要な書類を探すのにも時間がかかります。データ化していればデータベース上で検索してすぐに見つけられますが、紙となると手作業で見つけなければなりません。資料が増えるほど負担が大きくなるでしょう。

紛失・盗難などによる情報漏洩リスク

紙の資料は紛失・盗難などの情報漏洩リスクが高く、大事な書類などは厳重な管理が必要になります。非公開の資料であれば鍵をかけて保管するなどの対策が必要ですが、場合によっては不注意での置き忘れや、災害で破損してしまったりするケースもあり、防ぎきれないのが実情です。

脱・紙文化＝業務のデジタル化のメリット

脱・紙文化、つまりペーパーレス化を実現するには、業務のデジタル化が必要です。そのメリットをご紹介します。

フルリモート勤務の実現

業務をデジタル化してペーパーレス化することで、フルリモート勤務がしやすくなります。クラウドサービスなどでデータ管理をしていれば、出社せずとも必要な資料を探して業務を進められます。オンライン会議では画面上で資料共有できるため、紙の資料を配布する必要もありません。

ただし、業務をデジタル化しても、諸事情でフルリモートへの移行は難しい場合もあることでしょう。そのような場合は「ハイブリッドワーク」を選択するのも一案です。

「FAX出社でテレワークできない」は本当？第一の解決策になるハイブリッドワークとは

FAX出社などテレワークを妨げる要因について深堀りしながら、テレワークを導入するべき理由、出社しての勤務とテレワークを織り交ぜる新しい働き方である「ハイブリッドワーク」のメリット・デメリット、ハイブリッドワークを実現するための方法を一気に解説します。

保管・廃棄にかかるコストや手間の削減

ペーパーレス化を実現することにより、書類の保管・管理にかかるコストと手間を削減できます。資料はデータベース上にデータ保存して共有する習慣をつけることで、すべての資料をスムーズに保管できるようになります。廃棄もそこからデータ削除すれば良いだけなので、クリック作業のみで完了します。

検索性が高まる

紙業務をデジタル化すれば、データ検索できるようになります。キーワード検索だけで関連資料が一覧表示されたり、必要な資料が一発で見つかったりと、利便性が高まり業務効率が上がるでしょう。

人的ミスの低減

紙の書類が溜まっていくと、紛失してしまったり確認漏れしてしまったりといった人的ミスが起きやすくなります。同じ資料を複数人で回す場合は、さらにリスクが高まります。デジタル化してデータ共有できれば、リマインド機能を活用したり、一度に複数人に共有したりして、こうしたリスクを回避できます。

データの分析・活用

デジタル化することにより、処理した情報をデータとして蓄積できるようになります。そのデータを分析することで、販促やマーケティングにも活用可能です。データを個々に扱うのではなくビッグデータとして扱うことで、企業の成長に貢献するでしょう。

情報漏洩リスクの低減

データで管理すれば、紙よりも情報漏洩リスクを下げられます。たとえばパスロック、アクセス監視・追跡、リモート削除などの機能を活用することにより、データの閲覧・利用を制限することが可能です。

脱・紙文化が効果的な業務とは

脱・紙文化に多くのメリットがあるとはいえ、すべての紙業務をデジタル化できるわけではありません。

ここでは、脱・紙文化が可能で、かつ効果的な業務について解説します。

経理業務

経理部門は書類処理が多く、紙文化の温床にもなっています。紙業務が負担になりやすい部門でもあり、デジタル化による早急な脱・紙文化が求められます。

たとえば法人税をe-Taxで支払ったり、経費精算をシステム上で行ったり、見積書や請求書を郵送やFAX送付からWeb化してPDFでのやりとりに切り替えたりと、さまざまな手法でデジタル化が可能です。

受発注業務

受発注業務をアナログで行っている場合は、見積書から注文書、請求書、納品書など、ありとあらゆる書類を紙でやりとりしなければならず、大きな負担になります。卸売業など受発注の数が大きい企業は特に負担が大きく、FAX受注をしていると受発注業務が膨大な残業の原因になりがちです。

FAXをOCR、電子化する手法もよく取り入れられていますが、最近はBtoB ECで受発注業務をオンライン化する企業が増えてきました。受発注業務以外もデジタル化できるため、さらに効率的にペーパーレス化と業務効率化が実現します。

受発注業務の「脱・紙」に適したツールはWeb受発注システム（BtoB EC）

さきほど解説したとおり、受発注業務は脱紙しやすく、効果が出やすいです。デジタル化によりFAX用紙の出力が減り、書類のデータ保管・管理がしやすくなるなど、紙業務ならではのデメリットを回避できます。

特に効果的な手法は、Web受発注システム（BtoB EC）を導入することです。

Web受発注システムとは、企業間における商取引（受発注）をオンライン上で行えるようにするシステムです。Webサイト上で発注・受注ができるようになり、発注書や見積書の作成と送付、これまでの注文履歴からの再発注なども行えるため、受注企業も発注企業もペーパーレスで効率的な受発注業務が行えます。

脱・紙文化を加速させるシステム「アラジンEC」とは

株式会社アイルが提供するBtoB EC・Web受発注システム「アラジンEC」は業務効率化を目的としていて、脱・紙文化にも最適なツールです。

どんな業界・業種の受発注業務にも対応できるように使いやすさを追求したデザインで、紙業務に慣れている方でも直感的に操作を行うことができ、スムーズに受発注業務を行っていただけます。

スマートフォンやタブレットに標準対応しているため、パソコンだけでなくモバイル端末を使って作業する際もスムーズです。テレワーク中や外回り中にも場所や時間に縛られず業務を進められるため、大幅な業務効率化が実現します。

パッケージ型のシステムですので、自社の特性に合わせたカスタマイズも可能です。複雑な受発注業務も自動化でき、これまで知見を持ったベテラン担当者でなければ対応できなかった業務も、デジタル化によって誰でも対応できるようになります。

丁寧にヒアリングを行って最適な提案を行いますので、紙業務をデジタル化して紙文化から卒業したい企業の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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